Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, wprowadzana etapami od 1 lutego 2026 r. Koszty wdrożenia wahają się od 0 zł dla małych firm po kilkadziesiąt tysięcy złotych dla dużych przedsiębiorstw – zależą od skali, używanego oprogramowania i potrzeb dodatkowych usług.
Te wydatki mogą być zaliczone jako koszt podatkowy, zgodnie z przepisami o usuwaniu barier administracyjnych w obrocie z przedsiębiorcami.
Artykuł omawia kluczowe elementy kosztów, odnosząc się do cenników popularnych systemów księgowych oraz terminów obowiązkowego wdrożenia wynikających z nowelizacji ustawy o VAT (Dz.U. z 2024 r. poz. 78) i rozporządzeń Ministra Finansów.
Terminy wdrożenia KSeF – kto i kiedy musi się przygotować?
Wdrożenie KSeF jest obowiązkowe etapami, co wpływa na pilność ponoszenia kosztów:
- od 1 lutego 2026 r. – podmioty duże, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł (czynni podatnicy VAT);
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy;
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsi podatnicy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie – możliwe odroczenie.
Wybrane transakcje w 2026 r. są czasowo zwolnione z obowiązku fakturowania w KSeF, co obniża koszty m.in. w rolnictwie i handlu detalicznym. Dla rolników wystawiających faktury RR koszty zależą od skali – od bezpłatnych opcji po droższe integracje.
Wydatki na wdrożenie (oprogramowanie, certyfikaty, szkolenia) kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku z działalnością gospodarczą.
Koszt certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego do KSeF
Dostęp do KSeF wymaga certyfikatu kwalifikowanego albo profilu zaufanego (ePUAP/PeP/PEO). Koszt jest niski i jednorazowy lub odnawialny co 1–3 lata:
- profil zaufany (PZ) – darmowy przez ePUAP lub bankowość elektroniczną; alternatywa PeP/PEO kosztuje od 0 do kilkudziesięciu zł rocznie;
- certyfikat kwalifikowany – od 100–300 zł za wydanie (np. Certum, EuroCert), ważny 1–2 lata; dla większej liczby użytkowników dostępne pakiety od 200 zł rocznie.
Dla małych firm zwykle wystarczy darmowy PZ, co czyni ten element praktycznie bezkosztowym. Duże organizacje mogą potrzebować serwera do obsługi certyfikatów – to dodatkowe kilkaset zł na konfigurację IT.
Koszty oprogramowania i integracji z KSeF
Główny wydatek to oprogramowanie księgowe z modułem KSeF. Integracja bywa w cenie aktualizacji lub abonamentu i zależy od modelu (chmura/on‑premise), liczby faktur i zakresu operacji. Oto porównanie na podstawie cenników dostawców:
| System/program | Koszt obsługi KSeF (przykłady) | Model płatności | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Comarch ERP Optima | od 15 zł/mies. (20 dok./mies.) do 630 zł/rok (1500 dok./rok); powyżej 60 tys. dok./rok – 7560 zł/rok (on‑premise) lub 600 zł/mies. (chmura) | roczna licencja + pakiety kredytów (0,07–0,79 zł/dok.) | wymaga aktualizacji; cena maleje wraz z wolumenem |
| Symfonia | od 38 zł/100 e‑faktur do 10 900 zł/100 tys. operacji; API od 2340 zł/rok | jednorazowa licencja + pakiety operacji | ceny „od”, zależne od skali |
| Insert (Subiekt, WF‑Mag, Optima) | od 0 zł (aktualizacja) do kilkuset zł/rok za moduł; pakiety InsPunktów: 300 zł/1000 pkt, 1100 zł/10 tys. pkt | abonament lub bezkosztowa aktywacja | dla małych firm często praktyczne 0 zł |
| enova365 | 0 zł (w cenie licencji; indywidualne wyceny) | indywidualna wycena | bez dopłat za KSeF |
| wFirma/Fakt | od 4,99 zł/mies. (bez limitu, w tym KSeF) lub 19–54 zł/mies.; test 30 dni gratis | abonament miesięczny | bezpłatna obsługa KSeF |
| Inne ERP (duże firmy) | kilkaset do kilku tys. zł (integracja z magazynem/serwerem) | dedykowana konfiguracja | kopie zapasowe, monitoring |
Dla małej firmy/jednoosobowej działalności aktualizacja popularnych programów (np. Subiekt/WF‑Mag) kosztuje zwykle 0–kilkaset zł rocznie. Średnia firma (kilka osób, tysiące faktur) zapłaci najczęściej kilkaset do kilku tys. zł jednorazowo + abonament. Duże firmy poniosą koszt nawet kilkudziesięciu tysięcy zł na ERP i infrastrukturę.
Cena jednostkowa dokumentu spada wraz z wolumenem: od 0,79 zł (małe pakiety) do 0,07 zł (powyżej 60 tys./rok). Przykład: pakiet 5000 dok./mies. w Comarch – około 350 zł netto/mies..
Koszty szkoleń i wdrożenia
Wdrożenie to również szkolenia dla zespołu oraz wsparcie IT:
- szkolenia – od 0 zł (webinary MF lub dostawców, np. Insert) do 500–2000 zł/os. za kursy dedykowane; dla zespołów w średnich firmach łączny koszt to zwykle kilka tys. zł;
- wsparcie wdrożeniowe – partner IT: od kilkuset zł (aktualizacja + konfiguracja) do kilku tys. zł dla ERP (integracja z magazynem/HR); duże firmy mogą wymagać serwera i monitoringu;
- konfiguracja API KSeF – zalecana przy większej skali; w Symfonii dostęp do API od 2340 zł/rok.
Małe firmy często wdrażają KSeF samodzielnie dzięki aktualizacjom – całkowity koszt bywa poniżej 500 zł. Dodatkowe korzyści to mniej błędów i szybsza wymiana dokumentów.
Podsumowanie kosztów w zależności od skali firmy
Orientacyjne widełki kosztów wyglądają następująco:
- mała/jednoosobowa (do 1000 faktur/rok) – 0–500 zł/rok (certyfikat + abonament);
- średnia (kilka tys. faktur) – 1000–5000 zł jednorazowo + 200–1000 zł/rok;
- duża (powyżej 10 tys. faktur) – 5–20 tys. zł + abonament nawet do 10 tys. zł/rok.
Firmy korzystające już z systemów takich jak Insert czy enova365 często minimalizują koszt modułu KSeF do 0 zł. Warto testować okresy próbne (np. 30 dni w wFirma) i dobrać pakiety do liczby dokumentów. Wczesne przygotowanie (luty/kwiecień 2026) pozwala uniknąć kar za niezgodność z ustawą o VAT.
