Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność, możesz nie wiedzieć, na czym polega sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych do ZUS, kto i w jakim terminie zgłasza pracownika i czy jako pracodawca również podlegasz temu obowiązkowi. W prawie istnieje wiele kruczków – inaczej postępuje się ze studentami, inaczej w przypadku działalności jednoosobowej czy prowadzenia spółki. Przeczytajcie nasze mini kompendium, by zrozumieć podstawowe zagadnienia prawne w zakresie rejestracji do ZUS.
Rejestracja pracodawcy w ZUS
W terminologii rozróżnia się dwa podstawowe pojęcia – płatnik składek oraz ubezpieczony.
Płatnik składek – osoba odpowiedzialna za obliczanie składek oraz wpłacanie ich do ZUS (np. pracodawca).
Ubezpieczony – osoba objęta min. jednym ubezpieczeniem społecznym.
Wynika z tego jasno, że przedsiębiorca, inaczej pracodawca, jest jednocześnie płatnikiem składek i osobą ubezpieczoną. Rejestracja płatnika następuje już zazwyczaj w trakcie rejestracji firmy, zgłoszenie do ubezpieczeń można także przeprowadzić w trakcie zakładania firmy lub złożyć osobiście dokumenty w ZUS w późniejszym czasie.
Prowadząc firmę jednoosobową należy zgłosić się do ubezpieczeń – można tego dokonać bezpośrednio w ZUS bądź online. Jeśli nie posiadasz innych tytułów do ubezpieczeń, czyli nie pracujesz jednocześnie na etacie lub nie posiadasz emerytury, musisz zgłosić się obowiązkowo do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i zdrowotnego – chorobowe jest dobrowolnym wyborem. Jeśli pracujesz na etacie, formularze zgłoszeniowe są ściśle związane z tym, jakie składki płacisz – w tym przypadku najlepiej skonsultować się z profesjonalnym księgowym, który rozwieje wszelkie wątpliwości. Zazwyczaj pojawia się obowiązek płacenia składki zdrowotnej.
W przypadku spółki cywilnej, w której w założeniu będziesz zatrudniał pracowników, należy ją zgłosić jako płatnika składek ZUS. Jeśli nie – nie musisz jej zgłaszać do ZUS! Warto mieć na uwadze fakt, że wspólnik w spółce prowadzący działalność, który nie zatrudnia pracowników, rozlicza swoje składki poprzez sporządzenie deklaracji rozliczeniowej.
Rejestracja pracowników w ZUS
Rejestracja osoby na umowę o pracę
Obowiązek rejestracji pracownika w ZUS zachodzi już od pierwszego dnia nawiązania stosunku pracy, aż do jego zakończenia. Pracownikiem jest osoba świadcząca pracę na podstawie umowy o pracę. Podlega ona obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom tj. emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Co ważne, pracownik podlega ubezpieczeniom z każdej umowy o pracę, nawet jeśli posiada takie umowy u wielu pracodawców. Kto zgłasza pracownika do ZUS? Zawsze pracodawca. Pracownik nie jest zobowiązany sprawdzać, ani upewniać się, czy zostały dopełnione wszelkie obowiązki wobec ZUS-u.
Rejestracja pracownika w ZUS umowa zlecenie
Obowiązek rejestracji pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie lub dzieło również należy do zleceniodawcy. W tym przypadku obowiązkowe jest zgłoszenie do ubezpieczeń: emerytalnego, rentowego i wypadkowego. Zanim jednak zajmiemy się tą kwestią, należy sprawdzić, czy zleceniobiorca posiada inne tytuły do ubezpieczeń. Jeśli wykonuje on inną pracę o świadczenie usług, zgłoszenie go do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego jest dobrowolne i zależne od samego zleceniobiorcy.
Rejestracja w ZUS studenta
Zatrudnienie ucznia i studenta do 26 roku życia wiąże się ze znacznymi ułatwieniami dla zleceniobiorcy. Osoby młode, będące uczniami szkół podstawowych, ponadgimnazjalnych, ponadpodstawowych i studentami, nie są zgłaszane do ZUS z tytuły umowy zlecenia. Wyjątek zachodzi jedynie wtedy, gdy umowa będzie zawarta z własnym pracodawca.
Rejestracja pracownika w ZUS – termin i jego niedotrzymanie
Pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS niezależnie od rodzaju zawartej umowy w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia na formularzu ZUS ZUA.
Rejestracja pracownika w ZUS po terminie wiąże się z grzywną do 5 tysięcy złotych, w zależności od tego, jak długo pracodawca uchylał się od płacenia składek. Dodatkowo musi uregulować należne składki.
Rejestracja w ZUS przez Internet
Rejestracja w ZUS firmy, jak i pracowników może zostać przeprowadzona również online, bez wychodzenia z domu. Należy zacząć od rejestracji na stronie www.zus.pl, a następnie potwierdzić swoją tożsamość osobiście w jednostce lub elektronicznie za pomocą podpisu. Wszystkie niezbędne informacje, w tym instrukcje można znaleźć na oficjalnej stronie ZUS-u.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych i dopełnienie obowiązków
Każdy pracodawca posiada szereg zobowiązań wobec ZUS-u, które powinien wypełniać zgodnie z przepisami prawa. Rejestracja pracownika to podstawowy obowiązek, którego niedopełnienie grozi przykrymi konsekwencjami. Mamy nadzieję, że dzięki naszej poradzie, kwestie związane z ubezpieczeniami pracowników i pracodawców będą bardziej zrozumiałe i przystępne. Nadal zastanawiasz się nad innymi zagadnieniami związanym z zatrudnieniem bądź rozwiązywaniem umów? Skontaktuj się z nami – pomożemy ci rozwiązać wiele kwestii związanych z prowadzeniem własnej firmy.