Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. umożliwia wystawianie i przesyłanie faktur z załącznikami, ale wyłącznie w ściśle określonej formie – jako integralna część pliku XML w strukturze FA(3), zawierająca tylko dane podatkowe z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub informacje z nimi ściśle powiązane.
Typowe załączniki biznesowe (np. specyfikacje, protokoły odbioru, umowy, cenniki) nie są obsługiwane i muszą być przesyłane poza KSeF.
Podstawy prawne wprowadzenia załączników do KSeF
Funkcjonalność załączników w KSeF 2.0 wynika z nowelizacji ustawy o VAT, w szczególności art. 106gba, który reguluje zasady wystawiania e-faktur z załącznikami w obligatoryjnym modelu KSeF obowiązującym od 1 lutego 2026 r.
Przepisy wykonawcze (w tym rozporządzenia Ministra Finansów) określają m.in. wzór zawiadomienia ZAW-FA oraz zasady korzystania z systemu.
Załącznik nie jest osobnym plikiem (np. PDF, JPG czy DOCX), lecz rozszerzeniem struktury XML faktury w węźle <Zalacznik>. Stanowi on integralną część faktury – błąd w załączniku wymaga wystawienia faktury korygującej dla całej e-faktury. Przesyłanie faktur z załącznikami nie jest obowiązkowe – rozwiązanie przygotowano głównie dla branż o złożonych danych (energia, gaz, telekomunikacja, paliwa).
Jak zgłosić zamiar wystawiania faktur z załącznikami?
Dostęp do funkcji nie jest nadawany automatycznie. Podatnik VAT musi złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym (e‑US), co jest możliwe od 1 stycznia 2026 r. Zgłoszenie jest realizowane w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych, po czym podatnik otrzymuje potwierdzenie e‑mailem i może wystawiać takie faktury od 1 lutego 2026 r.
Co zawiera zgłoszenie?
Formularz wymaga podania następujących danych:
- dane podatnika – NIP, imię i nazwisko lub pełna nazwa firmy, adres e‑mail;
- kod urzędu – zawsze „0000” (Szef KAS);
- rodzaj czynności – np. dostawy energii elektrycznej, usługi telekomunikacyjne, dostawy paliw — te generujące złożone dane (jednostki, ilości, ceny jednostkowe netto);
- parametry techniczne – średnia miesięczna liczba faktur z załącznikami oraz średni rozmiar jednej faktury w kilobajtach;
- oświadczenie – potwierdzenie, że załączniki będą zawierać wyłącznie dopuszczalne dane podatkowe.
Podatnik może też zgłosić zamiar zaprzestania korzystania z tej funkcji – procedura jest analogiczna. Naruszenie zasad (np. umieszczanie niedopuszczalnych danych) może skutkować odebraniem prawa do wystawiania faktur z załącznikami.
Dopuszczalna treść załączników – co można, a czego nie?
Załącznik musi zawierać wyłącznie informacje o charakterze podatkowym z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT (np. dane o dostawie, cenie, stawce VAT, kwocie podatku) lub informacje z nimi ściśle powiązane, takie jak szczegółowe zestawienia ilości i cen jednostkowych.
Poniższa tabela podsumowuje przykłady treści dopuszczalnych i niedopuszczalnych w załączniku do e-faktury:
| Dopuszczalne (powiązane z art. 106e ust. 1) | Niedopuszczalne (biznesowe/marketingowe) |
|---|---|
| szczegółowe pozycje dostaw/usług, | informacje marketingowe, |
| zestawienia ilości, miar i cen jednostkowych, | umowy i aneksy, |
| dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia podatku, | protokoły odbioru, |
| uzasadnienia podatkowe dotyczące stawek i zwolnień, | cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, |
| uzgodnienia wyłącznie podatkowe (np. rabaty/kwoty) | zamówienia, WZ, dokumenty transportowe, specyfikacje. |
KSeF nie obsługuje specyfikacji ani protokołów w formie nieustrukturyzowanej – takie materiały należy udostępniać poza systemem. Przykładowo, faktury VAT RR w strukturze FA_RR(1) w ogóle nie przewidują załączników.
Dane w załączniku nie mogą dublować pól faktury głównej – przerzucanie elementów struktury FA(3) do załącznika jest niedopuszczalne.
Aspekty techniczne faktur z załącznikami
Najważniejsze parametry techniczne faktur z załącznikami to:
- format – wyłącznie struktura FA(3) w XML; załącznik jest osadzony w pliku faktury, nie jako osobny plik;
- rozmiar – maksymalnie 3 MB dla faktury z załącznikiem (wobec 1 MB bez załącznika);
- przechowywanie – faktury z załącznikami przechowywane są w KSeF przez 10 lat;
- obsługa błędów – błąd w załączniku wymaga faktury korygującej dla całej e‑faktury;
- brak wsparcia dla multimediów – żadne pliki graficzne czy binarne; wszystko musi być ustrukturyzowane.
Branże korzystające z załączników i wsparcie MF
Funkcja jest skierowana do podmiotów wystawiających złożone faktury, gdzie liczba pozycji i poziom szczegółowości danych podatkowych jest wysoki. Przykłady branż:
- dostawcy mediów (energia elektryczna, gaz),
- usługi telekomunikacyjne,
- dostawcy paliw.
Ministerstwo Finansów zapewnia wsparcie, w tym specjalny formularz w e‑US i komunikację e‑mailową. W razie wątpliwości warto skorzystać z oficjalnych FAQ na stronie KSeF.
Konsekwencje naruszeń i praktyczne wskazówki dla księgowych
Naruszenie zasad treści załącznika (np. dodanie protokołu zamiast danych podatkowych) może skutkować odebraniem funkcjonalności po zgłoszeniu do Szefa KAS.
Księgowi powinni:
- Dokładnie weryfikować dane przed wysyłką – załącznik musi być zgodny z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT;
- Korzystać z oprogramowania zgodnego z KSeF 2.0, obsługującego strukturę FA(3);
- Przechowywać biznesowe dokumenty (specyfikacje, protokoły) w odrębnych systemach lub kanałach komunikacji poza KSeF;
- Monitorować e‑US pod kątem potwierdzeń zgłoszeń i ewentualnych decyzji.
Wdrożenie załączników usprawnia rozliczenia w branżach z dużą liczbą pozycji, ale wymaga dyscypliny – KSeF priorytetuje dane podatkowe, a nie dokumentację operacyjną.
