Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, odbierania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych (XML). Centralizuje proces fakturowania transakcji opodatkowanych VAT w Polsce, zwiększa transparentność obrotu i wspiera kontrolę skarbową dzięki automatycznej weryfikacji danych.
Cel i korzyści wprowadzenia KSeF
Głównym zadaniem KSeF jest zapewnienie autentyczności, czytelności i integralności e-faktur dzięki centralnej rejestracji dokumentów w bazie zarządzanej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Najważniejsze korzyści dla firm i administracji to:
- centralizacja danych – wszystkie faktury trafiają do jednego, państwowego rejestru, co upraszcza weryfikację i dostęp;
- mniej błędów – ujednolicona struktura XML ogranicza pomyłki i przyspiesza księgowanie;
- szybsze procesy – automatyczny obieg dokumentów i natychmiastowe UPO skracają czas rozliczeń;
- większa transparentność – bieżący wgląd organów skarbowych ogranicza nadużycia i uszczelnia pobór VAT;
- łatwiejsza archiwizacja – faktury są przechowywane centralnie i dostępne do udostępniania.
Podstawy prawne KSeF
KSeF działa na podstawie zmian w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, z późn. zm.), w tym przepisów dotyczących e-faktur (m.in. art. 106ga i art. 106c). Art. 106ga ust. 2 określa katalog wyłączeń z obowiązku korzystania z KSeF. Administratorem danych jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej.
System wystartował dobrowolnie 1 stycznia 2022 r., a zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów ma stać się obowiązkowy dla transakcji B2B oraz na rzecz podmiotów publicznych. Techniczne zasady (w tym struktury e-faktur) określają akty wykonawcze Ministra Finansów.
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
KSeF będzie obowiązkowy przy fakturowaniu czynności opodatkowanych VAT w Polsce, obejmując krajowe dostawy towarów i usług B2B oraz faktury na rzecz organów publicznych. Muszą z niego korzystać:
- podatnicy VAT, w tym jednoosobowe działalności, spółki, grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego,
- podmioty upoważnione przez podatnika, np. biura rachunkowe z nadanymi uprawnieniami,
- organy egzekucyjne i komornicy sądowi (art. 106c ustawy o VAT).
Wyjątki od obowiązku, zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, dotyczą m.in.:
- podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (pkt 1),
- podatników bez siedziby w Polsce, których stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w transakcji (pkt 2),
- podatników korzystających z procedur szczególnych (dział XII, rozdziały 7, 7a i 9), np. wybranych transakcji wewnątrzwspólnotowych (pkt 3),
- podatników wystawiających faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C, pkt 4).
Ministerstwo Finansów może modyfikować terminy wdrożenia, uwzględniając specyfikę działalności, skalę transakcji i możliwości techniczne.
Jak działa KSeF? Proces wystawiania faktury
Proces jest prosty i w dużej mierze zautomatyzowany. Krok po kroku wygląda następująco:
- Wystawienie faktury – przedsiębiorca generuje fakturę ustrukturyzowaną w programie księgowym zgodnym ze schematem XML KSeF;
- Wysyłka do KSeF – system przesyła plik XML do centralnej platformy;
- Weryfikacja – KSeF sprawdza zgodność ze strukturą, nadaje unikalny identyfikator (UID) i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO);
- Odbiór – odbiorca pobiera fakturę z KSeF, logując się np. NIP/PESEL i hasłem lub korzystając z certyfikatu;
- Archiwizacja – faktura z numerem KSeF jest automatycznie przechowywana i dostępna do udostępnienia.
W trybie offline lub podczas awarii wymagany jest certyfikat kwalifikowany do generowania kodu QR na wizualizacji faktury przekazywanej poza KSeF. Stałe dane firmy muszą być ujęte w strukturze XML, co zapewnia ujednolicenie dokumentów.
Dla szybkiej orientacji w terminologii KSeF przydatny jest poniższy słownik pojęć:
| Pojęcie | Co oznacza |
|---|---|
| UID KSeF | unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze w KSeF, potwierdzający jej rejestrację |
| UPO | Urzędowe Poświadczenie Odbioru – elektroniczne potwierdzenie przyjęcia faktury przez system |
| schemat XML KSeF | standaryzowana struktura danych faktury ustrukturyzowanej wymagana przez KSeF |
| kod QR (offline) | kod stosowany w trybie awaryjnym do weryfikacji faktury poza KSeF |
Funkcje dodatkowe KSeF
Poza podstawowymi operacjami KSeF oferuje praktyczne, codzienne usprawnienia:
- Nadawanie uprawnień – podatnik może delegować dostęp biurom rachunkowym lub wybranym pracownikom;
- Obsługa online – wczytywanie i wysyłka dokumentów bezpośrednio przez portal ksef.mf.gov.pl;
- Moduł zgłoszeń z załącznikami – w nowszych wersjach systemu (np. KSeF 2.0) ułatwia obsługę dokumentów;
- Automatyczna walidacja – weryfikacja zgodności z przepisami i strukturą e-faktury.
Wyzwania i przygotowania dla przedsiębiorców
Wdrożenie wymaga dostosowania narzędzi, procedur i kompetencji. Kluczowe działania przygotowawcze to:
- aktualizacja oprogramowania – zapewnienie zgodności z XML KSeF i konfiguracja integracji z platformą;
- bezpieczne uprawnienia – zdefiniowanie ról, nadanie dostępów (w tym dla biura rachunkowego) i wdrożenie polityk bezpieczeństwa;
- szkolenia zespołu – przygotowanie działów księgowości i sprzedaży do nowych procesów;
- plan awaryjny – procedura pracy w trybie offline z wykorzystaniem kodu QR i certyfikatu kwalifikowanego.
KSeF znacząco cyfryzuje księgowość, minimalizuje błędy i ryzyko nadużyć VAT, a przedsiębiorcom zapewnia szybszy obieg dokumentów i lepszą kontrolę nad danymi.
Podsumowanie kluczowych dat i kroków wdrożeniowych
Najważniejsze terminy i narzędzia, o których warto pamiętać:
- 1 stycznia 2022 r. – start dobrowolnego korzystania z KSeF;
- od 2026 r. – planowane wejście obowiązku dla większości transakcji B2B (zgodnie z aktualnym harmonogramem MF);
- zawsze dostępne – środowiska portalu ksef.podatki.gov.pl do testów i bieżącej obsługi.
W obszarze objętym obowiązkiem e-faktury z KSeF staną się jedyną dopuszczalną formą fakturowania, co realnie zmienia model rozliczeń w polskich firmach.
