Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
System jest wprowadzany stopniowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych firm.
Ministerstwo Finansów (MF) udostępniło bezpłatne podręczniki KSeF 2.0 oraz broszury na oficjalnej stronie ksef.podatki.gov.pl, co jest kluczowe dla księgowych i przedsiębiorców przygotowujących się do zmian wynikających z ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1625, z późn. zm.).
Główna strona źródłowa – portal KSeF na podatki.gov.pl
Wszystkie oficjalne materiały MF znajdziesz na dedykowanym portalu Krajowego Systemu e-Faktur pod adresem ksef.podatki.gov.pl.
Sekcja „Pliki do pobrania KSeF 2.0” zawiera podręczniki, broszury, dokumenty XML i materiały szkoleniowe w formacie PDF – całkowicie za darmo. To jedyne wiarygodne źródło, gwarantujące zgodność z aktualnymi przepisami, w tym z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych wymagań dla e-faktur (projekt z 2025 r., dostosowany do KSeF 2.0).
Dla starszej wersji KSeF 1.0 dostępne są podobne zasoby w sekcjach „Baza wiedzy KSeF 1.0” i „Pliki do pobrania KSeF 1.0”. Od 1 września 2025 r. środowisko testowe KSeF 1.0 zostało wyłączone, a fokus przeniesiono na KSeF 2.0.
Cztery kompleksowe podręczniki KSeF 2.0 – szczegółowy opis
19 września 2025 r. MF opublikowało cztery podręczniki KSeF 2.0 – kompendium wiedzy dla przedsiębiorców, księgowych i jednostek publicznych, z praktycznymi przykładami, schematami i instrukcjami. Pobierz je bezpośrednio z: ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/.
Podręcznik KSeF 2.0 – część I – rozpoczęcie korzystania z KSeF
Ta część omawia podstawy systemu KSeF, rejestrację, zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz certyfikatami. Wyjaśnia, jak nadać role w KSeF zgodnie z art. 11 ustawy (w tym dla pełnomocników i grup VAT).
Wśród obsługiwanych metod uwierzytelniania znajdują się:
- kwalifikowany certyfikat elektroniczny,
- e-dowód,
- profil zaufany.
Najważniejsze pierwsze kroki, które przeprowadzi Cię przez podręcznik:
- rejestracja podmiotu w KSeF i weryfikacja tożsamości,
- nadawanie i odbieranie ról oraz delegowanie uprawnień,
- obsługa i rotacja certyfikatów dostępowych.
Podręcznik KSeF 2.0 – część II – wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF
Podręcznik skupia się na schemacie FA(3) – standardzie XML dla faktur ustrukturyzowanych, oraz na wymaganiach technicznych (walidacja XML, integracja API dostępnego do testów od 30 września 2025 r.).
Znajdziesz tu szczegółowe instrukcje dotyczące kluczowych procesów:
- przesyłania faktur do KSeF,
- weryfikacji statusu dokumentu,
- odbioru e-faktur przez nabywcę,
- obsługi błędów i komunikatów zwrotnych,
- integracji z systemami finansowo-księgowymi przez API.
Podręcznik KSeF 2.0 – część III – dodatkowe funkcjonalności w KSeF
Ta część opisuje funkcje zaawansowane, pomagając stosować je zgodnie z art. 106e ustawy o VAT i nowelizacjami z lat 2024/2025.
W tej części opisano m.in.:
- załączniki do faktur,
- tryb offline,
- faktury VAT RR (dla rolników ryczałtowych),
- samofakturowanie,
- zgłoszenia ubytków.
Podręcznik KSeF 2.0 – część IV – KSeF w JST i GV oraz pozostałe modele uprawnień
Materiał dedykowany JST (Jednostkom Samorządu Terytorialnego), GV (grupom VAT) i zamówieniom publicznym. Omawia specjalne procedury, modele uprawnień (np. dla egzekucji administracyjnej) oraz fakturowanie w ramach PZP (Prawo zamówień publicznych, Dz.U. z 2023 r. poz. 1605).
Broszury informacyjne i dodatkowe materiały
Oprócz podręczników, na ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/ znajdziesz następujące materiały:
- Broszura informacyjna KSeF 2.0 – prosty przewodnik po systemie i korzyściach (np. automatyzacja, szybsze zwroty VAT);
- Zaktualizowana sekcja FAQ/Q&A – odpowiedzi na pytania o wdrożenie, błędy, uprawnienia;
- Dokumentacja schematów XML – struktura FA(3);
- Materiały ze „Środy z KSeF” – pliki z bezpłatnych webinarów (rozpoczętych 24 września 2025 r., trwających do grudnia 2025 r.);
- Moduł certyfikatów i uprawnień – instrukcje do zarządzania dostępem.
Strona www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur prowadzi do tych zasobów i zawiera ogólny opis KSeF.
Kalendarium wdrożenia KSeF 2.0 – kluczowe daty dla księgowych
Poniżej znajdziesz najważniejsze terminy ogłoszone przez MF, oparte na nowelizacji ustawy o KSeF:
| Data | Etap wdrożenia |
|---|---|
| 1 września 2025 r. | wyłączenie testowego KSeF 1.0 |
| 24 września 2025 r. | start szkoleń „Środy z KSeF” |
| 30 września 2025 r. | uruchomienie produkcyjnego KSeF 1.0 i testów API KSeF 2.0 |
| 1 lutego 2026 r. | obowiązek dla dużych firm (przychody > 200 mln zł w 2023 r.) i odbiorców faktur |
| 1 kwietnia 2026 r. | obowiązek dla wszystkich firm |
| 1 stycznia 2027 r. | obowiązek dla wystawiających faktury do 10 tys. zł/mies. (wcześniej zwolnieni) |
Dlaczego te materiały są niezbędne dla księgowych?
Podręczniki MF zapewniają oficjalne interpretacje przepisów i pomagają uniknąć poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych (do 720 stawek dziennych – Ordynacja podatkowa, art. 262a).
Zawarte w nich wytyczne ułatwiają integrację z systemami księgowymi, minimalizując ryzyka w okresach przejściowych (np. przy fakturach korygujących czy ryzyku dublowania dokumentów). Regularne aktualizacje gwarantują zgodność z bieżącymi zmianami legislacyjnymi.
Pobieraj materiały wyłącznie z ksef.podatki.gov.pl, aby mieć pewność autentyczności i aktualności. W razie wątpliwości skorzystaj z bazy wiedzy lub sekcji FAQ na stronie – to filary compliance w e-fakturowaniu.
