Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucję w fakturowaniu, ale nie nakłada obowiązku drukowania ani archiwizacji faktur w formie papierowej. Faktury ustrukturyzowane przechowywane są elektronicznie w systemie przez 10 lat, co spełnia wymogi prawne bez potrzeby fizycznych kopii. Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zasady, przepisy i wyłączenia.
Czym jest KSeF i kiedy staje się obowiązkowy?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formacie XML, zgodnym z wymaganiami technicznymi i prawnymi. Dokumenty te noszą nazwę faktur ustrukturyzowanych i przyspieszają rozliczenia VAT, skracają kontrole skarbowe oraz ograniczają nadużycia.
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapami na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów (projekt z 2024 r., obligatoryjne od 2026 r.):
- od 1 lutego 2026 r. – dla największych firm, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł sprzedaży (z VAT);
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców VAT czynnych i zwolnionych, w tym świadczących usługi zwolnione z VAT;
- od 1 stycznia 2027 r. – pełny obowiązek dla wszystkich, w tym mikroprzedsiębiorców.
Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich podatników. Obowiązek dotyczy głównie transakcji B2B (firma–firma) oraz B2G (firma–urząd, po przesłaniu z PEF do KSeF).
Wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF
Nie wszystkie faktury muszą trafiać do KSeF. Przepisy przewidują następujące wyłączenia:
- Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) – bez NIP, można wystawiać w formie papierowej lub PDF, bez obowiązku wysyłki do KSeF; dobrowolne wprowadzenie możliwe;
- Limit 10 000 zł miesięcznie – do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli ich łączna wartość (z VAT) w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł; przekroczenie limitu nakłada obowiązek od faktury przekraczającej próg;
- Paragony fiskalne uznane za faktury – do 450 zł, poza KSeF do końca 2026 r.;
- Transakcje szczególne – wybrane procedury VAT (np. WNT, eksport usług) są wyłączone z obowiązku;
- Inne – noty korygujące, faktury pro forma (nie są fakturami VAT), faktury niezgodne ze wzorem KSeF.
Dokładny zakres wyłączeń potwierdzisz w aktualnych komunikatach na ksef.podatki.gov.pl.
Drukowanie faktur z KSeF – kiedy jest dozwolone, a kiedy nie?
Faktury z KSeF nie muszą być drukowane. Oryginał to plik XML w systemie, który można wizualizować np. jako PDF z kodem QR generowanym przez KSeF. Najważniejsze zasady dotyczące wydruków:
- dobrowolny wydruk – jeśli odbiorca (np. kontrahent B2B) zażąda wersji papierowej obok e-faktury z KSeF, przedsiębiorca może ją udostępnić, ale nie musi; wydruk powinien zawierać kod QR umożliwiający weryfikację w KSeF;
- faktury B2G – po przesłaniu do KSeF z PEF uznawane są za ustrukturyzowane i udostępniane elektronicznie;
- duplikaty – zbędne, ponieważ KSeF archiwizuje faktury przez 10 lat bez ryzyka utraty.
Wydruk stanowi jedynie wizualizację i nie zastępuje oryginału XML. Nie drukuj wszystkich faktur – to generuje niepotrzebne koszty i zajmuje miejsce.
Archiwizacja faktur z KSeF – elektronicznie czy na papierze?
Archiwizacja w formie papierowej nie jest wymagana. KSeF centralnie przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, zapewniając bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i dostęp dla organów skarbowych. W praktyce pamiętaj o następujących zasadach:
- obowiązek pobierania – odbiorcy powinni pobierać faktury z KSeF w formie XML do własnej ewidencji księgowej; terminy i zasady określa podręcznik KSeF 2.0;
- faktury poza KSeF – do końca 2026 r. dokumenty papierowe w limicie 10 000 zł archiwizuje się tradycyjnie (5–10 lat według ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej); od 2027 r. przewidziana jest pełna elektronizacja;
- zarządzanie dostępem – przedsiębiorcy muszą nadzorować uprawnienia do KSeF, w tym upoważnienia dla księgowych i biur rachunkowych.
Elektroniczna archiwizacja jest bezpieczniejsza i tańsza dzięki automatyzacji i centralnemu repozytorium.
Dla szybkiego porównania najważniejszych różnic pomiędzy archiwizacją papierową a elektroniczną w KSeF:
| Aspekt | Papierowa (tradycyjna) | Z KSeF (elektroniczna) |
|---|---|---|
| Forma oryginału | Wydruk lub PDF | Plik XML w systemie |
| Drukowanie | Obowiązkowe dla niektórych transakcji do 2026 r. | Dobrowolne, z kodem QR |
| Archiwizacja | 5–10 lat fizycznie | 10 lat centralnie w KSeF |
| Obowiązek | Do limitu 10 tys. zł/mc do 2026 r. | Od 2026/2027 dla B2B/B2G |
| Koszty | Wysokie (papier, miejsce) | Niskie, automatyzacja |
Konsekwencje nieprzestrzegania i praktyczne wskazówki
Niedostosowanie się do KSeF może skutkować sankcjami na gruncie Ordynacji podatkowej i ustawy o VAT (np. za brak e-faktur B2B od 2026 r.). Aby sprawnie się przygotować:
- zintegrowuj systemy – użyj oprogramowania zgodnego z KSeF (wymagania techniczne w podręczniku KSeF 2.0);
- zadbaj o szkolenia – skorzystaj z materiałów na ksef.podatki.gov.pl oraz sekcji FAQ;
- przetestuj proces – od 2023 r. dostępne jest środowisko testowe (sandbox);
- monitoruj zmiany – śledź rozporządzenia MF; do końca 2025 r. faktury papierowe pozostają dopuszczalne w określonym zakresie.
KSeF nie eliminuje papieru całkowicie, ale zdecydowanie go ogranicza, faworyzując rozwiązania elektroniczne dla większej efektywności. Przedsiębiorcy zyskują na automatyzacji, jednak muszą odpowiednio dostosować procesy księgowe. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym lub sprawdź aktualne wytyczne na gov.pl.
