Jaki program do fakturowania wybrać pod KSeF? Przegląd rozwiązań: Subiekt, Optima, wFirma, Fakturownia, inFakt i inne
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system dla większości przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. Wymaga on wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 2444, z późn. zm.).
Wybór programu z pełną integracją z KSeF pozwala na automatyczne wysyłanie, odbieranie i archiwizację e-faktur, ograniczając ręczne operacje i ryzyko błędów. W tym artykule porównujemy popularne rozwiązania: Comarch ERP Optima, Subiekt, wFirma, Fakturownia, inFakt, Faktura.pl i inne pod kątem funkcji, cen, intuicyjności oraz zgodności z przepisami.
Co to jest KSeF i dlaczego potrzebujesz zintegrowanego programu?
KSeF, uruchamiany na podstawie ustawy z 29 października 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 2272), wprowadza obowiązek wysyłania e-faktur bezpośrednio do centralnego repozytorium Ministerstwa Finansów.
Od 1 lutego 2026 r. e-faktury w formacie ustrukturyzowanym staną się jedynym dopuszczalnym standardem dla transakcji B2B. Najważniejsze korzyści to m.in.:
- automatyczna archiwizacja w KSeF – brak obowiązku samodzielnego przechowywania dokumentów (art. 106l ust. 2 ustawy o VAT),
- zwolnienie z przekazywania JPK_FA na żądanie organów skarbowych,
- skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (art. 87 ust. 6 ustawy o VAT po nowelizacji),
- pobieranie faktur kosztowych prosto z KSeF, bez wersji papierowej.
Program z pełną integracją powinien obsługiwać wysyłanie i odbieranie e-faktur, tworzenie wersji roboczych oraz powiązanie z JPK_V7. Bez tego przedsiębiorcy ryzykują kary administracyjne do 3% przychodu (art. 80a ustawy o VAT).
Kluczowe kryteria wyboru programu do fakturowania z KSeF
Przy wyborze zwracaj uwagę na poniższe elementy, które decydują o wygodzie i zgodności z przepisami:
- Pełna integracja – wysyłka, odbiór, status faktur i archiwizacja;
- Integracje dodatkowe – z księgowością, magazynem, e-commerce, biurami rachunkowymi;
- Model rozliczeniowy – abonament vs. licencja jednorazowa + pakiety operacji;
- Ceny – od darmowych wersji z ograniczeniami po zaawansowane ERP;
- Obsługa – intuicyjność, wsparcie po polsku, mobilność;
- Zgodność z przepisami – automatyczne generowanie XML zgodnego ze schematem KSeF (planowana wersja 3.0 od 2026 r.).
Właściwie dobrane narzędzie ułatwi płynne przejście na e-fakturowanie i ograniczy koszty wdrożenia.
Porównanie popularnych programów – funkcje, ceny i integracja z KSeF
Poniższa tabela podsumowuje kluczowe rozwiązania na podstawie aktualnych danych rynkowych. Ceny są orientacyjne na 2026 r. i zależą od pakietu oraz liczby dokumentów.
| Program | Pełna integracja z KSeF (wysyłka/odbiór/pobieranie) | Cena startowa (miesięcznie) | Kluczowe funkcje | Ograniczenia | Integracje dodatkowe |
|---|---|---|---|---|---|
| Comarch ERP Optima | Tak, dedykowany moduł (sprzedaż + kosztowe) | Od 15 zł (20 faktur/mies.), do 630 zł (duże wolumeny); stacjonarnie 158 zł/200 dok./rok | Magazyn, kadry, płace, CRM, e-commerce; chmura/lokalnie (on-premise) | Dodatkowy moduł płatny osobno | JPK, e-commerce, Subiekt GT |
| Subiekt (InsERT GT/Subiekt 123) | Tak (przez moduły lub API), pełna od 2026 r. | Od 38 zł (Symfonia/Subiekt pakiety); licencja jednorazowa + operacje | Handel, usługi, budownictwo, magazyn | Wymaga aktualizacji licencji dla KSeF | Rewizor GT, Comarch |
| wFirma | Tak, automatyczna wysyłka + wersje robocze | 19 zł (fakturowanie + KSeF), 54 zł (pełna księgowość) | Księgowość online, JPK, biura rachunkowe; intuicyjne wystawianie | Brak w darmowej wersji | Automatyczne przekazywanie do US |
| Fakturownia | Tak (w wersjach premium) | Od 18,99 zł (bez limitu sprzedaży) | Chmura, przypomnienia, powiadomienia statusu, koszty | Znak wodny w wersji darmowej | Księgowość, Allegro |
| inFakt | Tak, pełna obsługa e-faktur | Od ok. 20–50 zł (zależnie od pakietu) | Faktury + księgowość, mobilna aplikacja | Mniej danych o wolumenach | Biura rachunkowe |
| Faktura.pl | Tak, automatyczne wystawianie/odbiór | 18,99 zł (Basic, bez limitu) | Eksport do księgowości, chmura, szybkie faktury (<30 s), gotowe na KSeF | Brak darmowej pełnej wersji | Urzędy, e-commerce |
| Faktura VAT (Rafsoft) | Tak, faktury ustrukturyzowane | Od darmowej (ograniczona) do płatnych | Magazyn, KPiR, CRM; integracje Allegro, WooCommerce | Znak wodny w wersji darmowej | JPK, BaseLinker, PayU |
Źródła tabeli – dane z porównań rynkowych.
Szczegółowy przegląd liderów
Comarch ERP Optima – dla średnich i dużych firm
Optima to zaawansowane ERP z modułem KSeF dostępnym od 15 zł/mies. za 20 faktur (chmura) lub 158 zł rocznie za 200 dokumentów (stacjonarnie). Obsługuje wysyłanie i pobieranie e-faktur, integrując się z magazynem i kadrami – idealne dla firm z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT wymagających pełnej ewidencji.
Minus: koszty rosną wraz z wolumenem (np. ok. 2520 zł/rok za 30 tys. faktur), co czyni rozwiązanie droższym od wielu systemów SaaS.
Subiekt (InsERT) – solidne dla handlu
Subiekt GT i 123 oferują KSeF przez API lub moduły Symfonii (od 38 zł/100 e-faktur, do 10 900 zł/100 tys. operacji). Wspierają magazyn i budownictwo, z eksportem do Rewizor GT. Zgodne z rozporządzeniami w zakresie JPK, ale wymagają jednorazowej licencji + pakietów operacji.
wFirma – prostota dla małych przedsiębiorców
wFirma wyróżnia się intuicyjnością: po aktywacji integracji w ścieżce Ustawienia > Faktury > e-faktury dokumenty trafiają automatycznie do KSeF. Cena 19 zł za fakturowanie obejmuje pełną obsługę, w tym pobieranie faktur kosztowych.
To dobry wybór dla JDG i biur rachunkowych z naciskiem na automatyzację i zgodność z art. 106n ustawy o VAT.
Fakturownia i Faktura.pl – tanie chmurowe opcje
Fakturownia i Faktura.pl startują od 18,99 zł/mies., oferując bezlimitowe faktury, przypomnienia i statusy w KSeF. Faktura.pl bywa chwalona za szybkość (wystawienie faktury w 30 s) i podejście „jeden program do wszystkiego”.
To rozwiązania skrojone pod małe firmy, które chcą uniknąć kosztownych licencji ERP.
inFakt i inne (Faktura VAT, Taxon)
inFakt łączy fakturowanie z księgowością online i pełną obsługą KSeF. Faktura VAT (Rafsoft) oferuje wersje darmowe z magazynem i integracjami e-commerce, lecz ze znakiem wodnym. Taxon zapewnia prostą, bezpłatną aplikację do podstawowych potrzeb.
Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu?
Przed uruchomieniem integracji z KSeF sprawdź poniższe kwestie, aby uniknąć przestojów i dodatkowych kosztów:
- Testuj darmowe okresy – większość dostawców oferuje 14–30 dni prób z pełnym KSeF;
- Wolumen faktur – przy >1000/mies. rozważ ERP (np. Optima);
- Biuro rachunkowe – wybierz system z integracją API i dostępami dla księgowych;
- Bezpieczeństwo – logowanie i podpis: certyfikaty kwalifikowane lub PESEL/NIP w KSeF (Rozporządzenie Wykonawcze KE 2015/1506);
- Aktualizacje – program musi śledzić zmiany w schemacie XML (np. nowa wersja od 2026 r.).
