Przechowywanie dokumentów przez przedsiębiorców to obowiązek nałożony przez Państwo, a dokładnie ustawę o rachunkowości. Każda jednostka powinna je gromadzić i archiwizować oraz być na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami, które aktualizują np. formę dokumentacji. Jakie dane musimy przetrzymywać, w jaki sposób najlepiej to robić i jakie są obowiązujące terminy przechowywania dokumentów? Dlaczego warto skorzystać z usług biura rachunkowego Warszawa?
Które dokumenty księgowe musisz przechowywać i jak długo?
Dokumenty, które musisz przechowywać w biurze rachunkowym Targówek bądź w swojej firmie to przede wszystkim:
– księga podatkowa – okres 5 lat,
– ewidencje – okres 5 lat,
– dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy,
– dowody księgowe dotyczące środków trwałych, pożyczek, kredytów, umów handlowych czy roszczeń – 5 lat,
– rejestry VAT – okres 5 lat,
– sprawozdania finansowe – bezterminowo,
– dokumenty inwentaryzacyjne – okres 5 lat,
– dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok,
– karty wynagrodzeń i inne dokumenty związane z pracownikami takie jak lista płac itd. (wymagane do obliczenia wysokości emerytury czy renty) – 50 lat.
Przepisy, które regulują i określają obowiązek gromadzenia dokumentacji księgowej to ustawa o rachunkowości, a dokładnie art. 4 ust. 3 pkt. 6 oraz art. 10 ust. 1 tej samej ustawy. Osoba odpowiedzialna za formę oraz metody przechowywania dokumentów to zawsze kierownik jednostki (w uproszczeniu przedsiębiorca). Terminy przechowywania dokumentów są również określone w ustawie, jednak zawsze możemy skonsultować je z zaufanym biurem rachunkowym Warszawa.
Gdzie przechowywać dokumentację księgową?
Dokumentacja księgowa według ustawy o rachunkowości art. 11 ust 1-2 powinna być przechowywana w celach dowodowych w:
– siedzibie firmy,
– w jej oddziale,
– biurze rachunkowym.
Co ważne, miejsce przechowywania dokumentów należy wskazać w zgłoszeniu NIP-2 w segmencie B. 10.2. Jeśli zdecydujemy się na zmianę miejsca przetrzymywania dokumentacji już w trakcie prowadzenia działalności, musimy ten fakt zgłosić do urzędu skarbowego do 15 dni od daty jej przekazania.
Korzystanie z usług profesjonalnej firmy księgowej Białołęka jest bardzo wygodne – nie musimy martwić się o rozliczenia, a przy okazji możemy skorzystać z archiwizacji danych. Warto jedynie dobrze ustalić okres przechowywania dokumentacji w biurze rachunkowym – czy będzie to rok, czy zależy nam na bezpieczeństwie dokumentów przez okres 5 lat bądź nawet bezterminowo.
Przechowywanie dokumentacji księgowej wiąże się z:
– odpowiednimi zabezpieczeniami przed dostępem osób niepożądanych,
– zabezpieczeniem jej przed działaniem szkodliwych czynników,
– swobodnym dostępem dla podatnika, jak i organów podatkowych w razie kontroli,
– chronologicznym uporządkowaniem dokumentacji,
– przestrzeganiem terminów przechowywania, które niekiedy mogą się wydłużać, dlatego warto pozostawić je pod kontrolą biura księgowego Warszawa.
Dlaczego warto przechowywać dokumenty w biurze rachunkowym?
Wielu przedsiębiorców zleca prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz innej dokumentacji profesjonalnym księgowym w biurze rachunkowym Warszawa. Naturalne jest w tej sytuacji przechowywanie dokumentacji w biurze księgowym, gdyż ma to wiele zalet:
– oszczędzamy miejsce w siedzibie firmy bądź w jej oddziale,
– nie poświęcamy czasu na opisywanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji,
– mamy przez cały czas swobodny dostęp do wszystkich dokumentów,
– jesteśmy pewni bezpieczeństwa poufnych informacji, gdyż dokumenty są ściśle chronione przed dostępem niepożądanych osób czy szkodliwymi czynnikami,
– ewentualna kontrola dokumentów zostanie przeprowadzona w biurze rachunkowym, a nie w siedzibie czy oddziale naszej firmy.
Które dokumenty można przechowywać elektronicznie?
Wraz z postępem technologicznym i zmianami w przepisach, zmieniają się również wytyczne dotyczące formy przetrzymywania dokumentów księgowych. Aktualnie można przechowywać na nośnikach cyfrowych:
– księgę przychodów i rozchodów – od 2016 roku uchylono przepis nakładający jej drukowanie,
– rejestry VAT,
– ewidencję wyposażenia i środków trwałych,
– faktury sprzedażowe.
Tych dokumentów nie wolno przechowywać w formie elektronicznej:
– dowody wewnętrzne,
– raporty z kasy fiskalnej,
– ewidencje przebiegu pojazdów,
– ewidencję przychodów – ryczałt,
– ewidencję sprzedaży bezrachunkowej.
Jakie są podstawowe zasady przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej:
– dokumenty księgowe powinny być zapisane na dysku twardym komputera w plikach i przechowywane w uporządkowanych folderach – jest to istotne dlatego, by dostęp do nich nie był uzależniony od dostępu do Internetu,
– dokumenty księgowe w formie elektronicznej przechowujemy przez taki sam czas jak w wersji tradycyjnej,
– w formie elektronicznej również musi zostać uwzględniona chronologia i uporządkowanie danych,
– przechowując dokumenty elektronicznie musimy wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia przed uszkodzeniem plików, ich zniszczeniem, nieuprawnionym korzystaniem, rozpowszechnianiem czy zmianami.
Co ważne, należy mieć również kopię wszystkich dokumentów księgowych, które można np. złożyć w zaufanym biurze rachunkowym Targówek. Pamiętajmy o tym, że czas przechowywania niektórych danych może niejasno wynikać z przepisów polskiego prawa – wtedy warto zasięgnąć rady w firmie księgowej Białołęka, która określi odpowiedni czas ich archiwizacji.
Co zrobić z dokumentami po upływie czasu?
Po upływie określonego terminu przechowywania dokumentów można je zniszczyć – tą decyzję podejmuje właściciel firmy. Dobrą praktyka jest sporządzenie protokołu likwidacji dokumentów, by móc wskazać jak zostały zniszczone oraz kto ponosił odpowiedzialność za to zadanie.
Przechowywanie dokumentów musi być zorganizowane
Dokumentacja księgowa musi być odpowiednio prowadzona i przechowywana, by w razie kontroli uniknąć przykrych konsekwencji, o których wspomina art. 5 ust. 4 uchwały o rachunkowości. Gromadzenie i archiwizowanie danych warto oddać w ręce zaufanemu księgowemu w biurze rachunkowym Warszawa, który odpowiednio o nie zadba i zabezpieczy przed dostępem osób nieupoważnionych, szczególnie jeśli samodzielnie nie prowadzimy ksiąg rachunkowych czy innej dokumentacji w firmie.