KSeF w jednostkach budżetowych i samorządach: kiedy wejdzie w życie obowiązek i co to oznacza w praktyce?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla jednostek budżetowych i Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST) od 1 kwietnia 2026 r., a dla dużych podmiotów (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.) już od 1 lutego 2026 r.
Terminy te wynikają z nowelizacji ustawy o VAT opublikowanej 10 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw (poz. 852). Poniżej wyjaśniamy harmonogram, obowiązki, wyzwania oraz podstawy prawne – wprost w kontekście rachunkowości budżetowej.
Etapowy harmonogram wdrożenia KSeF – kto i kiedy?
Wdrożenie KSeF odbywa się etapowo. Oto kluczowe daty i zakresy obowiązku:
| Typ jednostki | Termin obowiązku | Uwagi |
|---|---|---|
| Duże podmioty (obrót > 200 mln zł w 2024 r., z VAT) | 1 lutego 2026 r. | Dotyczy m.in. dużych spółek komunalnych lub centralnych jednostek gospodarczych w strukturach JST; obowiązek wystawiania i odbierania e-faktur |
| Pozostałe jednostki budżetowe i JST (urzędy, szkoły, instytucje kultury, OPS) | 1 kwietnia 2026 r. | Obowiązek wystawiania i odbierania faktur przez KSeF, jak u małych i średnich przedsiębiorców |
| Pełne wdrożenie bez wyjątków | 1 stycznia 2027 r. | Wszystkie JST i ich jednostki w systemie, bez odroczeń |
Terminy te są powiązane z wdrożeniem struktury FA(3) i wersji obligatoryjnej KSeF 2.0 od lutego 2026 r. Forma prawna nie ma znaczenia – obowiązek obejmuje każdego podatnika VAT, w tym JST (także przedstawicieli jednostek lub zakładów budżetowych; § 3 ust. 2 pkt 4 projektu rozporządzenia).
Obowiązki jednostek budżetowych i JST – wystawianie, odbieranie i wyjątki
Już od 1 lutego 2026 r. wszystkie jednostki, w tym JST, muszą odbierać e-faktury w KSeF – szczególnie od dostawców usług masowych (energia, gaz, telekomunikacja), którzy wejdą do systemu wcześniej. Obowiązek wystawiania e-faktur pojawi się zgodnie z progiem obrotów danej jednostki.
W praktyce oznacza to:
- Faktury B2G – wszystkie faktury od przedsiębiorców do sektora publicznego będą przechodzić przez KSeF; brak zwolnień dla JST;
- Zwolnienia i odroczenia – najmniejsze jednostki bez bieżącej sprzedaży unikną obowiązku do 1 kwietnia 2026 r., jednak pełna implementacja nastąpi od 2027 r.;
- Grupy VAT – przedstawiciel grupy wystawia faktury w KSeF w imieniu członków (zgodnie z § 3 ust. 2 pkt 4 projektu rozporządzenia).
Podręcznik KSeF 2.0 Ministra Finansów potwierdza obowiązkowy odbiór e-faktur od lutego 2026 r. dla wszystkich podatników. Faktury muszą być ustrukturyzowane i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Wyzwania dla JST i jednostek budżetowych – dlaczego to rewolucja?
Struktury JST są wielowarstwowe (urzędy, szkoły, domy kultury, OPS), co komplikuje integrację i testy w porównaniu z typową firmą. Skarbnicy wskazują na ryzyko wzrostu kosztów bez odpowiedniego wsparcia IT.
Na pierwszy plan wysuwają się trzy obszary:
- przygotowania od zaraz – mimo że wystawianie dla wielu zacznie się w kwietniu, od lutego trzeba odbierać e-faktury, np. od dostawców energii;
- zmiany techniczne – wdrożenie KSeF 2.0 i nowej specyfikacji interfejsu, w tym obsługi załączników; konsultacje MF (18 lipca i 6 listopada 2024 r.) potwierdziły etapowe podejście;
- nauka po JPK_VAT – proces przypomina centralizację VAT z 2017 r. i wymusza automatyzację oraz nowe procedury.
Eksperci z Wolters Kluwer rekomendują automatyzację procesów i systematyczne szkolenia personelu księgowego.
Kluczowe przepisy i rozporządzenia – podstawa prawna
Zmiany opierają się na następujących dokumentach:
- Ustawa o VAT (nowelizacja z 10 czerwca 2024 r., Dz.U. poz. 852) – przesunięcie obowiązkowego KSeF na 1 lutego 2026 r. dla dużych i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych;
- Projekt rozporządzenia MF w sprawie KSeF – wymogi techniczne, uwierzytelnianie, struktura FA(3) i zasady dla przedstawicieli JST; start od lutego 2026 r.;
- Konsultacje MF (ksef.podatki.gov.pl) – finalne z 6 listopada 2024 r. oraz podsumowanie z 21 marca, wprowadzające uproszczenia i odroczenia;
- Podręcznik KSeF 2.0 – szczegółowe wymagania dla wersji obligatoryjnej systemu.
Forma prawna JST nie zwalnia z obowiązków – potwierdza to oficjalne FAQ na stronie KAS.
Jak przygotować się w księgowości budżetowej – praktyczne kroki
Aby uniknąć pośpiechu w 2026 r., warto zacząć już teraz:
- Sprawdź obrót za 2024 r. – jeśli przekracza 200 mln zł, startujesz od 1 lutego 2026 r.;
- Wybierz oprogramowanie – zgodne z KSeF 2.0 i strukturą FA(3); przeprowadź pilotaż i testy integracyjne;
- Przeszkol zespół – obsługa podpisów kwalifikowanych, profilu zaufanego oraz procedur odbioru i akceptacji e-faktur;
- Testuj na sandboxie – korzystaj z środowiska testowego KSeF i weryfikuj przepływy end-to-end;
- Zapewnij budżet – uwzględnij automatyzację, integracje i szkolenia; brak przygotowań to wyższe ryzyko błędów i kar.
Wdrożenie KSeF usprawni rozliczenia VAT w JST, podniesie kontrolę nad obiegiem dokumentów i skróci czas księgowania. Monitoruj aktualizacje na ksef.podatki.gov.pl i w komunikatach MF.
