Podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności (fixed establishment, FE) w Polsce nie mają obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Obowiązek dotyczy wyłącznie tych zagranicznych firm, których polskie FE uczestniczy w transakcji. Pełna obligatoryjność KSeF będzie wdrażana etapami od 1 lutego 2026 r., a dla małych firm od 1 kwietnia 2026 r.
Czym jest KSeF i kiedy staje się obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbioru i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur w formacie XML.
Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmie etapami wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce; od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek rozszerzy się na małe firmy. Zakres wyłączeń określa art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, m.in. dla faktur wystawianych przez podatników bez siedziby lub FE w Polsce, jeśli FE nie uczestniczy w transakcji.
Dla podmiotów zagranicznych kluczowe jest rozróżnienie: KSeF dotyczy zasadniczo polskich podatników VAT. Firmy zagraniczne bez polskiego NIP i bez FE nie muszą raportować faktur do systemu, a polscy odbiorcy nie wprowadzają takich faktur do KSeF.
Stałe miejsce prowadzenia działalności (FE) – kluczowe kryterium
Pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (fixed establishment, FE) definiuje art. 11 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Rady UE 282/2011. To miejsce inne niż siedziba podatnika, posiadające wystarczającą stałość oraz strukturę personalną i techniczną, która umożliwia odbiór i wykorzystywanie usług lub dostaw towarów.
Aby uznać miejsce za FE, musi istnieć:
- infrastruktura techniczna – np. biuro, sprzęt;
- personel ludzki – działający samodzielnie i w sposób zorganizowany;
- ciągłość i zorganizowanie – prowadzenia działalności opodatkowanej VAT w Polsce.
Przykładowo, zagraniczny podmiot z polskim oddziałem uczestniczącym w transakcji (np. świadczącym usługi) musi używać KSeF do faktur wystawianych z tego FE. Jeśli FE nie bierze udziału w transakcji, obowiązek odpada.
Przykład – zagraniczna firma z polskim biurem sprzedaje usługi IT: jeśli transakcja odbywa się poprzez to biuro, faktura musi trafić do KSeF; bez FE – brak obowiązku.
Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne dla polskich kontrahentów
Zagraniczne podmioty bez FE w Polsce wystawiają faktury poza KSeF – mogą to być dokumenty papierowe lub elektroniczne (np. PDF). Polski odbiorca nie ma obowiązku ich raportowania do systemu.
Zagraniczny podmiot z polskim NIP może wystawiać e-faktury w KSeF przez upoważnionego pełnomocnika (zgłoszenie na formularzu ZAW-FA do urzędu skarbowego). Samofakturowanie: gdy polski podatnik – za zgodą – wystawia fakturę w imieniu zagranicznego dostawcy, ma obowiązek przesłać ją do KSeF jako podmiot z polskim NIP.
Faktury wystawiane przez polskie podmioty dla zagranicznych kontrahentów
Polscy podatnicy VAT muszą wystawiać faktury w KSeF również na rzecz zagranicznych nabywców, niezależnie od tego, czy kontrahent ma FE w Polsce. Nie istnieje tu wyłączenie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.
Sytuacje wymagające KSeF
Obowiązek obejmuje m.in. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) i eksport – dokument trafia do KSeF, a nabywca otrzymuje wizualizację (np. PDF z kodem QR) – oraz usługi na rzecz podmiotów zagranicznych, nawet gdy miejscem świadczenia jest kraj inny niż Polska.
Przykład z praktyki – polski podatnik świadczy usługi informatyczne dla francuskiej firmy bez FE w Polsce. Od 1 lutego 2026 r. faktura musi być wystawiona w KSeF i udostępniona kontrahentowi w uzgodniony sposób (np. PDF).
Przekazanie faktury: ponieważ zagraniczny nabywca nie ma dostępu do KSeF, stosuje się wizualizację dokumentu, np. PDF z kodem QR identyfikującym e-fakturę.
Wyjątki i zwolnienia z KSeF dla transakcji zagranicznych
Pełna lista wyłączeń z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obejmuje m.in.:
- faktury wystawiane przez podatnika bez siedziby/FE w Polsce (o ile FE nie uczestniczy w transakcji),
- procedury szczególne (dział XII rozdziały 7, 7a, 9 ustawy o VAT),
- faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności.
Nie ma ogólnego wyłączenia dla faktur zagranicznych wystawianych przez polskich podatników. Podmioty zagraniczne bez FE mogą korzystać z KSeF dobrowolnie.
Dla szybkiej orientacji przedstawiamy zestawienie najczęstszych sytuacji:
| Sytuacja | Obowiązek KSeF dla wystawcy | Przykładowa podstawa prawna |
|---|---|---|
| Zagraniczny bez FE → Polska | Nie | Art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT |
| Zagraniczny z FE → Polska | Tak, jeśli FE uczestniczy | Rozporządzenie 282/2011 art. 11 |
| Polska → zagranica | Tak | Brak wyłączenia w art. 106ga ust. 2 |
| Samofakturowanie przez Polskę | Tak | Polski NIP wystawcy |
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Aby sprawnie wdrożyć KSeF w transakcjach z zagranicą, zwróć uwagę na poniższe kwestie:
- sprawdź status kontrahenta – potwierdź FE i NIP; w przypadku pełnomocnictw złóż ZAW-FA do urzędu skarbowego;
- dobrowolne KSeF – podmioty zagraniczne bez FE mogą dobrowolnie korzystać z e-faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywanie – dokumenty w KSeF są przechowywane automatycznie przez 10 lat;
- zmiany od 2026 r. – od lutego pełny obowiązek dla dużych firm, od kwietnia dla małych; transakcje zagraniczne nie zwalniają polskiego wystawcy z KSeF.
W razie wątpliwości skorzystaj z oficjalnych FAQ KSeF Ministerstwa Finansów i monitoruj aktualizacje na ksef.podatki.gov.pl, ponieważ przepisy mogą się zmieniać.
