KSeF DEMO to środowisko testowe przygotowane przez Ministerstwo Finansów, w którym przedsiębiorcy, księgowi i programiści mogą bezpiecznie sprawdzić działanie Krajowego Systemu e-Faktur.
To przedprodukcyjna instancja wiernie odwzorowująca procesy KSeF bez skutków prawnych. Umożliwia symulację rzeczywistych procesów wystawiania i odbierania faktur, aby przygotować się do pracy w produkcyjnym systemie.
Wszystkie dane wprowadzane do systemu są całkowicie bezpieczne – dokumenty nie trafiają do rzeczywistego KSeF, a wszystkie operacje odbywają się na przykładowych danych. Możesz swobodnie testować procesy bez ryzyka wpływu na rozliczenia podatkowe.
Dostęp do KSeF DEMO – logowanie
Aby rozpocząć pracę w środowisku testowym, wybierz jedną z poniższych metod autoryzacji:
- profil zaufany – najpowszechniejszy sposób logowania dla użytkowników indywidualnych;
- kwalifikowany podpis elektroniczny – preferowany przez firmy wymagające wyższego poziomu bezpieczeństwa;
- token autoryzacyjny – niezbędny w przypadku integracji przez interfejs programistyczny (API).
Po zalogowaniu zyskujesz dostęp do interfejsu, w którym można wystawiać, odbierać i weryfikować faktury testowe.
Podstawowe funkcje do przetestowania
W KSeF DEMO możesz przećwiczyć pełny zestaw procesów, które będą dostępne w produkcyjnym systemie. Najważniejsze z nich to:
- wystawianie e-faktur – utwórz fakturę sprzedaży w formacie XML, a następnie wyślij ją do symulowanego KSeF, aby sprawdzić poprawność i przepływ dokumentu;
- odbieranie faktur – przetestuj pobieranie dokumentów od kontrahentów, w tym różne scenariusze dla faktur kosztowych;
- weryfikacja statusów dokumentów – monitoruj statusy wysłanych faktur (np. przyjęte, odrzucone, w trakcie walidacji) i sprawdzaj komunikaty zwrotne;
- generowanie i weryfikacja kodów QR – przygotuj podgląd faktur z kodami QR, drukuj lub zapisuj je do PDF; sprawdzisz, jak będą prezentowane w produkcyjnym KSeF;
- archiwizacja faktur – sprawdź, jak wygląda proces porządkowania i przechowywania dokumentów w systemie.
Zaawansowane scenariusze testowe
KSeF DEMO umożliwia też eksperymentowanie z bardziej złożonymi przypadkami:
- obsługa jednostek zależnych – testowanie uprawnień i reprezentacji w strukturach wielopodmiotowych;
- identyfikatory złożone – np. konfiguracje używane w samofakturowaniu w Unii Europejskiej;
- pobieranie UPO – uzyskiwanie uniwersalnych poświadczeń odbioru dla pojedynczych i wielu faktur jednocześnie;
- dostęp do faktur offline – weryfikacja dokumentów wystawionych i obsłużonych w trybie offline.
Te scenariusze warto przetestować jak najwcześniej, aby bez problemów przejść do pracy w środowisku produkcyjnym.
Integracja z systemami księgowymi
Jeśli używasz zewnętrznego oprogramowania do fakturowania (np. Fakturownia, WAPRO Mag), wiele rozwiązań oferuje dedykowaną integrację z KSeF DEMO, co pozwala przećwiczyć wysyłkę i odbiór e-faktur bezpośrednio z Twojego systemu.
Podczas integracji warto zwrócić uwagę na:
- tryb wysyłki – zaleca się włączyć ręczną wysyłkę do KSeF, aby mieć pełną kontrolę i uniknąć przypadkowego przesłania danych testowych;
- separację danych – przy testach na „żywej” firmie rozważ założenie oddzielnego, testowego konta w systemie księgowym wyłącznie do pracy z KSeF DEMO;
- konfigurację integratora – sprawdź mapowanie pól, zgodność schem i obsługę błędów zwrotnych po stronie systemu.
Typowe problemy podczas testowania
Przedsiębiorcy i księgowi napotykają zwykle kilka powtarzających się błędów. Warto być na nie przygotowanym:
- błędne formatowanie pliku XML – schemat danych musi być zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów;
- niepoprawne dane kontrahenta – upewnij się, że wszystkie pola identyfikujące partnera biznesowego są prawidłowe;
- brak odpowiednich uprawnień – sprawdź, czy konto ma nadane uprawnienia do wystawiania i wysyłki faktur;
- problemy z integracją API i tokenami – przy integracji programistycznej zweryfikuj konfigurację tokenów autoryzacyjnych i środowiska (demo/produkcyjne).
Praktyczne wskazówki do zapamiętania
Poniższe wskazówki pomogą w sprawnym i bezpiecznym testowaniu:
- bezpieczeństwo danych – KSeF DEMO nie łączy się z rzeczywistym systemem, dlatego możesz swobodnie eksperymentować bez ryzyka wpływu na rozliczenia;
- przygotowanie zespołu – symulator świetnie nadaje się do szkoleń, dzięki czemu zespół pozna schematy komunikacji przed startem produkcyjnym;
- optymalizacja procesów – testy pozwalają wychwycić błędy i usprawnić workflow fakturowania jeszcze przed wdrożeniem;
- dostęp do materiałów pomocniczych – korzystając z dedykowanych narzędzi, sprawdzisz załączniki XML i zgodność danych faktur z wymaganiami MF.
