Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. staje się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, co oznacza, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3) będzie standardem.
System, jak każdy informatyczny, może ulec awarii. Ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) przewiduje wtedy specjalne procedury, aby nie blokować działalności gospodarczej. Niniejszy materiał wyjaśnia krok po kroku, co robić w zależności od rodzaju awarii, na podstawie przepisów: art. 106ne, 106nf i 106ng ustawy o VAT, które wejdą w życie 1 lutego 2026 r.
Rozróżnienie rodzajów awarii – klucz do właściwego działania
Nie każda przerwa w działaniu KSeF to awaria. Podatnicy muszą monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym KSeF. Art. 106ne ustawy o VAT nakłada na ministra właściwego do spraw finansów publicznych obowiązek informowania o wystąpieniu i zakończeniu awarii.
W praktyce obowiązują trzy tryby postępowania:
- tryb offline – dotyczy planowanych przerw serwisowych; faktury wystawia się offline i przesyła do KSeF najpóźniej następnego dnia po zakończeniu przerwy;
- tryb awaryjny – awaria systemu KSeF ogłoszona w BIP MF i interfejsie; pozwala wystawiać faktury z dosłaniem do KSeF w późniejszym terminie;
- awaria całkowita – sytuacja nadzwyczajna (np. zagrożenie bezpieczeństwa państwa), ogłaszana w mediach masowych, gdy BIP jest niedostępny.
Ważne: lokalne problemy (np. brak internetu u przedsiębiorcy) nie uruchamiają powyższych procedur. Wtedy stosuj tryb offline zgodnie z właściwymi zasadami, w tym 24‑godzinnym limitem na dosłanie faktur.
Tryb awaryjny – standardowa procedura przy awarii KSeF (art. 106nf ustawy o VAT)
Tryb awaryjny wchodzi w życie po ogłoszeniu awarii w BIP MF i w interfejsie KSeF, aby zapewnić ciągłość wystawiania faktur.
Kto może skorzystać?
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii.
Kroki postępowania:
- Sprawdź komunikat – monitoruj BIP MF i interfejs KSeF; czas trwania awarii wyznacza okres stosowania procedury;
- Wystaw fakturę – spełnij następujące warunki:
- w postaci elektronicznej,
- zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej FA(3) (od 1 lutego 2026 r.),
- data wystawienia to data faktycznego sporządzenia faktury, a nie data przesłania do KSeF.
- Udostępnij nabywcy – niezwłocznie i w uzgodniony sposób (np. e‑mail, portal klienta); nie czekaj na numer KSeF;
- Dosyłanie do KSeF – prześlij fakturę do systemu nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii; numer KSeF zostanie nadany po przyjęciu.
Wyjątki: jeśli w ciągu 7 dni zostanie ogłoszona kolejna awaria, termin liczy się od jej zakończenia; jeśli w trakcie awarii ogłoszono awarię całkowitą, nie dosyłasz faktur do KSeF.
Praktyczne wskazówki dla księgowych:
Wdrożenie kilku prostych zasad ułatwi rozliczenia i audyt:
- Oznaczenie faktur – dodaj adnotację „Wystawiono w trybie awaryjnym KSeF”;
- Dwa kody QR – jeden do udostępnienia nabywcy, drugi po nadaniu numeru KSeF;
- Unikanie duplikacji – określ w procedurach, kto monitoruje komunikaty, w jaki sposób archiwizować i dosyłać dokumenty;
- Korekty faktur – wystawiaj analogicznie i dosyłaj w terminie 7 dni roboczych.
Poniżej zebrano najważniejsze zasady trybu awaryjnego w skrócie:
| Aspekt | Tryb awaryjny (art. 106nf) |
|---|---|
| Wzór faktury | FA(3), forma elektroniczna |
| Udostępnienie nabywcy | Niezwłocznie, w ustalony sposób |
| Dosyłanie do KSeF | 7 dni roboczych od końca awarii |
| Data wystawienia | Data sporządzenia faktury |
Awaria całkowita – procedura na sytuacje nadzwyczajne (art. 106ng ustawy o VAT)
To rozwiązanie przewidziane na przypadki szczególne (np. zagrożenie infrastruktury państwa), ogłaszane w mediach masowych, gdy BIP i interfejs są niedostępne. W tym trybie nie ma obowiązku integracji z KSeF.
Kto może skorzystać?
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii całkowitej.
Kroki postępowania:
- Potwierdź ogłoszenie – sprawdź komunikaty w telewizji, radiu, prasie lub internecie;
- Wystaw fakturę – możesz to zrobić w postaci papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru FA(3);
- Brak dosyłania – nie przesyłasz tych faktur do KSeF po zakończeniu awarii;
- Udostępnij nabywcy – przekaż dokument osobiście, e‑mailem lub innym uzgodnionym kanałem.
Kluczowe różnice w trybie awarii całkowitej:
| Aspekt | Awaria całkowita (art. 106ng) |
|---|---|
| Forma faktury | Papierowa lub elektroniczna |
| Wzór | Dowolny, bez struktury FA(3) |
| Dosyłanie do KSeF | Brak obowiązku |
| Ogłoszenie | Media masowe (TV, radio, prasa, internet) |
Inne procedury awaryjne – tryb offline i przygotowania firmy
Tryb offline przy przerwach serwisowych: faktury wystawiasz offline, a następnie dosyłasz do KSeF w ciągu 1 dnia po zakończeniu przerwy; informacje o przerwach publikowane są w BIP i interfejsie.
Brak internetu u przedsiębiorcy: nie jest awarią KSeF; stosuj wewnętrzny tryb offline z 24‑godzinnym limitem na dosłanie dokumentów.
Aby zapewnić ciągłość rozliczeń, przygotuj firmę z wyprzedzeniem:
- Testy awaryjne – przeprowadź scenariusze przejścia na tryb awaryjny i powrotu do pracy w KSeF;
- Monitoring komunikatów – zorganizuj stałą obserwację BIP MF, interfejsu KSeF i mediów;
- Aktualizacja oprogramowania – dostosuj systemy do obsługi FA(3) i procedur awaryjnych (zgodnie z rozporządzeniami MF z 2024 r.);
- Szkolenia zespołu – naucz księgowych oznaczania faktur i liczenia terminów (dni robocze).
Konsekwencje błędów i odpowiedzialność
Naruszenie procedur może skutkować sankcjami z ustawy o VAT (np. brakiem uznania faktury za wystawioną w KSeF). Prawidłowe stosowanie trybów awaryjnych chroni przed przerwą w rozliczeniach. W razie wątpliwości korzystaj z oficjalnych materiałów MF i sekcji pytań i odpowiedzi na ksef.podatki.gov.pl.
