Harmonogram wdrożenia KSeF: szczegółowy plan na lata 2025–2028
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w formacie XML.
Obowiązkowe korzystanie z KSeF wprowadza ustawa z 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) i przewiduje dwuetapowe wdrożenie – od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Wyjątkiem są „wykluczeni cyfrowo”, dla których obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r. Na lata 2027 i 2028 nie zapowiedziano nowych etapów – system ma działać w pełni dla wszystkich.
Artykuł omawia kluczowe daty, obowiązki przedsiębiorców i przygotowania techniczne oparte na oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów oraz projektach rozporządzeń.
Kluczowe etapy obowiązkowego KSeF – kto i od kiedy?
Wdrożenie jest etapowe, by dać czas na dostosowanie systemów. Podstawą prawną jest ustawa o KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1203), która definiuje progi obrotu decydujące o terminie:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF dla dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;
- Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży z VAT w danym miesiącu przekracza 10 tys. zł;
- Od 1 stycznia 2027 r. – przedsiębiorcy „wykluczeni cyfrowo”, czyli z transakcjami do 450 zł na fakturę i całkowitą sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie.
Na lata 2027–2028 nie przewidziano dalszych przesunięć – pełny obowiązek obejmie wszystkich do końca 2026 r.
Przerwa techniczna w KSeF planowana na 26–31 stycznia 2026 r. ma umożliwić finalne wdrożenie API KSeF 2.0.
Poniżej syntetyczne zestawienie etapów:
| Etap | Data | Grupa podatników | Próg obrotu | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 lutego 2026 | Duże firmy | >200 mln zł w 2024 r. | Dz.U. 2025 poz. 1203 |
| 2 | 1 kwietnia 2026 | Pozostali | >10 tys. zł/mies. z VAT | Projekt MF |
| 3 | 1 stycznia 2027 | Wykluczeni cyfrowo | do 450 zł/faktura, do 10 tys. zł/mies. | Harmonogram MF |
Przygotowania techniczne w 2025 r. – co już się dzieje?
Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowany harmonogram po konsultacjach z przedsiębiorcami. Kluczowe działania koncentrują się na KSeF 2.0 – nowej wersji z ulepszonym API i schematem FA(3):
- Czerwiec 2025 r. – publikacja schematu FA(3) (struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej) oraz dokumentacji API KSeF 2.0;
- 30 września 2025 r. – start otwartych testów API KSeF 2.0 dla integratorów i dużych firm;
- Od 15 października 2025 r. – dostęp do środowiska przedprodukcyjnego (DEMO) dla integracji API;
- 1 listopada 2025 r. – uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) do wniosków o certyfikaty wystawcy e-faktur i nadawania uprawnień;
- Listopad 2025 r. (od 3 listopada) – testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym, a od 15 listopada także w DEMO.
Te kroki wynikają z projektu ustawy i Rządowego Procesu Legislacyjnego. MF wydłużyło czas na testy w odpowiedzi na uwagi biznesu.
Co to oznacza dla księgowych i przedsiębiorców?
W praktyce dla księgowych i przedsiębiorców oznacza to:
- Księgowi – przygotowanie klientów do integracji (np. Comarch, Sage) z API KSeF 2.0
- Duże firmy – rozpoczęcie testów najpóźniej we wrześniu 2025 r., aby zdążyć na 1 lutego 2026 r.;
- Mniejsze podmioty – szkolenia z Aplikacji Podatnika jako bezpłatnej opcji MF;
- Tryb offline – od 1 listopada 2025 r. wymagany certyfikat z MCU; umożliwia wystawianie e-faktur bez internetu (do 5 dni na wysłanie);
- Ryzyko kar – brak dostosowania grozi sankcjami z Ordynacji podatkowej za niewystawienie faktury w KSeF;
- Uproszczenia – dla transakcji poniżej progów dopuszczalne faktury papierowe do 2027 r., jednak MF rekomenduje dobrowolne korzystanie z KSeF wcześniej.
Podstawy prawne i źródła zmian
Najważniejsze akty i materiały:
- Ustawa o KSeF – Dz.U. 2025 poz. 1203 – ostateczna wersja z harmonogramem;
- Projekty MF – uzasadnienie i OSR z konsultacjami (RCL);
- Rozporządzenia techniczne – schemat FA(3) i specyfikacja API od czerwca 2025 r.
Harmonogram może ulec zmianie tylko w drodze nowelizacji – po publikacji w Dzienniku Ustaw obowiązuje. Monitoruj aktualizacje na: ksef.podatki.gov.pl.
