Tak, termin obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Decyzja wynika z problemów technicznych i organizacyjnych oraz potrzeby dodatkowych konsultacji legislacyjnych, co potwierdzają oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów i nowelizacja ustawy o VAT. W tym materiale wyjaśniamy, co dokładnie się zmieniło, dlaczego doszło do opóźnienia i jak przygotować firmę na nowe terminy.
Nowy harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF
Sejm przyjął nowelizację ustawy o VAT, która przesuwa start obowiązkowego KSeF na 1 lutego 2026 r.. Ustawę podpisał Prezydent, a akt został opublikowany w Dzienniku Ustaw.
Ministerstwo Finansów rozdzieliło prace na dwa etapy, aby przeprowadzić rzetelne konsultacje z przedsiębiorcami. W drugim projekcie zapowiedziano etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF: dla firm o wartości sprzedaży (z VAT) powyżej 200 mln zł – od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych – od 1 kwietnia 2026 r.
Do 1 lutego 2026 r. zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian – przedsiębiorcy mogą nadal korzystać z dotychczasowych narzędzi. Ustawa przewiduje także półroczne odroczenia niektórych obowiązków do końca lipca 2026 r.
Dla księgowych kluczowa jest informacja, że od 1 września 2023 r. do 31 stycznia 2026 r. w modelu dobrowolnym stosuje się strukturę logiczną FA(2). Nowe rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje czasowe wyłączenia z obowiązku fakturowania w KSeF dla niektórych transakcji w 2026 r.
Główne przyczyny przesunięcia terminu – problemy techniczne i stabilność systemu
Największym powodem opóźnienia są trudności z testowaniem, wydajnością i stabilnością KSeF, który musi obsłużyć miliony dokumentów dziennie. System oparty na przetwarzaniu big data nie przeszedł wystarczających testów obciążeniowych, co mogło skutkować przestojami i błędami.
Audyt wykazał m.in. ograniczoną przepustowość oraz problemy z integracją z popularnymi programami księgowymi i podatkowymi. Przesunięcie na 2026 r. ma zapewnić czas na usunięcie ryzyk technologicznych i dopracowanie integracji.
Obawy przedsiębiorców i chaos organizacyjny
Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza MŚP, nie było gotowych na terminowe wdrożenie. Zgłaszano chaos organizacyjny, niejasne wytyczne i wysokie koszty dostosowania systemów. Interpelacje poselskie unaoczniły słabości procesu, wzmacniając presję na odroczenie.
Firmy, które zainwestowały w integrację na wcześniejsze terminy (np. 1 lipca 2024 r.), ponoszą dziś koszty modyfikacji. Przesunięcie daje więcej czasu na przygotowania, ale generuje krótkoterminowe straty.
Zmiany legislacyjne i konsultacje – polityczne tło decyzji
Ministerstwo Finansów zapowiedziało dodatkowe konsultacje i uproszczenia w przepisach o KSeF, aby zwiększyć użyteczność systemu. Nowelizacja ustawy o VAT to pierwszy etap – określa nowy termin 1 lutego 2026 r. Drugi etap ma przynieść uproszczenia i uszczegółowić harmonogram.
Wkrótce ruszą konsultacje społeczne, aby uwzględnić uwagi przedsiębiorców i doradców podatkowych. Szef KAS, Marcin Łoboda, zapowiedział szkolenia po wakacjach oraz uruchomienie infolinii Krajowej Informacji Skarbowej od stycznia 2025 r.
Decyzje Sejmu i Senatu przyspieszyły proces – projekt przegłosowano 9 maja, a Prezydent podpisał go 5 czerwca. KAS deklaruje wsparcie firm w przygotowaniach.
Co to oznacza dla księgowych i przedsiębiorców w praktyce?
Dla księgowych najważniejsze jest planowanie prac pod nowe daty:
- duże firmy (obrót > 200 mln zł) – obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r.; rozpocznijcie testy integracji już teraz;
- pozostali – obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.; przewidziane półroczne odroczenia wybranych obowiązków do lipca 2026 r.;
- dobrowolne korzystanie z KSeF – nadal możliwe, w tym użycie aplikacji mobilnej w środowisku produkcyjnym.
Poniżej zebraliśmy kluczowe terminy i krótkie uwagi dla poszczególnych grup:
| Grupa przedsiębiorców | Nowy termin obowiązkowego KSeF | Uwagi |
|---|---|---|
| Obrót > 200 mln zł (2024/2025) | 1 lutego 2026 r. | Pierwszy etap; planowane uproszczenia w legislacji |
| Pozostali | 1 kwietnia 2026 r. | Drugi etap; półroczne odroczenia wybranych obowiązków do lipca 2026 r. |
| Wszyscy (do 2026 r.) | Bez zmian w fakturowaniu | Kontynuacja dotychczasowych zasad i narzędzi |
MF nie planuje dalszych przesunięć – obecny harmonogram uznaje za ostateczny.
Perspektywy i rekomendacje dla księgowych
Decyzja o odroczeniu jest oceniana jako konieczna, ale eksperci podkreślają, że skuteczny audyt, testy obciążeniowe i jasne wytyczne są warunkiem bezpiecznego startu KSeF w 2026 r.
Rekomendujemy następujące działania przygotowawcze:
- monitorujcie stronę ksef.podatki.gov.pl oraz komunikaty MF w sprawie konsultacji,
- testujcie integrację systemów z KSeF w trybie dobrowolnym (w tym obsługę struktury FA(2)),
- uczestniczcie w szkoleniach KAS i korzystajcie z infolinii KIS od 2025 r.,
- dokumentujcie koszty dostosowań – mogą stanowić podstawę ewentualnych roszczeń lub negocjacji z dostawcami oprogramowania.
