Początki współpracy mogą być różne – jeśli dopiero założyliśmy firmę, nie do końca wiemy, czego się spodziewać, na co zwrócić uwagę i jak wybrać odpowiednie osoby do prowadzenia księgowości. Co warto ustalić od razu, a z czym można zaczekać? Na co być wyczulonym, by współpraca przebiegała prawidłowo od pierwszych przekazanych dokumentów? Dowiedzcie się, co należy wiedzieć rozpoczynając współpracę z biurem rachunkowym i co zrobić, by była ona jak najbardziej udana.
Udane początki zależą od obu stron
Jeśli wybraliście już odpowiednie biuro rachunkowe Warszawa, powinniście rzetelnie przygotować się do rozpoczęcia współpracy. Jak to zrobić? Przede wszystkim pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które zaowocują obopólnym zadowoleniem.
Zacznijmy od ustalenia zakresu usług, który będzie obowiązywał dobrą księgową. Na początek należy zapoznać się z ofertą, rozważyć to, co jest dla nas niezbędne, a co może być potrzebne w niedalekiej przyszłości – czy biuro oferuje w tym zakresie pomoc? W większości przypadków zakres usług jest na tyle szeroki, że chęć zmiany warunków umowy nie będzie wiązała się ze zmianą biura. Dla przedsiębiorcy niemniej ważna jest cena obsługi, która jest zazwyczaj ustalana indywidualnie. Warto ją poznać po przedstawieniu oczekiwań, a następnie upewnić się, co jest wliczone w cenę, a co może być dodatkowo płatne.
Sprawdź naszą bezpłatną wycenę usług.
Na początku współpracy bardzo istotny jest bieżący kontakt, który musi przebiegać w obie strony. Wybrane przez nas biuro księgowe Warszawa powinno być dostępne zawsze wtedy, gdy dosięgną nas wątpliwości odnośnie rozliczeń i innych dokumentów. Już na początku współpracy warto ustalić w jakiej formie będzie przebiegał kontakt oraz z jaką częstotliwością. Ważne jest także to, byśmy byli dostępni dla naszych księgowych – w razie znalezienia nieścisłości, musimy im poświęcić swój czas. Aspekt prawno-finansowy to fundament każdej firmy, dlatego jeśli nie jesteśmy w stanie osobiście podjąć kontaktów z księgową, wyznaczmy do tych czynności zaufaną osobę.
W księgowości dotrzymywanie terminów oraz rzetelna dokumentacja to jedne z najważniejszych kwestii, dlatego od samego początku starajmy się przekazywać wszystkie dokumenty w wyznaczonym do tego czasie. Nawet jeden dzień zwłoki w ich dostarczeniu może poskutkować karami pieniężnymi lub innymi problemami ze strony prawnej. Upewnijmy się również na temat tego, jakie dokumenty są potrzebne – inaczej kwestia wygląda w trakcie zakładania firmy, gdy samodzielnie prowadziliśmy księgowość, a jeszcze inaczej, gdy zmieniamy biuro rachunkowe.
Zmiana biura rachunkowego – jak zrobić to bezproblemowo?
Dotychczasowe biuro może okazać się nierzetelne lub po prostu jego oferta czy podejście nie będą nam odpowiadały. W takiej sytuacji należy przygotować się do zmiany, którą warto przeprowadzić w kilku krokach. Przede wszystkim przeczytajmy uważnie dotychczasową umowę. Pomimo tego, że prawo cywilne nie ogranicza nas w kwestii zmiany osoby prowadzącej naszą księgowość, tak zapisy umowy mogą wymagać np. 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, których musimy przestrzegać, by nie ponosić wysokich kar.
Jeśli znaleźliśmy już biuro rachunkowe Białołęka, z którym chcemy podjąć współpracę, możemy podpisać umowę zaznaczając np. późniejszy okres jej realizacji (w przypadku oczekiwania na wygaśnięcie zobowiązań z poprzednią księgową). Zmiana księgowości wiąże się często z kontrolą dotychczasowych dokumentów, która może zająć nawet kilka tygodni w przypadku większej firmy. Warto ją jednak przeprowadzić, by być pewnym, że nie doszło do nieścisłości i błędów, które mogą przynieść w przyszłości przykre skutki.
Pamiętajmy o tym, że zmiana biura księgowego Białołęka wiąże się nie tylko z przekazaniem dokumentów, ale również podpisaniem nowych pełnomocnictw odnośnie reprezentacji w urzędach poprzez złożenie aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG.
Jakie dokumenty powinniśmy otrzymać od biura, z którym rozwiązujemy współpracę?
– umowy,
– rachunki i faktury,
– księgi podatkowe,
– rejestry VAT,
– wyciągi bankowe,
– ewidencje faktur, środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów,
– dokumentację kadr i płac,
– deklaracje rozliczeniowe i podatkowe.
W trakcie ustalania warunków z nowym księgowym warto wspomnieć o przyczynach rozstania się z poprzednim – dzięki temu będziemy mieli większe szanse na uniknięcie ponownych kłopotów. Jeśli okaże się, że nowe biuro rachunkowe stwarza problemy w tych samych kwestiach, zastanówmy się dwa razy, czy nie powinniśmy ponownie rozpocząć poszukiwań specjalistów, którym powierzymy prowadzenie księgowości.
Oczekiwania kontra rzeczywistość
Jeśli do tej pory nie mieliśmy nigdy kontaktu z księgowymi, początki mogą być dla nas trudne. Warto jednak skorzystać z usług profesjonalistów, by uniknąć kosztownych błędów i móc przeznaczyć czas na to, co pomoże w rozwoju naszej firmy. By uniknąć rozczarowań pamiętajmy o zadawaniu pytań – im większa wiedza, tym mniejsze szansa na to, że będziemy rozczarowani przebiegiem współpracy. Dobre biuro rachunkowe Warszawa powinno nie tylko oferować usługi, z których chcemy skorzystać, ale dodatkowo posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie, pomagając nam zawsze, gdy zajdzie taka potrzeba.