Od 1 lutego 2026 roku właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), będący czynnymi podatnikami VAT, zostaną objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przy wystawianiu faktur sprzedażowych. Najmniejsze podmioty „wykluczone cyfrowo” otrzymały dodatkowy czas – do 1 stycznia 2027 roku.
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbioru i przechowywania e-faktur w jednolitym formacie XML, który usprawnia kontrolę podatkową i automatyzuje procesy księgowe. Dla JDG oznacza to przejście z tradycyjnych faktur (Word, Excel, papier) na cyfrowe dokumenty walidowane w systemie, z automatycznym 10-letnim archiwizowaniem.
Kto i kiedy musi korzystać z KSeF – harmonogram obowiązkowego wdrożenia
Obowiązek korzystania z KSeF wynika z nowelizacji ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych i obejmuje transakcje B2B (między przedsiębiorcami). Podatnicy VAT, w tym JDG, będą wystawiać faktury wyłącznie poprzez KSeF, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
Harmonogram wdrażania obowiązku jest etapowy i zależy od wielkości firmy (obrót z 2024 roku):
| Grupa przedsiębiorców | Termin obowiązkowego KSeF | Uwagi |
|---|---|---|
| Duże firmy (obrót > 200 mln zł w 2024 r.) | 1 lutego 2026 r. | Pierwszy etap dla największych podmiotów. |
| Pozostali przedsiębiorcy (w tym większość JDG czynnych VAT-owców) | 1 kwietnia 2026 r. | Obejmuje średnie i małe firmy oraz JDG poniżej progu dużych. |
| Najmniejsze podmioty „wykluczone cyfrowo” (mikrofirmy) | 1 stycznia 2027 r. | Wyjątek dla JDG o niskim obrocie i bez dostępu do narzędzi cyfrowych. |
Brak obowiązku dotyczy osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz transakcji zwolnionych z VAT (np. usługi medyczne, edukacyjne – art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT) lub przypadków samofakturowania przez nabywcę. JDG zwolnione podmiotowo z VAT nie muszą wystawiać faktur w KSeF; czynni podatnicy – muszą.
Już teraz korzystanie z KSeF jest dobrowolne, więc JDG mogą przetestować system przed wejściem obowiązku.
Obowiązki właścicieli JDG w KSeF – co się zmienia w praktyce?
Dla JDG KSeF oznacza wystawianie faktur w formacie XML, zgodnie ze schemą Ministerstwa Finansów. Dokumenty są automatycznie weryfikowane (walidacja techniczna) przed nadaniem numeru w systemie, co ogranicza błędy formalne.
Najważniejsze obowiązki obejmują:
- wystawianie i ewidencjonowanie faktur – wszystkie faktury sprzedażowe B2B muszą trafiać do KSeF; w razie awarii (tryb awaryjny) można wystawić fakturę poza systemem i dosłać ją po przywróceniu dostępu;
- przechowywanie dokumentów – KSeF automatycznie archiwizuje faktury przez 10 lat od końca roku wystawienia; po stronie JDG pozostaje ich prawidłowe ujęcie w ewidencjach VAT;
- odbiór faktur – faktury zakupowe dostępne w KSeF należy pobierać i integrować z księgowością;
- integracja z oprogramowaniem – rekomendowane jest korzystanie z programów zgodnych z KSeF (np. poprzez API), które automatyzują wysyłkę i odbiór.
JDG nie składają formularza ZAW-FA – w przeciwieństwie do spółek nie trzeba wyznaczać osoby z uprawnieniami właścicielskimi. To realne uproszczenie dla jednoosobowych firm.
Jak zalogować się do KSeF i nadać dostęp biuru rachunkowemu?
Logowanie dla JDG odbywa się przez e-Urząd Skarbowy z użyciem jednego z poniższych sposobów:
- profilu zaufanego,
- podpisu kwalifikowanego,
- aplikacji mObywatel.
Właściciel JDG samodzielnie przypisuje uprawnienia (wystawianie, odbieranie, przeglądanie faktur) i może nadać dostęp biuru rachunkowemu lub księgowemu. To daje pełną kontrolę nad danymi i procesem fakturowania.
Kroki wdrożenia krok po kroku (na podstawie oficjalnych wytycznych):
- Sprawdź termin obowiązku dla swojej JDG (na podstawie obrotu z 2024 roku).
- Wyrob profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego i aktywuj dostęp do KSeF.
- Wybierz oprogramowanie integrujące się z KSeF (darmowe narzędzie Ministerstwa lub komercyjne).
- Przetestuj wystawianie faktur dobrowolnie.
- Nadaj dostęp biuru rachunkowemu i przeszkol się (portal ksef.podatki.gov.pl oferuje instrukcje).
Korzyści KSeF dla JDG – mniej papierów, więcej automatyzacji
Choć wdrożenie wymaga przygotowań, KSeF przynosi JDG wymierne ułatwienia:
- Automatyzacja – eliminacja skanowania i ręcznego przepisywania danych do ksiąg;
- Szybki dostęp – faktury dostępne online z dowolnego miejsca, z pełną historią;
- Mniej błędów – walidacja blokuje niekompletne lub nieprawidłowe dokumenty;
- Oszczędność czasu – płynniejsza współpraca z biurem rachunkowym bez fizycznego przesyłania plików;
- Bezpieczeństwo – potwierdzone dostarczenie faktury i ochrona przed utratą dokumentów.
Dla JDG prowadzących księgowość samodzielnie to szansa na porządek bez segregatorów.
Wyjątki i ryzyka – co jeśli system padnie?
Wyjątki z obowiązkowego KSeF obejmują transakcje zwolnione (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) oraz procedury samofakturowania. W przypadku awarii można wystawić fakturę poza KSeF i zaimportować ją po usunięciu problemu (terminy określone w rozporządzeniu).
Ryzyka: za niestosowanie KSeF grożą sankcje skarbowe (do 720 stawek dziennych), choć w okresie przejściowym nacisk kładzie się na edukację. Warto na bieżąco śledzić aktualizacje na ksef.podatki.gov.pl.
