Jak postępować z fakturami proforma w dobie KSeF? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i księgowych
W erze obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) faktury proforma nie podlegają wystawianiu w systemie — pozostają dokumentami informacyjnymi przygotowywanymi poza KSeF, np. w programach księgowych lub jako PDF.
Od 1 lutego 2026 r. duże przedsiębiorstwa, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy muszą wystawiać faktury VAT jako ustrukturyzowane w KSeF, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Proforma jako dokument bez mocy podatkowej nadal będzie legalna i wystawiana równolegle — poza KSeF.
Czym jest faktura proforma i dlaczego nie jest fakturą w rozumieniu prawa podatkowego?
Faktura proforma to dokument informacyjny używany jako wstęp do sprzedaży, potwierdzenie zamówienia lub oferta handlowa. Nie wywołuje skutków podatkowych, nie jest rejestrowana w księgach rachunkowych ani rejestrze VAT i nie uprawnia do odliczenia podatku naliczonego.
Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „proforma” — nie jest to faktura w rozumieniu art. 106b ustawy o VAT, który nakłada obowiązek wystawiania faktury za wykonaną sprzedaż. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 4 maja 2022 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.67.2022.1.KO) potwierdził, że proforma:
- nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT,
- nie potwierdza wykonania sprzedaży,
- nie ma mocy prawnej ani podatkowej.
W praktyce proforma pełni rolę zapowiedzi przyszłej faktury sprzedażowej, która po realizacji transakcji musi zostać wystawiona w KSeF jako faktura ustrukturyzowana. Ministerstwo Finansów na oficjalnej stronie KSeF jasno stwierdza:
Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się w KSeF.
Elementy, które powinna zawierać faktura proforma
Aby proforma była czytelna i użyteczna w obrocie, warto uwzględnić poniższe dane:
- tytuł „Proforma” – aby jednoznacznie odróżnić dokument od faktury VAT;
- dane sprzedawcy i nabywcy – nazwa, adres, NIP dla identyfikacji stron transakcji;
- data i miejsce wystawienia – dla określenia kontekstu i aktualności oferty;
- opis towarów lub usług – nazwa, ilość i ewentualnie specyfikacja;
- cena jednostkowa netto – punkt wyjścia do dalszych wyliczeń;
- wartość netto – suma wartości pozycji przed podatkiem;
- stawka VAT – informacja o właściwej stawce podatku;
- wartość brutto – łączna kwota do zapłaty dla klienta.
Dane z proformy nie są prawnie wiążące, ale ułatwiają komunikację z klientem i szybkie wystawienie właściwej faktury w KSeF po realizacji transakcji.
KSeF — co to jest i kiedy staje się obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbioru i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Celem jest usprawnienie obiegu dokumentów oraz uszczelnienie systemu VAT.
Harmonogram obowiązkowego KSeF wygląda następująco:
| Etap | Data | Podmioty objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF |
|---|---|---|
| 1 | 1 lutego 2026 r. | Duże przedsiębiorstwa (przekroczyły 200 mln zł obrotów w 2024 r.) |
| 2 | 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy (czynni i zwolnieni z VAT, z wyjątkiem najmniejszych) |
| 3 | 1 stycznia 2027 r. | Najmniejsze działalności (sprzedaż miesięczna do 10 tys. zł brutto) |
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury w KSeF. Faktury B2C (dla konsumentów) pozostają dobrowolne, nawet po wprowadzeniu obowiązku. Wyjątek: faktury z kas fiskalnych są zwolnione do 31 grudnia 2026 r.
Dlaczego faktury proforma nie trafią do KSeF?
KSeF obsługuje wyłącznie faktury, faktury elektroniczne i faktury ustrukturyzowane zdefiniowane w ustawie o VAT — dokumenty potwierdzające sprzedaż z pełną mocą prawną i podatkową. Proforma nie spełnia tych kryteriów, ponieważ:
- nie dokumentuje faktycznej transakcji,
- nie podlega wymogom autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności (art. 106o ustawy o VAT),
- służy celom informacyjnym, a nie rozliczeniowym.
W rezultacie przedsiębiorcy będą prowadzić równoległy obieg dokumentów — faktury VAT w KSeF, a proformy, oferty i zamówienia poza systemem. Przepisy nie zabraniają stosowania proformy po wprowadzeniu KSeF — można ją wystawiać w PDF, e-mailu lub w programach księgowych.
Jak w praktyce postępować z proformami po wejściu KSeF?
- Wystawianie — używaj dotychczasowych narzędzi (programy fakturowe, Excel, PDF). Nie loguj się do KSeF;
- Przekazywanie klientowi — forma dowolna, ustalana z kontrahentem (e-mail, portal klienta);
- Po realizacji transakcji — wystaw niezwłocznie fakturę ustrukturyzowaną w KSeF z numerem identyfikującym nadanym przez system;
- Uwierzytelnianie w KSeF — do wystawiania faktur VAT zarejestruj się poprzez profil zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany;
- Przechowywanie — proformy archiwizuj w firmie (brak obowiązku w KSeF), a faktury VAT przechowuje KSeF przez 10 lat.
Przykład — firma wystawia proformę na 10 tys. zł za maszynę (poza KSeF). Klient wpłaca zaliczkę — wystaw fakturę zaliczkową w KSeF. Po dostawie — wystaw fakturę końcową w KSeF.
Potencjalne ryzyka i zmiany w 2026 r.
Wraz z wdrożeniem KSeF pojawią się kary administracyjne za naruszenia obowiązków fakturowych (od 2026 r.). Proformy nie generują takich ryzyk, bo nie są fakturami. Rozporządzenia i wytyczne techniczne dotyczą wyłącznie faktur VAT — proformy ich nie obejmują.
Małe firmy mają więcej czasu na wdrożenie, ale warto przygotować się wcześniej: przetestuj integrację oprogramowania księgowego z KSeF i uporządkuj obieg dokumentów w firmie.
