Sankcje pieniężne za naruszenia związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) zaczną obowiązywać w pełni od 1 stycznia 2027 r. W okresie przejściowym do końca 2026 r. nie będą nakładane kary administracyjne z ustawy o VAT, ale odpowiedzialność karnoskarbowa za nieprawidłowe udokumentowanie transakcji nadal istnieje.
To oznacza, że już teraz warto przygotować procesy fakturowania i płatności tak, aby od 2027 r. uniknąć dotkliwych sankcji.
Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF – podstawa nowych obowiązków
KSeF staje się obowiązkowy etapami, zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniami Ministerstwa Finansów. Największe przedsiębiorstwa (sprzedaż z VAT w 2024 r. powyżej 200 mln zł) muszą wystawiać e-faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT, z wyjątkiem najmniejszych firm o miesięcznej sprzedaży poniżej 10 tys. zł brutto – one dołączą od 1 stycznia 2027 r.
Dla czytelności poniżej zebraliśmy kluczowe daty i zakresy obowiązków:
| Kto | Kryterium | Od kiedy | Zakres |
|---|---|---|---|
| Najwięksi podatnicy VAT | sprzedaż z VAT w 2024 r. > 200 mln zł | 1 lutego 2026 r. | obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF |
| Pozostali podatnicy VAT | bez progu | 1 kwietnia 2026 r. | obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF |
| Najmniejsze firmy | miesięczna sprzedaż < 10 tys. zł brutto | 1 stycznia 2027 r. | dołączenie do obowiązkowego KSeF |
Do końca 2026 r. obowiązuje „okres ochronny” – brak kar administracyjnych za błędy KSeF, ale pełna odpowiedzialność za zgodność z przepisami VAT pozostaje.
Rodzaje sankcji – od kiedy i za co?
Sankcje dzielą się na kary pieniężne administracyjne (ustawa o VAT) oraz odpowiedzialność karnoskarbową (Kodeks karny skarbowy). Kary administracyjne zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
Kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT – wysokie stawki od 2027 r.
Kary nakłada naczelnik urzędu skarbowego w formie decyzji. Ich wysokość to do 100% kwoty podatku VAT na fakturze lub do 18,7% kwoty należności brutto, jeśli VAT nie jest wykazany. Przykłady naruszeń i kar:
| Nr | Rodzaj naruszenia | Wysokość kary | Od kiedy | Uwagi |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Niewystawienie e-faktury w KSeF mimo obowiązku | do 100% VAT / do 18,7% brutto | 1 stycznia 2027 r. | możliwe złagodzenie kary przy samodzielnej korekcie |
| 2 | Nieterminowe wystawienie faktury w KSeF | do 100% VAT / do 18,7% brutto | 1 stycznia 2027 r. | wyjątek przy awarii systemu |
| 3 | Nieterminowe przesłanie faktury offline (poza 24 h lub 7 dni przy awarii) | do 100% VAT / do 18,7% brutto | 1 stycznia 2027 r. | dotyczy trybu offline |
| 4 | Brak numeru KSeF w tytule przelewu | do 1000 zł kary porządkowej | 1 stycznia 2027 r. | obowiązek dla faktur z KSeF, także przy MPP |
Kary administracyjne są nakładane decyzją i płatne w 14 dni od doręczenia – bez automatycznego wszczynania postępowania karnoskarbowego.
Odpowiedzialność karnoskarbowa – już w okresie przejściowym
W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. kary pieniężne z ustawy o VAT są zawieszone, ale odpowiedzialność z KKS obowiązuje od razu. Błędy w fakturowaniu poza KSeF, w tym brak e-faktury, mogą skutkować grzywną, np. do 5000 zł za utrudnianie kontroli podatkowej.
Okres ochronny nie obejmuje naruszeń karnoskarbowych – nieprawidłowe udokumentowanie transakcji nadal grozi sankcjami KKS.
Okres ochronny do 31 grudnia 2026 r. – szansa na wdrożenie bez kar
Okres ochronny obejmuje cały 2026 r. i chroni przed karami z art. 106ni ustawy o VAT za błędy techniczne, opóźnienia czy problemy z integracją. Brak kar administracyjnych nie oznacza braku odpowiedzialności – naruszenia przepisów VAT mogą skutkować kontrolą i sankcjami KKS.
Od 1 stycznia 2027 r. kończy się ochrona: KSeF staje się systemem obowiązkowym bez taryfy ulgowej. Ministerstwo Finansów podkreśla, że brak kar w 2026 r. nie zwalnia z przestrzegania przepisów – to czas na adaptację.
Praktyczne wskazówki dla księgowych i przedsiębiorców
Aby sprawnie wdrożyć KSeF i zminimalizować ryzyko sankcji, zastosuj poniższe działania:
- przygotuj się etapami – duże firmy testują KSeF od lutego 2026 r., pozostali od kwietnia; rozpocznij integrację systemów już teraz;
- tryb offline – faktury offline przesyłaj w 24 h (lub 7 dni przy awarii) – po 2027 r. przekroczenie terminów będzie podstawą do kar;
- numery KSeF w przelewach – od 2027 r. obowiązkowe umieszczanie numeru KSeF w tytule przelewu, aby uniknąć kary do 1000 zł;
- korekty – samodzielne, niezwłoczne poprawki i zgłoszenie błędów zwykle łagodzą kary administracyjne;
- kontrola – zapewnij pełny dostęp organom do KSeF; utrudnianie może skutkować natychmiastową grzywną KKS.
Wdrożenie KSeF to rewolucja w obiegu faktur – od 2027 r. błędy będą kosztowne, dlatego już dziś zaplanuj procesy, szkolenia i testy integracyjne.
