Tryb offline (awaryjny) w KSeF – co to jest i kiedy z niego korzystać?
Tryb offline (awaryjny) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie umożliwiające wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych bez natychmiastowego połączenia z systemem, gdy KSeF jest niedostępny z powodu prac serwisowych lub awarii. Został wprowadzony, aby zapewnić ciągłość fakturowania dla przedsiębiorców, zwłaszcza od 1 lutego 2026 r., gdy KSeF 2.0 staje się obowiązkowy dla większości podatników VAT. W odróżnieniu od trybu online, faktury w trybie offline tworzy się lokalnie i przesyła do KSeF w określonym terminie, zachowując oryginalną datę wystawienia.
W tym opracowaniu zebrano najważniejsze procedury, różnice między trybami offline, wymagania techniczne oraz odniesienia do podstaw prawnych na podstawie oficjalnych komunikatów Ministerstwa Finansów i praktyki ekspertów.
Podstawy prawne trybu offline w KSeF
Tryb offline regulują przepisy ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur oraz rozporządzenia wykonawcze, w tym te określające strukturę logiczną faktur (od 1 lutego 2026 r. – wzór FA(3)). Ministerstwo Finansów ogłasza niedostępność lub awarię KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP MF) oraz w oprogramowaniu interfejsowym KSeF, co uruchamia stosowną procedurę.
Celem regulacji jest zapewnienie płynności obrotu gospodarczego mimo czasowej niedostępności KSeF, np. podczas zaplanowanych prac serwisowych. W przypadku awarii całkowitej (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu) przepisy przewidują odrębne zasady – zgodnie z komunikatem MF faktury mogą nie wymagać późniejszego dosłania.
Rodzaje trybów offline w KSeF – różnice i zasady
W KSeF wyróżnia się trzy procedury szczególne związane z trybem offline – każda odpowiada innej sytuacji operacyjnej:
- tryb offline24 – dostępny stale i dobrowolnie, bez ogłoszenia MF; stosowany przy problemach lokalnych (np. internet, opóźnienia systemu); fakturę wystawia się zgodnie ze strukturą FA(3) i przesyła najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po wystawieniu;
- tryb offline (niedostępność KSeF) – aktywowany oficjalnym komunikatem MF (BIP i oprogramowanie), np. na czas prac serwisowych; faktury przesyła się najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności;
- tryb awaryjny – uruchamiany przy ogłoszonej awarii KSeF (BIP i oprogramowanie); faktury należy dosłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Poniższa tabela porównuje kluczowe elementy poszczególnych trybów:
| Tryb | Kiedy stosować? | Termin przesłania do KSeF | Czy wymaga ogłoszenia MF? |
|---|---|---|---|
| Offline24 | Problemy lokalne (internet, opóźnienia), dobrowolnie | Do końca następnego dnia roboczego po wystawieniu | Nie |
| Offline (niedostępność) | Planowane prace serwisowe MF | Następny dzień roboczy po zakończeniu | Tak (BIP MF i oprogramowanie) |
| Awaryjny | Awaria ogłoszona przez MF | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | Tak (BIP MF i oprogramowanie) |
Jeżeli MF ogłosi awarię całkowitą KSeF w środkach społecznego przekazu, faktur nie trzeba dosyłać – obowiązują zasady podane w komunikacie.
Kiedy i jak korzystać z trybu offline (awaryjnego)?
Korzystaj z trybu awaryjnego tylko wtedy, gdy MF oficjalnie ogłosi niedostępność lub awarię w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym – to zabezpiecza przed sankcjami. W codziennych trudnościach technicznych wygodniej jest użyć trybu offline24.
Kroki postępowania
- Sprawdź komunikaty MF w BIP MF oraz bezpośrednio w oprogramowaniu KSeF.
- Wystaw fakturę lokalnie zgodnie ze wzorem FA(3) (bez połączenia z KSeF).
- Podpisz dokument i dodaj wymagane oznaczenia: certyfikat KSeF oraz dwa kody QR, w tym kod z oznaczeniem „OFFLINE”.
- Przechowuj fakturę lokalnie i prześlij ją do KSeF w wyznaczonym terminie (odpowiednio: 1 dzień roboczy lub 7 dni roboczych przy awarii).
- Po dostarczeniu do KSeF system automatycznie oznaczy fakturę jako offline i przekaże tę informację administracji skarbowej.
Przykład: Awaria rozpoczyna się 10 lutego 2026 r. (poniedziałek). Faktury z tego dnia w trybie awaryjnym należy dosłać do 19 lutego 2026 r. (7 dni roboczych).
Wymagania techniczne i certyfikaty
Aby wystawiać faktury w trybach offline, przygotuj następujące elementy:
- certyfikat kwalifikowany KSeF – do podpisu i generowania kodu QR, który potwierdza autentyczność dokumentu;
- oprogramowanie zgodne z API KSeF – obsługujące strukturę FA(3) i tryby offline (w tym awaryjny i offline24);
- format XML i pola obowiązkowe – plik musi spełniać wymogi struktury, w tym m.in. prawidłową datę wystawienia w polu P_1.
Faktury wystawione offline zachowują pierwotną datę wystawienia do celów VAT i terminów płatności – data późniejszego przesłania nie wpływa na rozliczenia. Administracja skarbowa widzi oznaczenia trybu offline, co ogranicza ryzyko nieporozumień podczas weryfikacji.
Zalety i ryzyka korzystania z trybów offline
Zalety
Najważniejsze korzyści, które zyskujesz, korzystając z trybów offline:
- ciągłość biznesu – brak przestojów w wystawianiu faktur mimo niedostępności KSeF,
- elastyczność – tryb offline24 pozwala działać mimo lokalnych problemów technicznych,
- ochrona prawna – oficjalne terminy i zasady zgodne z przepisami o e-fakturach.
Ryzyka
Na te kwestie zwróć szczególną uwagę:
- brak dosłania w terminie – ryzyko utraty statusu e-faktury ustrukturyzowanej i konsekwencje podatkowe,
- podrobienia – bez właściwych oznaczeń (certyfikat, QR) faktura może być kwestionowana,
- kontrole – urząd skarbowy monitoruje oznaczenia offline, a opóźnienia mogą skutkować sankcjami.
Praktyczne wskazówki dla księgowych i przedsiębiorców
Aby działać bezpiecznie i sprawnie w trybach offline, wdroż te rekomendacje:
- monitorowanie komunikatów – subskrybuj BIP MF i regularnie aktualizuj oprogramowanie KSeF;
- procedury i archiwum – przygotuj lokalne repozytorium faktur offline z automatycznymi przypomnieniami terminów;
- testy przed wdrożeniem – przed 1 lutego 2026 r. sprawdź procesy w środowisku testowym KSeF;
- redundancja w dużych firmach – zapewnij zapasowe łącza internetowe i backup oprogramowania, aby ograniczyć korzystanie z offline24;
- zgodność ze strukturą – po lutym 2026 r. używaj wyłącznie struktury FA(3) we wszystkich trybach.
