Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów, który rewolucjonizuje proces wystawiania, przesyłania i odbierania faktur VAT w Polsce. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy, wprowadzany etapami, w zależności od wielkości firmy i obrotów z 2024 roku. Duże firmy z obrotem powyżej 200 mln zł brutto muszą zacząć korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r., pozostałe przedsiębiorstwa od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze (mikroprzedsiębiorcy ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie) od 1 stycznia 2027 r..
Artykuł wyjaśnia kluczowe daty, kryteria podziału firm oraz powiązane przepisy, bazując na najnowszych projektach ustaw i rozporządzeniach. Pomaga księgowym i przedsiębiorcom sprawnie przygotować się do zmian i uniknąć kar.
Co to jest KSeF i dlaczego staje się obowiązkowy?
Wszystkie faktury VAT będą musiały być wystawiane w KSeF w formie ustrukturyzowanej (np. struktura logiczna FA(3)). Dokument trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, co usprawnia kontrolę podatkową, zmniejsza liczbę błędów i przyspiesza rozliczenia.
Obowiązek wynika z nowelizacji ustawy o VAT, uchwalonej przez Sejm 25 lipca 2025 r. Projekt przesuwa wcześniejsze terminy i wprowadza etapowe wdrożenie, by dać firmom czas na dostosowanie. Dodatkowo projekt rozporządzenia Ministra Finansów doprecyzowuje wymogi techniczne, w tym uwierzytelnianie, uprawnienia i interfejsy oprogramowania.
Kluczowe zmiany w KSeF 2.0 (obowiązujące od lutego 2026 r.):
- faktury muszą być autoryzowane profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT, w tym zwolnionych (jeśli wystawiają faktury) i podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce,
- ważne – od lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać faktury przez KSeF, nawet jeśli sami jeszcze nie muszą ich wystawiać.
Harmonogram obowiązkowego KSeF – krok po kroku
Wdrożenie podzielono na trzy etapy, oparte na wartości sprzedaży (z VAT) za 2024 r. Oto tabela z kluczowymi datami:
| Grupa przedsiębiorców | Kryterium | Data obowiązku wystawiania i odbierania faktur | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Duże firmy | Obroty > 200 mln zł brutto w 2024 r. | 1 lutego 2026 r. | Nowelizacja ustawy o VAT (Sejm, 25.07.2025); projekt rozporządzenia MF |
| Pozostałe firmy (średnie i małe) | Obroty ≤ 200 mln zł brutto w 2024 r. | 1 kwietnia 2026 r. | Projekt ustawy MF z konsultacji (06.11.2024); ustawa o VAT |
| Mikroprzedsiębiorcy | Sprzedaż ≤ 10 tys. zł brutto miesięcznie | 1 stycznia 2027 r. | Uchwała Sejmu (25.07.2025); projekt rozporządzenia |
Uwaga – terminy pochodzą z finalnych konsultacji MF z 6 listopada 2024 r. i uchwalonej ustawy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało brak dalszych przesunięć.
Szczegóły dla dużych firm (od 1 lutego 2026 r.)
Firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, wchodzą pierwsze. Muszą wystawiać wszystkie faktury VAT wyłącznie przez KSeF. Wymagana jest też integracja oprogramowania księgowego z interfejsem API (nowa specyfikacja); testy warto rozpocząć natychmiast.
Dla małych i średnich przedsiębiorstw (od 1 kwietnia 2026 r.)
Pozostałe firmy, niezależnie od branży, zyskują dwa miesiące więcej na dostosowanie. Obejmuje to spółki z o.o. i JDG z obrotami do 200 mln zł. Od tego momentu wysyłanie i odbieranie faktur odbywa się wyłącznie przez system.
Mikroprzedsiębiorcy z odroczeniem do 2027 r.
Najmniejsze podmioty (sprzedaż do 10 tys. zł/mies.) mają najwięcej czasu na wdrożenie. To ulga dla freelancerów i małych sklepów, ale od lutego 2026 r. nadal muszą odbierać faktury w KSeF.
Podstawy prawne – konkretne akty i projekty
Najważniejsze dokumenty, na które warto się powołać:
- Ustawa o VAT (nowelizacja z 25 lipca 2025 r.) – uchwalona przez Sejm, czeka na Senat i podpis prezydenta; wprowadza etapy i odracza sankcje;
- Projekt rozporządzenia MF w sprawie KSeF – określa strukturę FA(3), wymogi techniczne, terminy (1.02.2026) i uproszczenia (np. brak sankcji na start);
- Konsultacje MF (18.07.2024 i 06.11.2024) – podsumowują liberalizacje, nową specyfikację interfejsu i mapę drogową KSeF 2.0;
- Plan wdrożenia na gov.pl – potwierdza KSeF 2.0 od lutego 2026 r.
Proces legislacyjny podzielono na etapy, by uniknąć chaosu i zapewnić firmom czas na adaptację.
Konsekwencje braku dostosowania – kary i sankcje
Za wystawianie faktur poza KSeF grożą dotkliwe konsekwencje. Możliwe są sankcje podatkowe z ustawy o VAT (np. brak prawa do odliczenia VAT). Przewidziano również kary pieniężne do 720 stawek dziennych (art. 56 Kodeksu karnego skarbowego); MF zapowiada odroczenie sankcji na starcie, lecz po upływie terminów będą egzekwowane.
Jak przygotować firmę do KSeF – praktyczne kroki dla księgowych
Poniżej znajdziesz rekomendowaną sekwencję działań:
- Sprawdź status firmy – oblicz obroty za 2024 r. i przypisz datę obowiązku;
- Wybierz metodę – bezpośrednio w KSeF (przez ePUAP) lub przez oprogramowanie z API;
- Testuj już teraz – serwis ksef.podatki.gov.pl udostępnia środowiska testowe i materiały;
- Dostosuj księgowość – zaktualizuj programy (np. integracja z Symfonia czy inFakt);
- Szkolenia – korzystaj z webinarów MF i śledź komunikaty na gov.pl.
Dla biur rachunkowych to realna szansa na automatyzację – ponad 70 tys. przedsiębiorców już testuje rozwiązania.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy KSeF dotyczy tylko faktur VAT?
Tak. Zwolnieni z VAT, jeśli wystawiają faktury, również korzystają z systemu.
Co jeśli firma ma obroty dokładnie 200 mln zł?
Wchodzi do systemu od 1 kwietnia 2026 r. (nie przekroczyła progu).
Czy są wyjątki dla branż?
Nie – obowiązek obejmuje wszystkie podmioty VAT w Polsce.
Kiedy testy KSeF 2.0?
Jesienią 2025 r., po zakończeniu prac legislacyjnych.
