Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to nie zwykły PDF, lecz ustrukturyzowany dokument XML zgodny z nową strukturą logiczną FA(3), obowiązującą od 1 lutego 2026 r.
Kod QR jest kluczowym elementem oznaczania faktur, umożliwiającym potwierdzenie ich pochodzenia, integralności treści oraz dostęp do pełnych danych w KSeF. Dzięki niemu możliwa jest szybka weryfikacja w systemie Ministerstwa Finansów, zgodnie z projektem rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF i jak wygląda jej wizualizacja?
Faktura KSeF wystawiana jest wyłącznie w formie elektronicznej jako plik XML zgodny ze schematem struktury logicznej, co zapewnia automatyczną weryfikację danych przez system.
Wizualizacja takiej faktury nie polega na tradycyjnym druku, lecz na generowaniu kodu QR, który łączy się z unikalnym numerem identyfikacyjnym nadanym przez KSeF po przesłaniu dokumentu.
Po wystawieniu faktury w programie księgowym system KSeF sprawdza jej zgodność ze strukturą, nadaje numer KSeF i wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Kod QR umieszczany jest na wizualnej reprezentacji faktury (np. w PDF generowanym z XML), co pozwala odbiorcy zeskanować go smartfonem lub aplikacją podatnika KSeF, aby zweryfikować autentyczność, odczytać dane i pobrać pełny plik z rejestru.
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury w KSeF, w tym korygujące do starszych dokumentów (FA(1) czy FA(2)), muszą spełniać wymogi FA(3). FA(3) wprowadza m.in. nowe pola dla załączników po zgłoszeniu zamiaru w e-Urzędzie Skarbowym. Wizualizacja musi być czytelna, z kodem QR w widocznym miejscu, spełniającym wymagania techniczne określone w rozporządzeniu — w tym użycie algorytmu SHA-256 do hashowania danych z certyfikatu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Art. 106e ustawy o VAT oraz rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur określają zakres obowiązkowych elementów, a projekt rozporządzenia KSeF precyzuje oznaczenie faktur ustrukturyzowanych (art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1). Bez poprawnego kodu QR faktura nie spełnia wymogów uwierzytelniania, co grozi błędami w rozliczeniach VAT.
Co musi zawierać faktura KSeF? Obowiązkowe pola i struktura
Faktura ustrukturyzowana musi obejmować wszystkie elementy z art. 106e ustawy o VAT, uzupełnione o specyfikę KSeF z Podręcznika KSeF 2.0 i rozporządzenia. Proces przygotowania obejmuje dwa etapy: merytoryczny (uzupełnienie pól) i techniczny (generacja XML).
Kluczowe obowiązkowe pola w strukturze FA(3):
- dane sprzedawcy i nabywcy – NIP (obowiązkowy nawet na fakturach uproszczonych od 1 lutego 2026 r.), nazwa, adres, ewentualnie dane unikalne z certyfikatu KSeF typu 1 lub 2 (hash SHA-256, jeśli brak NIP);
- szczegóły transakcji – data wystawienia, data sprzedaży, opis towarów/usług, miara i ilość, cena jednostkowa netto, stawka VAT, kwota VAT, wartość brutto;
- numer KSeF – unikalny identyfikator nadany przez system, widoczny w kodzie QR;
- oznaczenia specjalne – dla faktur z załącznikami zgłoszony wcześniej zamiar, zgodność z wymogami technicznymi (§ 7 ust. 1 projektu rozporządzenia).
Dla faktur VAT RR, korygujących czy uproszczonych dodane są specyficzne pola, np. dane z art. 106nh ust. 1 ustawy. Rozporządzenie określa szczegółowy zakres zgłoszenia zamiaru wysyłki faktur z załącznikami oraz wymagania techniczne dla ich transmisji.
Poniżej zestawienie najważniejszych elementów i podstaw prawnych dla wizualizacji faktury w KSeF:
| Element faktury | Wymaganie prawne | Uwagi dla wizualizacji |
|---|---|---|
| NIP sprzedawcy/nabywcy | Art. 106e ust. 1 pkt 1–3 ustawy o VAT; § 4 ust. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia | Obowiązkowe na uproszczonych od 02.2026 r. |
| Kod QR | Projekt rozporządzenia § 2 pkt 1, § 6 ust. 1 pkt 4 | Weryfikacja integralności z wykorzystaniem SHA-256 |
| Data i numer KSeF | Art. 106ga ust. 1; Podręcznik KSeF 2.0 | Nadawany po weryfikacji XML |
| Załączniki | Art. 106nda ust. 1; § 7 ust. 1–2 | Po zgłoszeniu w e-US |
| Certyfikat KSeF | § 2 pkt 1 rozporządzenia | Typ 1 do uwierzytelniania, typ 2 do trybu offline |
Kod QR – rola, wymagania techniczne i weryfikacja
Kod QR to nie ozdoba, lecz mechanizm oznaczania faktur z art. 106nf ustawy, gwarantujący pochodzenie i integralność. Rozporządzenie szczegółowo opisuje:
- sposób oznaczania – kod zawiera odnośnik do KSeF z hashem danych, umożliwiającym weryfikację bez logowania;
- wymagania techniczne – generowany z certyfikatem kwalifikowanym lub KSeF, oparty na SHA-256; musi być skanowalny w aplikacji podatnika;
- dostęp do faktury – skanowanie QR daje podgląd dla faktur ustrukturyzowanych (w tym VAT RR i korygujących); pełen dostęp do pliku XML wymaga autoryzacji (§ 7 ust. 1–2).
Od 1 sierpnia 2026 r. numer KSeF będzie obowiązkowy przy płatnościach, ale do końca 2026 r. nieobowiązkowy. W trybie offline (certyfikat typu 2) kod QR umożliwia późniejszą synchronizację.
Harmonogram wdrożenia KSeF 2026 i wyjątki
Obowiązek wystawiania w KSeF wchodzi etapami:
- 1 lutego 2026 r. – firmy z obrotem >200 mln zł VAT w 2024 r.; wszyscy muszą odbierać faktury przez KSeF (z wyjątkiem uzgodnień indywidualnych);
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy;
- do 31 grudnia 2026 r. – limit 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie poza KSeF (papier/elektronika); przekroczenie aktywuje obowiązek od kolejnej faktury;
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejsi podatnicy (do 10 tys. zł/miesiąc).
Wyjątki z art. 106s ustawy o VAT: niektóre transakcje zwolnione rozporządzeniem Ministra Finansów (np. bez stałego miejsca działalności w Polsce). Faktury z kas fiskalnych można wystawiać do końca 2026 r.
Praktyczne wskazówki dla księgowych – jak wdrożyć?
Postępuj według poniższych kroków:
- Przygotuj oprogramowanie – musi generować XML FA(3), integrować z KSeF i generować kod QR;
- Uzyskaj certyfikaty – kwalifikowany lub certyfikat KSeF do autoryzacji;
- Zgłoś załączniki – w e-US przed wysyłką;
- Szkolenia – zapoznaj się z Podręcznikiem KSeF 2.0 i rozporządzeniami.
Wdrożenie KSeF usprawni rozliczenia VAT, ograniczy błędy i przyspieszy weryfikację, ale wymaga dostosowania procesów już teraz.
