Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany automatycznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) każdej fakturze ustrukturyzowanej po jej przyjęciu do systemu. Służy do jednoznacznej identyfikacji dokumentu w KSeF, niezależnie od numeru faktury nadanego przez samego podatnika (pole P_2 w schemacie FA(3)).
Krajowy System e-Faktur, wprowadzony na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 2070, z późn. zm.), to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania e-faktur w standardzie XML. Numer KSeF jest generowany po weryfikacji przesłanego pliku i zwracany w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru).
Nie stanowi on części pliku XML faktury – powstaje wyłącznie po jej akceptacji w KSeF.
W artykule wyjaśniamy budowę numeru KSeF, jego zastosowanie w księgowości oraz obowiązki podatników, odwołując się do materiałów Ministerstwa Finansów i praktycznych aspektów wdrożenia.
Budowa numeru KSeF – szczegółowy format
Numer KSeF ma stałą długość 35 znaków alfanumerycznych, podzielonych na cztery główne części, zgodnie z opisem Ministerstwa Finansów. Format jest ściśle zdefiniowany i nie podlega zmianie przez podatnika – numer generuje automatycznie system KSeF, zapewniając unikalność każdej faktury.
Struktura numeru KSeF wygląda następująco:
| Część numeru | Długość | Opis | Przykład |
|---|---|---|---|
| NIP wystawcy | 10 znaków | Numer Identyfikacji Podatkowej sprzedawcy (wystawcy faktury), zawsze na początku | 1234567890 |
| Data przesłania/wystawienia | 8 znaków | Data w formacie liczbowym RRRRMMDD (rok, miesiąc, dzień), np. data przesłania faktury do KSeF | 20251231 |
| Część techniczna | 12 znaków | Dwa segmenty po 6 znaków każdy, generowane automatycznie przez system dla zapewnienia unikalności; nie niosą dodatkowych informacji biznesowych | ABCDEF123456 |
| Suma kontrolna | 2 znaki | Wartość wyliczana algorytmicznie dla weryfikacji poprawności numeru | 99 |
Pełny przykład numeru KSeF – 1234567890-20251231-ABCDEF-123456-99.
Z numeru można odczytać NIP wystawcy i datę przesłania faktury, co ułatwia identyfikację w ewidencjach księgowych. Pozostałe elementy to czysta warstwa techniczna systemu – podatnik nie ma wpływu na ich kształt.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowych wymagań dla Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2468) oraz oficjalny schemat XSD dla e-faktur (FA(3)) określają ten format jako obowiązkowy.
Kiedy i jak powstaje numer KSeF?
Proces nadawania numeru KSeF jest automatyczny i wygląda następująco:
- Podatnik wystawia fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML zgodnym ze schematem KSeF (np. w programie księgowym).
- Plik jest przesyłany do KSeF przez interfejs API lub profil zaufany.
- System weryfikuje strukturę logiczną (schema), poprawność danych i zgodność z przepisami.
- Po akceptacji KSeF nadaje numer i zwraca UPO z identyfikatorem.
- Numer KSeF jest dostępny w panelu KSeF i należy go zapisać w systemach księgowych podatnika.
Numer KSeF nie zastępuje numeru faktury VAT nadanego przez wystawcę – oba identyfikatory współistnieją. Numer własny faktury (P_2) służy do wewnętrznej numeracji podatnika, a KSeF ID do identyfikacji w systemie centralnym.
Zastosowanie numeru KSeF w obrocie gospodarczym i księgowości
Numer KSeF przenika codzienne procesy księgowe, zwłaszcza po wprowadzeniu obowiązku powszechnego KSeF od 1 lutego 2026 r. Kluczowe obszary użycia to:
- korekty i faktury zaliczkowe – do wystawienia korekty lub faktury zaliczkowej wymagany jest numer KSeF oryginalnej faktury (pole w schemacie korygującym);
- płatności i mechanizm podzielonej płatności (MPP) – od 2026 r. przy przelewach za e-faktury należy podać numer KSeF w tytule płatności (wyjątek do 31 grudnia 2026 r. dla niektórych transakcji);
- raportowanie JPK – numer KSeF będzie wykazywany w strukturach JPK_V7M/V7K oraz innych Jednolitych Plikach Kontrolnych, łącząc e-faktury z deklaracjami;
- przechowywanie i ewidencja – musi być archiwizowany w systemach księgowych przez 5 lat (okres przedawnienia podatkowego, art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).
Numer KSeF staje się wspólnym mianownikiem dla dokumentów, płatności i raportów, minimalizując błędy manualne oraz przyspieszając uzgodnienia.
Identyfikator zbiorczy – uzupełnienie dla płatności masowych
Oprócz numeru KSeF system przewiduje identyfikator zbiorczy (IZ) do płatności obejmujących wiele faktur. Składa się on z 35 znaków:
- NIP podmiotu generującego,
- „IZ”,
- rok i miesiąc wygenerowania (RRRRMM),
- 12 znaków unikalnych,
- 2 cyfry kontrolne.
IZ pozwala wskazać w tytule przelewu jeden identyfikator dla grupy e-faktur, co ułatwia rozliczanie dostaw ciągłych lub partii dokumentów.
Obowiązki księgowych i praktyczne wskazówki wdrożeniowe
Dla biur rachunkowych i działów księgowości kluczowe jest dostosowanie oprogramowania do KSeF (integracja z API MF) oraz przechowywanie UPO i numerów KSeF w formie elektronicznej.
Poniżej zebraliśmy najczęstsze błędy popełniane przy pracy z KSeF:
- pomijanie numeru KSeF przy korektach – prowadzi do odrzucenia dokumentu,
- brak integracji systemów z KSeF – ręczne przepisywanie identyfikatorów jest niepraktyczne,
- nieuwzględnienie numeru w przelewach – grozi problemami z MPP i weryfikacją podatkową.
W 2026 r. wyjątki obejmują m.in. faktury z kas fiskalnych (do 31.12.2026) i niektóre płatności bez obowiązku podawania numeru. Warto na bieżąco śledzić aktualizacje na ksef.podatki.gov.pl, gdzie dostępne są schematy, komunikaty i FAQ.
