Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie obejmuje działalności nierejestrowanej ani najmu prywatnego, ponieważ te formy aktywności nie generują obowiązku wystawiania faktur VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązek dotyczy wyłącznie transakcji B2B realizowanych przez podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą.
Czym jest KSeF i kiedy staje się obowiązkowy?
KSeF to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, przesyłania, otrzymywania, przechowywania i weryfikacji faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym z określonym schematem.
Faktury ustrukturyzowane zawierają jednolite pola (sprzedawca, nabywca, pozycje, kwoty netto, stawki VAT, VAT i brutto), co umożliwia automatyczne przetwarzanie danych i minimalizuje błędy.
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw (grupy kapitałowe z sumą przychodów powyżej 200 mln euro),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorstw (obrót powyżej 50 mln zł),
- od 1 stycznia 2027 r. dla mikroprzedsiębiorstw i małych firm.
Każdej fakturze KSeF nadaje unikalny numer po pozytywnej weryfikacji struktury logicznej, a wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W trybie online dokument trafia bezpośrednio do bazy KSeF; w trybie offline niezbędny jest certyfikat kwalifikowany do generowania kodu QR.
Wyłączenia z obowiązku KSeF obejmują m.in.:
- faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – brak obowiązku, choć możliwe dobrowolne wystawianie,
- faktury konsumenckie, bilety (np. autostrady, przewozy osób) oraz usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT,
- transakcje w procedurach szczególnych: OSS, IOSS, samofakturowanie.
Działalność nierejestrowana a KSeF – brak powiązania
Działalność nierejestrowana (art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców) to drobna aktywność zarobkowa osób fizycznych, których miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. ok. 3225 zł), realizowana bez wpisu do CEIDG.
Nie jest to działalność gospodarcza, dlatego nie podlega VAT ani obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży.
Nie wystawia się faktur VAT – ewentualne rachunki lub paragony nie wchodzą do KSeF, bo system obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Brak siedziby lub stałego miejsca działalności dodatkowo wyklucza z zakresu KSeF.
Przekroczenie limitu przychodu wymaga rejestracji działalności w CEIDG i ewentualnie do VAT (jeśli obroty > 200 tys. zł rocznie), co od tego momentu może generować obowiązek KSeF – ale tylko dla transakcji B2B. Do 31 grudnia 2026 r. dla małych podmiotów brak obowiązku, więc działalność nierejestrowana pozostaje poza systemem.
Najem prywatny a KSeF – zwolnienie z fakturowania VAT
Najem prywatny (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT) to najem, podnajem, dzierżawa lub podobne umowy dotyczące nieruchomości przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Jest zwolniony z VAT, niezależnie od wartości najmu.
Konsekwencje dla KSeF są następujące:
- brak obowiązku wystawiania faktury VAT – wystarczający jest zwykły dowód zapłaty (przelew, pokwitowanie);
- wyłączenie z KSeF – na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37–41 ustawy o VAT świadczenia zwolnione (w tym najem prywatny) nie są objęte KSeF;
- najemca to firma – zwolnienie z VAT nadal wyłącza KSeF, chyba że wynajmujący wybierze opodatkowanie (art. 43 ust. 10) i zacznie fakturować transakcje B2B po datach wdrożenia KSeF.
Przykład: osoba fizyczna wynajmująca mieszkanie prywatnie lokatorowi-indywidualnemu nie musi rejestrować się do VAT ani wystawiać faktur w KSeF. Jeśli lokator to firma, zwolnienie z VAT nadal blokuje obowiązek, chyba że wynajmujący dobrowolnie wybierze opodatkowanie i wystawi fakturę – wtedy możliwe zastosowanie KSeF, o ile to transakcja B2B i data po 2026 r.
Porównanie zakresu KSeF – działalność rejestrowana vs. nierejestrowana i najem prywatny
Poniżej zestawienie kluczowych różnic między formami aktywności a obowiązkiem KSeF:
| Aspekt | Działalność gospodarcza (CEIDG/KRS) | Działalność nierejestrowana | Najem prywatny |
|---|---|---|---|
| Podlega VAT? | Tak (jeśli obroty > 200 tys. zł) | Nie | Nie (zwolnienie art. 43 ust. 1 pkt 36) |
| Wystawia faktury VAT? | Tak dla B2B, od 2026/2027 w KSeF | Nie – rachunki/paragony | Nie – dowód zapłaty |
| Obowiązek KSeF? | Tak dla B2B po datach wdrożenia | Nie | Nie |
| Wyłączenie z KSeF | Brak dla B2B | Brak siedziby działalności | Zwolnienie VAT |
Praktyczne wskazówki dla księgowych i podatników
Aby bezbłędnie klasyfikować transakcje i przygotować systemy, zwróć uwagę na poniższe kwestie:
- sprawdzanie statusu kontrahenta – w KSeF nie ma obowiązku dla B2C, ale zawsze weryfikuj NIP nabywcy; osoby fizyczne bez działalności są wykluczone;
- dobrowolne korzystanie – możliwe w relacjach B2C przed 2027 r., jednak nie dotyczy procedur OSS/IOSS;
- uprawnienia – podatnik może upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania i odbierania faktur w KSeF;
- integracja systemów – programy księgowe powinny wysyłać pliki XML do KSeF; unikaj ręcznego wprowadzania danych;
- ryzyka dla zagranicznych kontrahentów – brak jednoznacznej definicji „stałego miejsca działalności” bywa problematyczny, ale działalność nierejestrowana i najem prywatny pozostają poza zakresem.
W razie wątpliwości co do klasyfikacji (np. czy najem jest prywatny czy stanowi działalność gospodarczą), kieruj się art. 15 ust. 2 ustawy o VAT (działalność gospodarcza vs. prywatna). System KSeF usprawnia kontrolę VAT, ale nie obejmuje form pozabiznesowych. Monitoruj na bieżąco rozporządzenia wykonawcze do ustawy o KSeF.
