Formularz ZAW-FA to oficjalny druk urzędowy służący do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o nadaniu, zmianie lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokument jest kluczowy dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, takich jak spółki kapitałowe, fundacje czy jednostki samorządu terytorialnego, które nie mogą samodzielnie uwierzytelnić się elektronicznie.
Podstawa prawna formularza ZAW-FA
Zasady składania zawiadomienia ZAW-FA reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481). W szczególności paragraf 4 tego rozporządzenia nakłada na podatników niebędących osobami fizycznymi, posiadających e‑pieczęć, obowiązek złożenia formularza w formie papierowej.
Obowiązująca wersja formularza ZAW-FA (wersja 2) jest aktualna do 31 stycznia 2026 r. Po tym terminie mogą wejść w życie nowe wzory, dlatego warto monitorować aktualizacje na stronach gov.pl.
Do czego służy formularz ZAW-FA?
Głównym celem ZAW-FA jest formalne powiadomienie urzędu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do KSeF konkretnej osobie fizycznej lub podmiotowi działającemu w imieniu podatnika. W praktyce formularz umożliwia:
- nadanie uprawnień – wskazanie osoby (np. prezesa, księgowego, pracownika) do wystawiania, odbierania i zarządzania e‑fakturami ustrukturyzowanymi;
- zgłoszenie danych podpisu kwalifikowanego – podanie NIP lub PESEL, gdy certyfikat nie zawiera danych identyfikacyjnych podmiotu;
- zmianę lub cofnięcie dostępu – bieżące zarządzanie uprawnieniami w całym cyklu ich działania.
Dzięki ZAW-FA podmioty bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej mogą wyznaczyć przedstawiciela do obsługi KSeF, co jest niezbędne do rozpoczęcia pracy w systemie.
Kto musi złożyć formularz ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA jest obowiązkowy przede wszystkim dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie mogą samodzielnie nadać pierwszych uprawnień w KSeF. Dotyczy to m.in.:
- spółek kapitałowych (np. z o.o., akcyjnych),
- fundacji i stowarzyszeń,
- jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz instytucji publicznych, w tym parafii,
- innych podmiotów prawnych bez możliwości uwierzytelnienia elektronicznego (np. brak kwalifikowanej pieczęci).
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zazwyczaj nie składają ZAW-FA, ponieważ mogą samodzielnie logować się do KSeF za pomocą profilu zaufanego lub e‑dowodu. Wyjątkiem są sytuacje, gdy przedsiębiorca potrzebuje nadać uprawnienia innej osobie lub podmiotowi.
Kiedy i jak złożyć formularz ZAW-FA?
ZAW-FA składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę podmiotu (dla spółek) lub miejsce zamieszkania (dla osób fizycznych). Nie ma sztywnego terminu – dokument składa się przed nadaniem pierwszych uprawnień lub przy każdej zmianie/odebraniu dostępu.
Uprawnienia stają się aktywne dopiero po weryfikacji i rejestracji przez urząd, co obejmuje sprawdzenie poprawności formalnej i autentyczności podpisów osób reprezentujących podmiot.
Formy składania
ZAW-FA można złożyć na dwa sposoby: papierowo – osobiście w urzędzie lub pocztą (rekomendowane dla podmiotów z e‑pieczęcią); elektronicznie – przez ePUAP lub jako załącznik do pisma ogólnego w e‑Urzędzie Skarbowym, z podpisem wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji.
Wypełnij formularz dużymi, drukowanymi literami, czarnym lub niebieskim długopisem – pola jasne wypełnia podatnik, pola ciemne uzupełnia urząd.
Instrukcja krok po kroku – jak wypełnić ZAW-FA?
Formularz dzieli się na części A i B. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik:
Część A – miejsce i cel składania
Uzupełnij pola zgodnie z poniższymi wskazówkami:
- Poz. 1–4 – pola techniczne uzupełniane przez urząd (m.in. data wpływu, numer sprawy);
- Poz. 5 – nazwa i adres właściwego urzędu skarbowego (np. „Urząd Skarbowy Warszawa‑Śródmieście, ul. Powstańców 3”);
- Poz. 6 – cel złożenia – wybierz jedną opcję z poniższej tabeli.
Dostępne cele w poz. 6:
| Opcja | Opis |
|---|---|
| Nadanie uprawnień | Wskazanie nowej osoby do KSeF. |
| Odebranie uprawnień | Cofnięcie dostępu. |
| Zgłoszenie danych podpisu | Podanie NIP lub PESEL z certyfikatu. |
Część B – dane podatnika i osoby uprawnionej
W tej części wpisujesz dane identyfikacyjne podmiotu oraz osoby, której nadajesz/odbierasz dostęp:
- NIP podatnika – 10‑cyfrowy numer z dokumentów rejestrowych (KRS, CEIDG);
- dane podmiotu – pełna nazwa, adres siedziby, REGON;
- dane osoby uprawnionej – imię, nazwisko, PESEL, adres oraz zakres uprawnień (np. wystawianie e‑faktur);
- podpisy – podpisy wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji (np. członków zarządu).
Przykładowe pola do uzupełnienia:
| Pole we wniosku | Co wpisać | Skąd wziąć dane |
|---|---|---|
| NIP podatnika | 10‑cyfrowy NIP | KRS, CEIDG, faktury |
| Adres siedziby | Pełny adres | Rejestr przedsiębiorców |
| Imię i nazwisko uprawnionego | Dane osoby | Dowód osobisty |
| Cel | Nadanie uprawnień | Zależnie od sytuacji |
Po wysłaniu urząd weryfikuje dokument i rejestruje uprawnienia w KSeF – zazwyczaj trwa to kilka dni.
Najczęstsze błędy i wskazówki dla księgowych
Aby uniknąć odrzucenia wniosku, zwróć uwagę na najczęstsze błędy:
- brak podpisów reprezentantów – formularz zostanie odrzucony;
- nieprawidłowo wskazany urząd – zawsze weryfikuj właściwość według siedziby lub miejsca zamieszkania;
- błędy w danych – wpisuj drukowanymi literami, unikaj skrótów i literówek;
- automatyzacja – programy księgowe (np. wFirma.pl) potrafią generować ZAW‑FA na podstawie danych firmy, ograniczając ryzyko pomyłek.
W 2026 r. warto złożyć ZAW‑FA z wyprzedzeniem, szczególnie przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF dla większości podatników.
Znaczenie ZAW-FA w praktyce księgowej
Dla biur rachunkowych i działów finansowych ZAW‑FA jest fundamentem bezpiecznego dostępu klientów do KSeF. Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami minimalizuje ryzyko błędów w e‑fakturowaniu i zapewnia zgodność z przepisami VAT.
W dobie cyfryzacji obiegu dokumentów ten prosty formularz otwiera drogę do sprawnej i kontrolowanej pracy na e‑fakturach ustrukturyzowanych.
