Od 1 lutego 2026 r. noty korygujące przestaną obowiązywać w obrocie gospodarczym, w tym w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Wszystkie korekty faktur będą musiały być dokonywane wyłącznie w formie faktur korygujących wystawianych przez sprzedawcę w systemie KSeF.
Obowiązkowy KSeF – terminy wejścia w życie i kluczowe zmiany
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy w dwóch etapach, zależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
Podatnicy z obrotami powyżej 200 mln zł wejdą do KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali przedsiębiorcy – od 1 kwietnia 2026 r.
Noty korygujące zostają wycofane, a duplikaty faktur tracą znaczenie dzięki nadawaniu każdej e-fakturze systemowego numeru identyfikującego. Zastępuje je jednolite rozwiązanie: faktury korygujące z oznaczeniem „KOR”, wystawiane wyłącznie przez sprzedawcę.
Dlaczego noty korygujące odchodzą w zapomnienie?
Nota korygująca służyła dotąd nabywcy do poprawy danych formalnych na fakturze (np. literówki, adres, NIP), które nie wpływały na wartości dokumentu. W KSeF takie poprawki muszą przybrać formę ustrukturyzowanej faktury korygującej, powiązanej z dokumentem pierwotnym poprzez jego numer identyfikujący w KSeF.
Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, faktura korygująca musi zawierać m.in.:
- numer i datę wystawienia – podstawowe dane identyfikujące dokument;
- numer identyfikujący w KSeF faktury pierwotnej – gdy dotyczy faktury istniejącej już w KSeF;
- wskazanie zakresu korekty – jakie elementy są poprawiane (np. podstawa opodatkowania, stawka VAT, kwota podatku).
Nabywca nie może już samodzielnie wystawiać noty – błąd zgłasza sprzedawcy, który wystawia korektę w KSeF. Potwierdzenie doręczenia następuje automatycznie w chwili nadania numeru systemowego i decyduje o momencie rozliczenia VAT.
Jak korygować błędy w fakturach z KSeF – procedury krok po kroku
W KSeF każdy błąd – od literówki po pomyłkę w kwotach – wymaga faktury korygującej od sprzedawcy. Oto najczęstsze scenariusze:
1. Błąd w NIP-ie nabywcy (najczęstsza pomyłka)
Krok 1 – sprzedawca wystawia fakturę korygującą „do zera”: zeruje wszystkie pozycje (różnice ujemne) i wystawia korektę na błędny NIP, aby formalnie wycofać transakcję z ewidencji niewłaściwego nabywcy.
Krok 2 – sprzedawca wystawia nową fakturę pierwotną już na poprawny NIP. Powiązanie dokumentów wynika z danych identyfikujących właściwe faktury w KSeF.
2. Korekty in minus (zmniejszające kwoty)
Decyduje data doręczenia w KSeF: sprzedawca obniża podatek należny po doręczeniu korekty nabywcy. Nabywca rozlicza obniżenie zgodnie z przepisami, bez dodatkowego uzgadniania poza systemem.
3. Korekty in plus (zwiększające kwoty)
Sprzedawca wystawia fakturę korygującą z wartościami dodatnimi, a nabywca rozlicza ją po doręczeniu w KSeF.
4. Korekty do faktur sprzed KSeF
Możliwe, przy czym korekta nie zawiera numeru KSeF faktury pierwotnej (bo ten nie istnieje). Wystawia się ją w KSeF z oznaczeniem „KOR” i danymi faktury źródłowej.
5. Faktury zbiorcze i inne wyzwania
Korekty zbiorcze wymagają wskazania wszystkich numerów KSeF faktur pierwotnych objętych dokumentem. Podanie przyczyny korekty nie jest obowiązkowe. Możliwy jest tryb offline (awaryjny) z późniejszym dosłaniem do KSeF.
Wyjątki od wymogu potwierdzenia doręczenia w KSeF dotyczą następujących przypadków:
- eksportu towarów i usług,
- WDT,
- dostaw z miejscem opodatkowania poza terytorium kraju,
- dostaw energii elektrycznej,
- dostaw gazu ziemnego.
Nowe obowiązki dla sprzedawców i nabywców
Poniżej kluczowe konsekwencje dla poszczególnych ról w obrocie:
- Sprzedawcy – zwiększona odpowiedzialność i szybkie reakcje na żądania korekt; korekty muszą być ustrukturyzowane i zawierać numer KSeF faktury pierwotnej;
- Nabywcy – brak możliwości samodzielnej korekty; konieczny kontakt ze sprzedawcą nawet przy błędach formalnych bez wpływu na VAT;
- Księgowi – więcej zadań przy korektach dwuetapowych i integracji systemów; przekazanie korekt do KSeF ogranicza potrzebę gromadzenia odrębnych uzgodnień.
Co z innymi dokumentami – noty obciążeniowe i duplikaty
Noty obciążeniowe (np. za dodatkowe koszty) pozostają poza KSeF – nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Duplikaty faktur staną się zbędne, ponieważ e-faktura ma status potwierdzony numerem KSeF.
Podsumowanie zmian – tabela porównawcza
Poniżej syntetyczne zestawienie najważniejszych różnic przed i po wdrożeniu obowiązkowego KSeF:
| Aspekt | Przed KSeF (do 31 stycznia 2026 r.) | W KSeF (od 1 lutego 2026 r.) |
|---|---|---|
| Noty korygujące | Dozwolone (nabywca poprawia dane formalne) | Zniesione – wyłącznie faktura korygująca od sprzedawcy |
| Faktura korygująca | Wystawiana przez sprzedawcę | Obowiązkowa, w KSeF, z numerem faktury pierwotnej, oznaczenie „KOR” |
| Korekta NIP | Możliwa notą korygującą przez nabywcę | Dwuetapowa: korekta do zera + nowa faktura |
| Moment rozliczenia | Na podstawie uzgodnienia stron | Data doręczenia w KSeF |
| Duplikaty | Wystawiane dla zagubionych/utraconych faktur | Niepotrzebne (status ustalany numerem KSeF) |
Warto już teraz przygotować systemy księgowe, procedury i integracje do obowiązkowego KSeF, aby uniknąć przestojów i błędów rozliczeniowych w 2026 r. Zmiany upraszczają obieg, ale wymagają ściślejszej współpracy między stronami transakcji.
