Usługi cateringowe w Polsce podlegają zróżnicowanym stawkom podatku VAT, uzależnionym od charakteru świadczonych usług oraz rodzaju dostarczanych produktów. W 2025 roku podstawowa stawka VAT dla cateringu wynosi 8%, ale w określonych sytuacjach stosuje się stawki 5% lub 23%. Kluczowe znaczenie ma tutaj klasyfikacja usług według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), forma serwowania posiłków oraz rodzaj produktów, takich jak napoje alkoholowe lub gotowe dania na wynos.
Podstawy prawne opodatkowania usług cateringowych
Klasyfikacja PKWiU a stawki VAT
Usługi cateringowe w Polsce klasyfikowane są głównie pod kodem PKWiU 56.21.19.0, który obejmuje przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych. Zgodnie z art. 41 ust. 12f ustawy o podatku od towarów i usług, usługi te podlegają stawce 8% VAT, pod warunkiem że nie obejmują produktów wyłączonych z preferencyjnego opodatkowania. Wyjątki dotyczą m.in. napojów alkoholowych, kawy, herbaty oraz wód mineralnych, które opodatkowane są stawką 23%.
Rola miejsca konsumpcji
Miejsce spożycia posiłków stanowi kryterium różnicujące stawki VAT. Usługi świadczone na miejscu (np. w ramach serwisu podczas eventów) kwalifikują się do stawki 8%, podczas gdy dostawa posiłków na wynos może podlegać stawce 5%, pod warunkiem że produkty są zapakowane i nie wymagają dodatkowej obsługi. Przykładowo, dostarczanie gotowych dań do firm lub domów klientów, które można odgrzać samodzielnie, podlega niższej stawce.
Stawki VAT w praktyce cateringowej
Standardowa stawka 8%
Stawka 8% stosowana jest do większości usług cateringowych, obejmujących zarówno przygotowanie, jak i dostarczenie żywności wraz z dodatkowymi usługami (np. aranżacja stołów, obsługa kelnerska). Dotyczy to również sytuacji, gdy catering świadczony jest w formie kompleksowej, np. podczas organizacji wesel lub konferencji. Warunkiem jest jednak, aby w ramach usługi nie sprzedawano produktów wykluczonych z preferencji, takich jak napoje alkoholowe.
Wyjątki: stawka 23% dla napojów i wybranych produktów
Napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, mieszanki piwa z napojami bezalkoholowymi (zawartość alkoholu >0,5%), kawa, herbata, wody mineralne oraz napoje gazowane zawsze opodatkowane są stawką 23%. Dotyczy to zarówno sprzedaży bezpośredniej, jak i dostawy w ramach usług cateringowych. Przykładowo, serwowanie wina podczas bankietu podlega wyższej stawce, nawet jeśli reszta usługi objęta jest stawką 8%.
Stawka 5% dla cateringu na wynos
Niższa stawka 5% obowiązuje w przypadku sprzedaży produktów paczkowanych, przeznaczonych do samodzielnego przyrządzenia, takich jak mrożonki lub dania gotowe wymagające jedynie podgrzania. Warunkiem jest jednak, aby produkty te nie zawierały składników wykluczonych (np. alkoholu) i były klasyfikowane jako towary, a nie usługi gastronomiczne.
Case study: rozstrzygnięcia administracyjne i sądowe
Orzecznictwo dotyczące kwalifikacji usług
W wyroku z 22 listopada 2019 r. (sygn. akt I FSK 1259/17) Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że samo dostarczanie posiłków do firm nie stanowi usługi gastronomicznej, co pozwala na stosowanie stawki 5% VAT pod warunkiem spełnienia kryteriów dotyczących opakowania i braku dodatkowych usług. Z kolei w sprawie dotyczącej sprzedaży lodów NSA uznał, że produkt ten podlega stawce 8%, jeżeli serwowany jest w ramach usługi cateringowej.
Kontrowersje wokół odliczania VAT
Według interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z sierpnia 2022 r., wydatki na catering mają charakter osobisty i nie podlegają odliczeniu VAT, nawet jeśli służą celom biznesowym. Stanowisko to budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców, zwłaszcza tych organizujących eventy szkoleniowe lub integracyjne, gdzie catering stanowi element kosztów firmowych.
Wpływ formy prawnej na rozliczenia
Catering dla instytucji publicznych i firm
Usługi świadczone na rzecz podmiotów publicznych, takich jak szkoły lub szpitale, podlegają stawce 8%, pod warunkiem że nie obejmują napojów alkoholowych. W przypadku cateringów dla firm kluczowe jest zachowanie dokumentacji potwierdzającej biznesowy charakter usługi, co minimalizuje ryzyko kwestionowania stawek przez organy podatkowe.
Catering transgraniczny
W przypadku usług świadczonych poza granicami Polski obowiązują zasady wynikające z dyrektyw unijnych. Usługi cateringowe na terenie UE podlegają stawkom VAT obowiązującym w kraju konsumpcji, co wymaga rejestracji podatkowej w ramach systemu OSS (One-Stop Shop).
Podsumowanie i rekomendacje
System stawek VAT w cateringu pozostaje złożony, a jego prawidłowe stosowanie wymaga znajomości zarówno przepisów krajowych, jak i klasyfikacji PKWiU. Rekomendowane działania dla przedsiębiorców obejmują:
- Regularną weryfikację kodów PKWiU dla świadczonych usług.
- Wydzielenie sprzedaży napojów alkoholowych i innych produktów objętych stawką 23% na osobne faktury.
- Konsultacje z ekspertami podatkowymi w przypadku wątpliwości co do kwalifikacji usług.
Zmiany w przepisach, takie jak propozycje przywrócenia preferencyjnych stawek w krajach sąsiednich (np. na Litwie), wskazują na dynamiczny charakter regulacji w sektorze HoReCa, co wymaga stałego monitorowania aktualizacji prawnych.
