Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma działająca od stycznia 2022 roku, umożliwiająca wystawianie i pobieranie faktur elektronicznych w formie ustrukturyzowanej.
Jej celem jest uszczelnienie systemu podatkowego, automatyzacja obiegu dokumentów oraz szybsze rozliczenia. Od kwietnia 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości firm.
Dla biur rachunkowych oznacza to znaczące zmiany w obsłudze klientów i rozszerzenie zakresu usług. Biura, które przygotują procesy, narzędzia i zespół, będą w stanie przejąć rolę przewodnika po KSeF i zapewnić klientom pełną zgodność.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Poniżej przedstawiamy etapy wprowadzania obowiązku korzystania z KSeF:
| Data | Kogo dotyczy | Kryterium/uwagi |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Podmioty duże | obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
| 1 kwietnia 2026 | Wszystkie pozostałe podmioty | wejście obowiązku powszechnego |
| 1 stycznia 2027 | Podmioty o niskiej sprzedaży | sprzedaż nieprzekraczająca 10 tys. zł brutto miesięcznie |
Znajomość harmonogramu to pierwszy krok do właściwego doradzania klientom i planowania wdrożenia.
Kluczowe obowiązki biura rachunkowego
1. Pełne zrozumienie przepisów i regulacji KSeF
Podstawowym obowiązkiem biura jest dogłębna znajomość zasad KSeF oraz bieżące śledzenie zmian.
Pracownicy muszą regularnie aktualizować wiedzę, aby zapewnić klientom zgodność z przepisami i sprawną komunikację z kontrahentami.
2. Wdrażanie i konfiguracja procedur KSeF
Biuro odpowiada za przygotowanie i utrzymanie procedur, które gwarantują poprawność i kompletność obiegu e-faktur. Procedury powinny zapewniać, że:
- faktury są generowane w prawidłowym formacie elektronicznym,
- dokumenty zawierają wszystkie dane wymagane przez system,
- faktury są przesyłane odpowiednimi kanałami w ramach KSeF.
Konieczne jest także opracowanie zasad weryfikacji danych oraz wyposażenie zespołu w narzędzia do testowania zgodności z formatem faktur ustrukturyzowanych.
3. Zapewnienie dostępu do systemów informatycznych
Biuro musi zapewnić narzędzia do automatycznego wystawiania, wysyłania i odbioru e-faktur oraz ich integrację z KSeF.
Jeżeli biuro dostarcza program do fakturowania, powinien on posiadać stabilną integrację z KSeF. Często oznacza to pełne powierzenie biuru procesu fakturowania: od wystawienia, przez wysyłkę, po monitorowanie statusów dokumentów.
4. Zarządzanie uprawnieniami w KSeF
Po otrzymaniu upoważnień od klienta biuro zarządza dostępami, rolami i zakresem działań w KSeF. Zgodnie z regulacjami biuro może uzyskać uprawnienia do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF,
- pobierania faktur kosztowych z KSeF.
Jeśli biuro posiada uprawnienia do zarządzania dostępami, może nadawać je pracownikom bezpośrednio z poziomu systemu, delegując czynności takie jak pobieranie faktur czy ich wystawianie.
5. Zarządzanie e-fakturami
Skuteczne i bezbłędne zarządzanie dokumentami to podstawa: od wystawiania po archiwizację i kontrolę statusów. Proces powinien obejmować:
- wystawianie e-faktur,
- przyjmowanie faktur,
- przechowywanie dokumentów,
- pobieranie e-faktur z KSeF.
Wszystkie czynności muszą być realizowane zgodnie z wytycznymi KSeF i wymogami prawa.
6. Doradztwo i wsparcie dla klientów
Biuro pełni rolę doradczą – edukuje klientów, tłumaczy zasady i minimalizuje ryzyko błędów. Pracownicy powinni:
- udzielać wskazówek dotyczących spełniania wymagań systemu,
- wyjaśniać korzyści z e-faktur (automatyzacja, spójność danych, krótsze procesy),
- odpowiadać na pytania dotyczące konfiguracji i wdrożenia.
Należy jasno komunikować sposób wystawiania i przesyłania dokumentów oraz konsekwencje nieprzestrzegania zasad.
7. Przygotowanie procedur obiegu dokumentów
Warto zaktualizować obieg dokumentów i zasady współpracy, aby usprawnić pracę po stronie klienta i biura. W ramach ustaleń należy:
- ustalić proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w imieniu klienta,
- przygotować pełnomocnictwa w systemie e-Urząd Skarbowy,
- uzgodnić zasady przekazywania danych niezbędnych do wystawienia dokumentów.
Gdy kontrahenci dostarczają faktury z opóźnieniem, rozsądnym rozwiązaniem jest nadanie pracownikom biura dostępu do KSeF, by móc pobierać dokumenty bezpośrednio.
8. Monitorowanie i raportowanie
Biuro staje się kluczowym podmiotem w relacji z urzędem skarbowym – każda wysłana faktura jest natychmiast raportowana.
To oznacza, że ewentualne pomyłki są od razu widoczne dla administracji podatkowej. Niezbędne jest więc stałe monitorowanie statusów i szybkie reagowanie na błędy techniczne lub merytoryczne.
Rola biura rachunkowego a odpowiedzialność
KSeF wyraźnie rozdziela role podatnika i biura rachunkowego. To podatnik (klient) ponosi formalną odpowiedzialność za wystawienie faktury w systemie, jednak biuro odpowiada za zapewnienie odpowiednich narzędzi, procesów oraz wiedzy, aby klient mógł ten obowiązek wykonać prawidłowo.
Jeżeli biuro przejmuje pełny proces fakturowania, jego odpowiedzialność obejmuje także techniczną zgodność z formatem faktury ustrukturyzowanej oraz bieżącą kontrolę poprawności danych.
Przygotowanie zespołu i klientów
Skuteczne wdrożenie zaczyna się od ludzi – przeszkolony zespół i świadomi klienci to mniejsze ryzyko błędów. Pracownicy biura powinni:
- rozumieć nowe procedury,
- umieć konfigurować uprawnienia,
- znać wymagane formaty i schemy danych,
- być gotowi na szybkie reagowanie na problemy.
Klienci muszą znać nowe zasady obiegu dokumentów, terminy oraz konsekwencje braku zgodności. Dobre materiały szkoleniowe i jasne instrukcje ograniczają chaos w pierwszych miesiącach działania obowiązkowego KSeF.
