Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obecnie dobrowolny dla wszystkich przedsiębiorców, ale stanie się obowiązkowy etapami od 1 lutego 2026 r.
Dla dużych firm (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.) obowiązek wejdzie w życie 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych – 1 kwietnia 2026 r., z pewnymi wyjątkami i okresami przejściowymi. Te terminy wynikają z nowelizacji ustawy o VAT opublikowanej 10 czerwca w Dzienniku Ustaw (poz. 852), podpisanej przez Prezydenta 27 sierpnia 2025 r., która przesunęła wdrożenie i potwierdziła etapowe wprowadzenie.
Artykuł wyjaśnia status KSeF prostym językiem, odwołując się do kluczowych przepisów, terminów i wyjątków. Pomaga księgowym i przedsiębiorcom przygotować się do zmian, unikając kar i sprawnie dostosowując procesy fakturowania.
Co to jest KSeF i dlaczego wprowadzono obowiązek?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania e‑faktur ustrukturyzowanych w relacjach B2B. Faktury trafiają do systemu w formacie XML, co automatyzuje weryfikację i ogranicza błędy w rozliczeniach VAT. Obowiązek wynika z nowelizacji ustawy o VAT, która nakłada na podatników VAT wystawianie faktur wyłącznie przez KSeF od określonych dat.
Dobrowolne korzystanie z KSeF trwa od 1 stycznia 2022 r., dając firmom czas na testy i integrację systemów księgowych. Od 2026 r. stanie się standardem dla transakcji B2B, natomiast sprzedaż B2C pozostaje dobrowolna.
Aktualny status – dobrowolny dla wszystkich (stan na początek 2026 r.)
Do 1 lutego 2026 r. KSeF pozostaje w pełni dobrowolny. Przedsiębiorcy mogą wystawiać e‑faktury przez system, ale nie muszą – tradycyjne faktury (papierowe lub PDF) są nadal ważne. To czas na przygotowania: firmy testują API KSeF, szkolą księgowych i integrują oprogramowanie (np. Comarch, Symfonia, InsERT).
Wyjątek praktyczny: odbieranie faktur z KSeF jest już teraz zalecane, bo od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowe dla wszystkich. Strona gov.pl (ksef.podatki.gov.pl) udostępnia poradniki i symulator.
Przyszłe terminy obowiązkowości – etapowe wdrożenie od 2026 r.
Nowelizacja (Dz.U. poz. 852 z 10 czerwca) wprowadza następujące etapy wdrożenia:
- 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa – obowiązek dla firm, których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.;
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe firmy – obowiązek dla wszystkich innych podatników VAT w transakcjach B2B;
- 1 października 2026 r. – koniec okresu przejściowego dla mikro – pełna obowiązkowość dla większości najmniejszych podmiotów;
- 1 stycznia 2027 r. – firmy „wykluczone cyfrowo” – ułatwienia i odroczenie dla podmiotów z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł.
Otrzymywanie faktur z KSeF będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich – nawet jeśli wystawianie jeszcze nie.
Dla szybkiego porównania etapów wdrożenia zobacz zestawienie:
| Grupa przedsiębiorców | Termin obowiązku wystawiania | Próg sprzedaży (2024 r., z VAT) |
|---|---|---|
| Duże firmy | 1 lutego 2026 r. | > 200 mln zł |
| Mikro, małe, średnie | 1 kwietnia 2026 r. | Brak progu |
| Wykluczone cyfrowo | 1 stycznia 2027 r. | < 10 tys. zł/mies. |
Okresy przejściowe i ulgi – brak kar w 2026 r.
Aby ułatwić wdrożenie, w 2026 r. przewidziano następujące ułatwienia:
- 1 kwietnia – 30 września 2026 r. – wyłączenie dla mikroprzedsiębiorców – możliwe skorzystanie z wyłączenia przy spełnieniu warunków z rozporządzenia (np. brak zaawansowanych systemów IT);
- Cały 2026 r. – zawieszenie kar – błędy w fakturowaniu lub niedostosowanie systemów nie będą sankcjonowane do końca roku;
- Numer KSeF w przelewach – od 2027 r. – obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach przesunięty na kolejny rok.
Te ulgi wynikają z konsultacji MF (m.in. 18 lipca 2024 r. i 6 listopada 2024 r.) i mają uprościć wdrożenie.
Wyjątki – kto i jakie faktury omija KSeF?
KSeF nie dotyczy podmiotów bez siedziby w Polsce, procedur szczególnych VAT (np. VAT‑UE, WNT) oraz transakcji B2C. W praktyce najważniejsze wyjątki to:
- Faktury B2C – pozostają dobrowolne na stałe;
- Wyłączenia z art. 106b ustawy o VAT – m.in. faktury uproszczone, korekty, noty, paragony z NIP;
- Podatnicy zwolnieni z VAT oraz nievatowcy – brak obowiązku korzystania z KSeF.
Sprawdź szczegółowy zakres na ksef.podatki.gov.pl – obowiązek dotyczy sprzedaży B2B, niezależnie od formy opodatkowania.
Konsekwencje niestosowania się po okresach przejściowych
Po 2026 r. brak e‑faktury w KSeF oznacza nieważność faktury dla celów VAT, co może blokować odliczenie podatku i skutkować karami (nawet do 100% nieodliczonego VAT). Integracja systemów i korzystanie z certyfikowanego oprogramowania ogranicza ryzyko błędów.
Jak przygotować firmę do KSeF – praktyczne kroki dla księgowych
Wdrożenie przebiegnie sprawniej, jeśli zrealizujesz te kroki:
- Sprawdź próg – zweryfikuj sprzedaż za 2024 r.; jeśli przekroczyła 200 mln zł, startujesz 1 lutego 2026 r.;
- Testuj dobrowolnie – załóż konto na ksef.podatki.gov.pl i wyślij próbne faktury;
- Integruj systemy – skorzystaj z API KSeF (aktualna specyfikacja) lub sprawdzonych operatorów (np. FakturaSmart);
- Szkolenia i procedury – przygotuj instrukcje dla zespołu, śledź konsultacje MF i aktualności na ksef.podatki.gov.pl;
- Rozdziel B2B i B2C – ustaw osobne ścieżki wystawiania dokumentów; do KSeF kieruj wyłącznie transakcje B2B.
Wczesne przygotowanie minimalizuje ryzyko przerw w rozliczeniach i ułatwia start w terminie. Śledź na bieżąco komunikaty i aktualizacje Ministerstwa Finansów.
