Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, który wchodzi w życie etapowo od 1 lutego 2026 r.. Obowiązek dotyczy przede wszystkim czynnych podatników VAT z siedzibą w Polsce oraz podatników zwolnionych z VAT posiadających polski NIP, z wyjątkiem określonych transakcji i najmniejszych firm.
Wdrożenie KSeF to kluczowy krok w cyfryzacji rozliczeń VAT i standardów fakturowania w Polsce.
Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF
Nowelizacja ustawy o VAT (Dz.U. z 10 czerwca 2024 r., poz. 852) przesunęła terminy i wprowadziła stopniowe wdrażanie. Poniżej etapy obowiązku:
- od 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (próg weryfikowany na podstawie danych z 2024 r., co zapewnia przewidywalność);
- od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali przedsiębiorcy, w tym czynni podatnicy VAT oraz podatnicy zwolnieni (podmiotowo lub przedmiotowo) posiadający polski NIP;
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł.
Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF zaczyna się od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich objętych systemem, poza wyjątkami przewidzianymi przepisami (np. gdy sposób przekazania faktury został odmiennie uzgodniony). Zasady obejmują transakcje B2B oraz B2G.
Kto dokładnie musi korzystać z KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje szerokie grono podmiotów, niezależnie od formy prawnej. W szczególności dotyczy:
- czynnych podatników VAT – z siedzibą działalności gospodarczej na terytorium Polski, mających obowiązek wystawiania faktur;
- podatników zwolnionych z VAT – podmiotowo lub przedmiotowo, posiadających polski numer NIP;
- podmiotów upoważnionych przez podatnika – np. biur rachunkowych, zgodnie z nadanymi uprawnieniami;
- organów egzekucyjnych i komorników sądowych – zgodnie z art. 106c ustawy o VAT.
Forma prawna nie ma znaczenia – obowiązek wynika z nowelizacji ustawy o VAT uchwalonej 5 sierpnia 2025 r. Z KSeF mogą korzystać także podmioty niebędące podatnikami VAT, ale ich udział jest fakultatywny.
Wyjątki – kogo i jakie transakcje wyłączono z obowiązku KSeF?
Nie wszystkie faktury muszą trafiać do KSeF. Przepisy określają katalog wyłączeń, aby uniknąć nadmiernego obciążenia:
- faktury w procedurach OSS i IOSS – podatnicy rozliczający się w One Stop Shop i Import One Stop Shop są zwolnieni;
- transakcje polskich podmiotów fakturowane według prawa innego państwa – faktury wystawione zgodnie z przepisami zagranicznymi nie podlegają KSeF;
- określone świadczenia dokumentowane paragonami lub biletami obejmują:
- usługi przejazdów autostradą płatną (paragon z NIP uznany za fakturę),
- usługi przewozu osób dokumentowane biletami uznanymi za faktury,
- usługi kontroli i nadzoru lotniczego (opłaty trasowe).
;
- faktury uproszczone – od 1 lutego 2026 r. wymagają podania NIP wystawcy, przy czym część dokumentów pozostaje poza systemem;
- najmniejsi przedsiębiorcy – do 31 grudnia 2026 r. (miesięczna sprzedaż do 10 tys. zł brutto).
Od 1 lutego 2026 r. do wszystkich faktur w KSeF będzie stosowana struktura logiczna FA(3). Szczegółowe reguły dla faktur uproszczonych i JPK_VAT z deklaracją określa pakiet czterech rozporządzeń wykonawczych Ministra Finansów i Gospodarki.
Kary za nieprzestrzeganie obowiązków i okres przejściowy
Kary administracyjne za brak korzystania z KSeF będą nakładane od 1 stycznia 2027 r. W okresie przejściowym (1 lutego 2026 r. – 31 grudnia 2026 r.) możliwa jest odpowiedzialność karnoskarbowa, przy czym organ podatkowy ocenia ją indywidualnie, biorąc pod uwagę wagę, stopień i częstotliwość naruszenia. W razie siły wyższej organ może odstąpić od wymierzenia kary.
Jak przygotować się do korzystania z KSeF?
Aby spełniać obowiązki, przedsiębiorcy potrzebują odpowiedniego oprogramowania i właściwej autoryzacji. Kluczowe elementy przygotowań to:
- oprogramowanie – bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów lub integracja z własnym systemem (np. ERP);
- autoryzacja – Profil Zaufany, e-dowód, certyfikat kwalifikowany lub inne metody uwierzytelniania wskazane w rozporządzeniach;
- uprawnienia – złożenie zawiadomienia ZAW-FA w celu nadawania i odbierania dostępów.
Ministerstwo Finansów udostępniło testowe wersje systemu, co ułatwia przygotowania, a specyfikacja interfejsu została zaktualizowana po konsultacjach. Warto rozpocząć testy i szkolenia zespołu z wyprzedzeniem, aby płynnie przejść do obowiązkowego KSeF.
