Samofakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to procedura, w której nabywca towarów lub usług wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy – za jego zgodą i po zatwierdzeniu. Mechanizm wynika z art. 106d ustawy o VAT i nie zmienia się po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF dla pierwszej grupy podatników od 1 lutego 2025 r.
Czym jest samofakturowanie i kiedy je stosować?
Samofakturowanie (ang. self-billing) odwraca standardową rolę stron – to nie sprzedawca, lecz nabywca przygotowuje i wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż towarów, usług lub zaliczki. Jest to wyjątek od zasady z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą obowiązek wystawiania faktury spoczywa na sprzedawcy.
Procedura najlepiej sprawdza się w relacjach długoterminowych z dużą liczbą transakcji, np. przy powtarzalnych dostawach. Upraszcza rozliczenia i odciąża dostawcę z formalności – szczególnie przy umowach z podwykonawcami lub w grupach kapitałowych.
Najważniejsze wymagania dla stron samofakturowania:
- umowa pisemna – strony zawierają ją przed transakcjami i określają w niej procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę;
- indywidualne zatwierdzanie – sprzedawca akceptuje każdą fakturę; brak takiej procedury unieważnia mechanizm (interpretacja Dyrektora KIS 0114-KDIP1-3.4012.179.2022.1.KP z 15.07.2022 r.);
- oznaczenie „samofakturowanie” – obowiązkowy dopisek na fakturze zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT.
Umowa nie musi precyzować formy zatwierdzania (np. e-mail, portal), ale musi być jasna, udokumentowana i stosowana w praktyce.
Samofakturowanie w KSeF – stare zasady w nowym systemie
Po wejściu obowiązkowego KSeF (faza II od 1 lutego 2025 r.) faktury samofakturowane wystawia się w KSeF jako faktury ustrukturyzowane (XML). Art. 106d ustawy o VAT pozostaje bez zmian, a KSeF dodaje automatyzację, weryfikowalny ślad akceptacji i szybszy dostęp do dokumentów.
Kluczowe różnice zależą od statusu stron:
- Obie strony z polskim NIP – faktura wystawiana w KSeF, automatycznie dostępna dla sprzedawcy;
- Sprzedawca z polskim NIP, nabywca zagraniczny (VAT UE) – faktura w KSeF, bo decyduje status sprzedawcy;
- Sprzedawca bez polskiego NIP, nabywca polski – faktura poza KSeF.
Nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, ale dokumentuje transakcję sprzedawcy. Po akceptacji dokument staje się pełnoprawną fakturą VAT.
Krok po kroku – jak przeprowadzić procedurę samofakturowania w KSeF?
- Zawrzyj umowę – zdefiniuj zakres transakcji (towary/usługi/zaliczki), procedurę zatwierdzania i zasady komunikacji; umowa musi być zawarta przed transakcją.
- Nadaj uprawnienia w KSeF – wykonaj poniższe czynności:
- sprzedawca (podatnik) poprzez osobę fizyczną z prawem nadawania uprawnień wskazuje nabywcę jako uprawnionego do samofakturowania,
- nabywca nadaje uprawnienia swoim pracownikom (osoba fizyczna z NIP/PESEL) do wystawiania faktur – to automatycznie umożliwia samofakturowanie,
- uprawnienia przypisuje się do konkretnej osoby fizycznej, nie do firmy.
- Wystaw fakturę w KSeF – postępuj zgodnie z poniższymi punktami:
- nabywca loguje się do KSeF, wybiera procedurę samofakturowania i wystawia fakturę XML w imieniu sprzedawcy,
- faktura trafia do sprzedawcy automatycznie – nie trzeba przekazywać numeru KSeF,
- dodaj dopisek „samofakturowanie”.
- Zatwierdź fakturę – sprzedawca weryfikuje i akceptuje dokument w KSeF zgodnie z procedurą umowną.
- Import i księgowanie – wykonaj czynności techniczne i księgowe:
- sprzedawca importuje plik XML z KSeF do swojego systemu księgowego przez API KSeF,
- sprzedawca księguje sprzedaż i wykazuje fakturę w JPK_V7,
- nabywca księguje fakturę po stronie zakupów.
Poniżej zestawiamy etapy procedury w formie tabeli:
| Etap | Odpowiedzialny | Działanie w KSeF | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Umowa i uprawnienia | Obie strony | Nadanie uprawnień sprzedawcy nabywcy | Art. 106d ust. 1 ustawy o VAT |
| Wystawienie | Nabywca | Faktura XML z dopiskiem „samofakturowanie” | Art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT |
| Zatwierdzenie | Sprzedawca | Akceptacja dokumentu w KSeF | Umowa + interpretacja KIS |
| Księgowanie | Sprzedawca | Import XML, ujęcie w ewidencji i w JPK_V7 | Podręcznik KSeF 2.0 |
Uprawnienia i role w KSeF – szczegóły techniczne
Osoba fizyczna uprawniona przez sprzedawcę może nadawać uprawnienia nabywcy do samofakturowania oraz zarządzać zakresem uprawnień.
Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę z uprawnieniem do wystawiania faktur automatycznie może wystawiać samofaktury w imieniu sprzedawcy (po nadaniu uprawnień przez sprzedawcę).
Fakturowanie na zlecenie (z udziałem podmiotu trzeciego) działa analogicznie – nabywca może upoważnić osobę/firmę do wystawiania faktur w KSeF.
Obowiązki podatkowe i ryzyka błędów
Najważniejsze konsekwencje podatkowe:
- VAT – sprzedawca rozlicza VAT należny, nabywca VAT naliczony – jak przy standardowej fakturze;
- JPK_V7 – faktura z KSeF jest ujmowana w ewidencji i raportowana zgodnie z obowiązującymi zasadami;
- braki formalne – brak umowy lub zatwierdzenia = faktura nieważna; KSeF zapewnia weryfikowalny ślad akceptacji.
Najczęstsze ryzyka operacyjne:
- nieprawidłowe uprawnienia w KSeF blokują wystawienie faktury,
- w transakcjach z podmiotami zagranicznymi sprawdź, czy obowiązuje KSeF (decyduje status NIP sprzedawcy),
- integracja systemów wymaga stabilnego połączenia przez API KSeF i poprawnego importu XML.
