W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który staje się obowiązkowy od 2026 roku, korekta faktur odbywa się wyłącznie za pomocą faktur korygujących wystawianych w formie ustrukturyzowanej przez sprzedawcę. Noty korygujące znikają całkowicie, a każdy błąd – nawet niewpływający na kwoty – wymaga faktury korygującej w KSeF.
Kiedy należy wystawić fakturę korygującą w KSeF?
Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), fakturę korygującą wystawia się w sytuacjach takich jak:
- zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku – gdy modyfikujesz wartości wpływające na VAT lub podstawę opodatkowania;
- zwrot towarów lub opakowań – gdy nabywca odsyła towar lub opakowania zwrotne;
- zwrot całości lub części zapłaty – np. w wyniku rabatu, odstąpienia czy reklamacji (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT);
- pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury – nawet gdy nie wpływa na kwoty (np. nazwa towaru/usługi, stawka VAT, ilość, dane nabywcy).
Jeśli pierwotna faktura została wystawiona w KSeF, korektę również należy wystawić w KSeF.
Obowiązkowe dane na fakturze korygującej
Faktura korygująca musi być zgodna z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT i zawierać m.in.:
- numer i data wystawienia – unikalny numer korekty oraz datę jej sporządzenia;
- numer identyfikujący w KSeF fakturę pierwotną – wskazanie identyfikatora KSeF dokumentu korygowanego (jeśli faktura pierwotna go posiadała);
- wskazanie korygowanych pozycji i pól – sprecyzowanie, co ulega zmianie (np. nazwa, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT, wartość).
W KSeF faktura korygująca to dedykowany typ dokumentu (np. KOR), w którym wskazuje się numer KSeF oryginalnej faktury i wprowadza poprawki na poziomie pozycji lub podsumowania, zgodnie ze strukturą FA(3).
Koniec z notami korygującymi – zmiany od 1 lutego 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. przepisy uchylają art. 106k ustawy o VAT, co likwiduje możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę. Tylko sprzedawca może korygować fakturę i zawsze robi to poprzez ustrukturyzowaną fakturę w KSeF – niezależnie od rodzaju błędu.
W praktyce oznacza to nowe nawyki: nawet drobne pomyłki, jak błędny NIP nabywcy, koryguje się fakturą korygującą „do zera” z błędnym NIP, a następnie wystawia nową fakturę z poprawnymi danymi.
Sposoby wystawiania faktury korygującej w KSeF
W systemie KSeF korekta przebiega następująco:
- Wybór typu dokumentu – faktura korygująca (KOR);
- Wskazanie faktury pierwotnej – podanie jej numeru identyfikującego w KSeF;
- Wprowadzenie poprawek – zmiana danych w pozycjach (np. ilość, cena, stawka) lub podsumowaniu; system automatycznie oblicza różnice;
- Przesłanie do KSeF – dokument otrzymuje własny numer KSeF i datę nadania.
Przykład: błąd w stawce VAT – wystawiasz fakturę korygującą z poprawną stawką, a system wylicza korektę podatku.
Rozliczanie korekt in minus – nowe zasady
Dla korekt zmniejszających podstawę opodatkowania lub podatek należny (in minus) kluczowa jest data:
- data nadania numeru KSeF korekcie – to co do zasady moment ujęcia korekty w rozliczeniu VAT (bez potwierdzenia odbioru w KSeF);
- potwierdzenie odbioru poza KSeF – jeśli nastąpiło wcześniej, korektę ujmujesz w okresie tego potwierdzenia;
- transakcje B2B (podatnicy z NIP) – rozliczenie według daty przesłania korekty do KSeF.
Korekty in minus rozlicza się w momencie nadania numeru KSeF – to znacząco przyspiesza procedury i upraszcza dokumentację.
Dla ułatwienia porównania zasad rozliczania poszczególnych rodzajów korekt przedstawiamy krótkie zestawienie:
| Rodzaj korekty | Moment rozliczenia VAT (od 1.02.2026) | Wymagane potwierdzenie |
|---|---|---|
| In minus (zmniejszająca) | Data nadania numeru KSeF | Nie zawsze (automat w KSeF) |
| In plus (zwiększająca) | Data transakcji lub uzgodnienia | Standardowe zasady VAT |
| Niezmieniająca kwot | Nie wpływa na rozliczenie | Brak wpływu |
Najczęstsze błędy i jak je korygować w KSeF
- błąd w danych nabywcy (np. NIP) – wystaw korektę „do zera” do dokumentu z błędnymi danymi, a następnie nową fakturę z poprawnymi danymi;
- niewłaściwa stawka VAT lub ilość – skoryguj pozycje, podając prawidłowe wartości i stawki;
- zmiana ceny lub zwrot zapłaty – skoryguj podsumowanie, wykazując różnicę wartości i podatku;
- błędy niezmieniające kwot (np. nazwa, opis) – wystaw pełną fakturę korygującą w KSeF (noty nie mają zastosowania).
Uwaga: KSeF nie pozwala na „proste poprawki” poza systemem – każda zmiana musi być ujęta w ustrukturyzowanej fakturze korygującej.
Praktyczne wskazówki dla księgowych
- przygotuj się na automatyzację – zintegrowuj system księgowy z KSeF, aby generować korekty automatycznie;
- sprawdzaj identyfikatory KSeF – zawsze podawaj numer faktury pierwotnej w korekcie;
- dokumentuj uzgodnienia biznesowe – mimo uproszczeń w KSeF, zachowuj dowody na potrzeby ewentualnej kontroli;
- testuj procesy w środowisku testowym – skorzystaj z materiałów Ministerstwa Finansów (podręczniki i symulacje).
Te zmiany, wprowadzone nowelizacją ustawy o VAT z 5 sierpnia 2025 r., wymagają aktualizacji procedur w firmach. Prawidłowe stosowanie faktur korygujących w KSeF zapewni rzetelność i spójność rozliczeń VAT.
