Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie etapami: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
To oznacza rewolucję w wystawianiu i odbiorze faktur VAT: dokumenty muszą być ustrukturyzowane w formacie FA(3) i przekazywane wyłącznie przez KSeF. W umowach z kontrahentami warto dodać zapisy regulujące sposób komunikacji faktur, korekt i obsługę wyjątków, aby uniknąć sporów i zapewnić płynność rozliczeń. Poniżej omawiamy najważniejsze klauzule, odwołując się do art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT oraz innych przepisów.
Obowiązek uzgodnienia sposobu udostępniania faktur z KSeF – art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT
Najważniejszym zapisem, który każdy dostawca faktur powinien dodać do umów do 1 lutego 2026 r., jest uzgodnienie sposobu udostępniania faktur wystawianych w KSeF kontrahentom, którzy nie korzystają z systemu. Przepis nakłada na wystawcę obowiązek pisemnego uzgodnienia z nabywcą formy dostarczenia dokumentu poza KSeF (np. PDF, papier, e-mail z eksportem).
Dlaczego to pilne? Dotyczy to szczególnie kontrahentów nieodliczających VAT, dla których faktura uruchamia termin płatności. Bez uzgodnienia dostawca nie może uznać faktury za doręczoną, co blokuje bieg terminu zapłaty.
Aby wdrożyć wymóg w praktyce, możesz wykorzystać następujący wzór klauzuli:
§ X. Udostępnianie faktur w KSeF
1. Strony uzgadniają, że faktury VAT wystawiane przez Sprzedawcę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od dnia 1 lutego 2026 r. będą udostępniane Nabywcy w formie [PDF wygenerowanego z KSeF / e-mail z linkiem do pobrania / papierowej kopii pocztą / innej formie wskazanej poniżej: ______________].
2. Udostępnienie nastąpi w terminie [np. 3 dni roboczych] od nadania numeru KSeF. Termin płatności faktury biegnie od dnia doręczenia ww. dokumentu.
3. Nabywca zobowiązuje się do wskazania w KSeF (jeśli posiada dostęp) adresu e-mail do powiadomień o nowych fakturach lub udzielenia pełnomocnictwa do odbioru dokumentów.
4. W przypadku braku dostępu Nabywcy do KSeF Sprzedawca dostarczy fakturę w uzgodnionej formie, traktując ją jako równoważną fakturze ustrukturyzowanej dla celów rozliczeń cywilnoprawnych (zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT).
Ten zapis musi być świadomym oświadczeniem woli obu stron, aby wywoływać skutki zobowiązaniowe. W przeciwnym razie nabywca może odmówić uznania dokumentu za dowód księgowy.
Procedura korekt i not korygujących w KSeF
W KSeF nie można anulować ani wycofać faktury z nadanym numerem. Błędy poprawia się wyłącznie fakturą korygującą (oznaczenie „KOR”) powiązaną z fakturą pierwotną; kwoty wykazuje się jako różnice, a przyczyna korekty nie jest obowiązkowym polem. Noty korygujące od kontrahenta nie będą możliwe, co przenosi pełną odpowiedzialność za korekty na wystawcę.
Poniżej propozycja, jak uregulować proces korekt w umowie:
§ Y. Korekty faktur
1. Wszelkie błędy w fakturach koryguje wyłącznie Sprzedawca za pomocą faktury korygującej w KSeF (oznaczenie KOR), zgodnie z zasadami systemu.
2. Nabywca rezygnuje z prawa do wystawiania not korygujących; wszelkie rozbieżności zgłasza pisemnie w terminie [np. 7 dni] od otrzymania faktury, po czym Sprzedawca wystawi korektę w KSeF i udostępni ją w uzgodnionej formie (§ X.1).
3. Korekty offline są dopuszczalne tylko w przypadku awarii systemu KSeF, z obowiązkiem przesłania ich do KSeF w ciągu [np. 3 dni].
4. Kwoty korygujące są rozliczane jako różnice względem faktury pierwotnej, bez wpływu na terminy płatności pierwotnej faktury.
Taka klauzula ogranicza ryzyko sporów, gdy nabywca zakłada możliwość wystawienia noty korygującej.
Obsługa kontrahentów zagranicznych i wyjątków od KSeF
KSeF nie obsługuje kontrahentów bez polskiego NIP (np. zagranicznych); w takich przypadkach należy stosować dotychczasowe formy fakturowania. Podobnie faktury z kas fiskalnych są wyłączone do końca 2026 r.
W umowie możesz dodać precyzyjny zapis obejmujący wyjątki:
§ Z. Wyjątki od KSeF
1. Dla transakcji z kontrahentami bez polskiego NIP (w tym zagranicznymi) lub faktur z kas fiskalnych (do 31.12.2026 r.) Sprzedawca wystawi faktury w dotychczasowej formie [papierowej / elektronicznej, bez KSeF].
2. Strony potwierdzają, że ww. faktury wywołują identyczne skutki rozliczeniowe jak faktury z KSeF.
3. Lista transakcji wyłączonych z KSeF: [wykaz, np. eksport usług, bilety lotnicze].
Załączniki do faktur i zgłoszenie do US
Faktury z załącznikami (poza dopuszczalnymi: umowami, cennikami) wymagają zgłoszenia do e-Urzędu Skarbowego przed wystawieniem (od 1.01.2026 r.), zgodnie z art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT. Załączniki nie mogą zawierać danych marketingowych ani pomijać pól schemy FA(3).
Aby zabezpieczyć obie strony, rozważ następujący zapis:
§ AA. Załączniki do faktur
1. Faktury mogą zawierać załączniki wyłącznie w zakresie art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT (np. umowa, cennik); Sprzedawca zgłasza je do US przed wystawieniem.
2. Nabywca akceptuje załączniki tylko w formacie zgodnym z KSeF (bez danych wrażliwych w załączniku).
3. W razie niezgodności Strony rozstrzygają spór na podstawie faktury bez załącznika.
Uprawnienia, integracje i procedury awaryjne
Warto precyzyjnie uregulować uprawnienia w KSeF (kto pobiera faktury, kto wystawia), zasady integracji systemów oraz procedury na wypadek awarii. W przypadku biur rachunkowych określ zakres dostępu pełnomocników.
Pomocny będzie poniższy wzór klauzuli:
§ BB. Uprawnienia i awarie KSeF
1. Nabywca udziela Sprzedawcy / pełnomocnikowi [nazwa] następujących uprawnień w KSeF: [pobieranie faktur zakupowych / pełny dostęp / administrator techniczny].
2. W przypadku awarii KSeF Strony stosują procedurę offline: faktury wysyłane e‑mailem z hashem KSeF, z obowiązkiem walidacji po restarcie systemu.
3. Koszty integracji systemów z KSeF ponosi [Strona / proporcjonalnie].
Korzyści i ryzyka braku zapisów
Dodanie powyższych klauzul minimalizuje kluczowe ryzyka po wejściu KSeF. W szczególności:
- minimalizacja ryzyka blokady płatności,
- ograniczenie sporów o terminy i doręczenia,
- zmniejszenie ryzyka sankcji za błędy w KSeF (np. brak uzgodnienia formy udostępnienia),
- uniknięcie kosztownych, ad hoc negocjacji z licznymi kontrahentami.
