W obrocie gospodarczym paragony fiskalne z numerem NIP nabywcy często pełnią rolę faktur uproszczonych, ale ich relacja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) zmienia się w czasie.
Do końca 2026 r. paragon z NIP-em do 450 zł brutto (lub 100 euro) wystarcza jako dokument sprzedaży i nie wymaga dodatkowej faktury w KSeF. Od 2027 r. do paragonu z NIP-em trzeba będzie wystawić pełną fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.
Artykuł wyjaśnia te zasady krok po kroku, odnosząc się do kluczowych przepisów ustawy o VAT (z 11 marca 2004 r., Dz.U. z 2024 r. poz. 361, z późn. zm.), w tym art. 106b ust. 5, art. 106e ust. 5 pkt 3 oraz regulacji wprowadzających KSeF (art. 145l i nast.). Omówimy bieżące reguły, okres przejściowy oraz obowiązki od 2027 r., aby uniknąć błędów, takich jak duplikacja dokumentów.
Czym jest faktura uproszczona w formie paragonu fiskalnego?
Paragon fiskalny z NIP-em nabywcy staje się fakturą uproszczoną, jeżeli dokumentuje sprzedaż do kwoty 450 zł brutto (lub równowartość 100 euro) i zawiera numer identyfikujący nabywcę na potrzeby VAT (NIP). Art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT pozwala pominąć część elementów standardowej faktury (np. pełny adres), pod warunkiem spełnienia ww. limitów.
Kluczowe cechy paragonu–faktury uproszczonej
Najważniejsze właściwości tego dokumentu to:
- wystawiany jest przy użyciu kasy rejestrującej (zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT),
- obowiązkowy jest NIP nabywcy – bez niego nie można wystawić faktury do paragonu (art. 106b ust. 5),
- nie wymaga dodatkowych danych, jak dokładny adres dostawcy czy termin płatności,
- służy do rozliczenia VAT – wartość sprzedaży i podatek należny ujmowane są w raporcie fiskalnym dobowym z kasy (oznaczanym symbolem „RO” w ewidencji).
Taki paragon jest traktowany na równi z fakturą standardową i samodzielnie dokumentuje sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy. Sprzedawca nie musi wystawiać drugiej faktury, co zapobiega duplikacji.
Przykład – kwiaciarnia sprzedaje bukiet za 300 zł brutto przedsiębiorcy, drukując paragon z jego NIP-em. To wystarcza jako faktura uproszczona – nie generuj dodatkowej faktury w KSeF.
Aktualne zasady – dlaczego paragony z NIP-em nie idą do KSeF?
Do 31 grudnia 2026 r. paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone (z NIP-em, do 450 zł/100 euro) są wyłączone z KSeF. Sprzedaż jest raportowana przez kasę rejestrującą i CRK, bez wysyłki do KSeF.
Kluczowe punkty dotyczące okresu przejściowego:
- Podstawa prawna – art. 106b ust. 5 uzależnia możliwość wystawienia faktury do paragonu od obecności NIP na paragonie; paragony te raportowane są przez CRK, a nie KSeF;
- Okres przejściowy (1 lutego 2026 r. – 31 grudnia 2026 r.) – dopuszczalne jest wystawianie faktur uproszczonych na dotychczasowych zasadach, bez KSeF; nabywca podaje NIP, sprzedawca drukuje paragon;
- Błędy do uniknięcia – nie wystawiaj faktury w KSeF do paragonu–faktury uproszczonej; to duplikacja, ryzykowna w świetle art. 106h ustawy o VAT.
Dla sprzedaży powyżej 450 zł lub bez NIP-u – wystawiaj pełną fakturę (od 2026 r. w KSeF, jeśli obowiązkowa).
Poniżej znajdziesz krótkie podsumowanie najczęstszych wariantów dokumentowania sprzedaży:
| Sytuacja sprzedaży | Dokument | Obowiązek KSeF (do 2026 r.) | Oznaczenie w ewidencji |
|---|---|---|---|
| Do 450 zł z NIP-em | Paragon–faktura uproszczona | Nie | Raport „RO” z kasy |
| Powyżej 450 zł z NIP-em | Pełna faktura do paragonu | Tak (od 1.02.2026, jeśli obowiązkowa) | „FP” |
| Bez NIP-u | Paragon (sprzedaż konsumencka) | Nie | Raport „RO” |
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 r.?
Od 2027 r. skończy się wyłączenie dla paragonów–faktur uproszczonych. Sprzedawca będzie zobowiązany wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF do paragonu fiskalnego z NIP-em nabywcy, także poniżej 450 zł.
Faktura w KSeF będzie miała oznaczenie „FP” i nie zwiększy wartości sprzedaży w ewidencji, ponieważ podatek należny jest już ujęty w raporcie z kasy.
Procedura
Aby poprawnie rozliczyć sprzedaż po zmianach, postępuj tak:
- nabywca podaje NIP przy zakupie,
- sprzedawca drukuje paragon fiskalny,
- wystawiana jest faktura ustrukturyzowana w KSeF (na podstawie danych z paragonu).
Wyjątki – paragony bez NIP-u (sprzedaż konsumencka) pozostają poza KSeF.
Dla małych przedsiębiorców – obowiązek KSeF od 2027 r. obejmie wszystkich podatników, w tym JDG i MŚP.
Uwaga – w okresie do 10 tys. zł obrotu miesięcznie niektóre faktury mogą być wyłączone, ale tylko te bez wyłączeń kasowych.
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży z paragonami i KSeF?
Najważniejsze oznaczenia w ewidencji to:
- raporty dobowe „RO” – obejmują sprzedaż z kasy i dokumentują podatek należny;
- faktury do paragonów „FP” – odzwierciedlają dokument do paragonu i nie dublują obrotu;
- programy księgowe – do końca 2026 r. archiwizują paragony z NIP-em jako faktury uproszczone bez wysyłki do KSeF; powyżej limitu – wysyłka obowiązkowa.
Zaktualizuj kasy fiskalne i oprogramowanie przed 2027 r., aby automatycznie generować faktury „FP” w KSeF.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Zwróć uwagę na typowe potknięcia:
- duplikacja faktur – paragon z NIP-em do 450 zł to już faktura; wystawienie dodatkowej w KSeF jest błędem (por. art. 106h);
- brak NIP-u na paragonie – bez NIP-u nie wystawisz faktury do paragonu (art. 106b ust. 5);
- ignorowanie okresu przejściowego – do końca 2026 r. korzystaj z kas bez KSeF dla faktur uproszczonych;
- rozliczenia VAT – faktura „FP” nie zmienia podatku należnego, bo jest on już ujęty w raporcie kasowym.
Wnioski praktyczne dla księgowych i przedsiębiorców
Do końca 2026 r. drukuj paragony z NIP-em bez obaw o KSeF. Od 2027 r. zawsze wystawiaj fakturę ustrukturyzowaną w KSeF do paragonu z NIP-em, oznaczając „FP”. Śledź nowelizacje ustawy o VAT, bo terminy (np. 1 lutego 2026 r.) mogą się zmienić. W razie wątpliwości konsultuj z CRK lub MF – KSeF zrewolucjonizuje małą sprzedaż, ale paragony fiskalne nie znikną.
Stosowanie tych zasad pozwoli uniknąć kar i płynnie przejść na nowe reguły.
