Czy stowarzyszenia, fundacje, NGO i KGW muszą korzystać z KSeF? Przewodnik dla księgowych
Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie jest obowiązkowy dla wszystkich organizacji pozarządowych (NGO), stowarzyszeń, fundacji czy kół gospodyń wiejskich (KGW), lecz tylko dla tych, które są podatnikami VAT i wystawiają faktury w transakcjach B2B lub mają obowiązek ich odbioru.
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty muszą odbierać faktury przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. czynni podatnicy VAT będą musieli je wystawiać (z przewidzianymi wyjątkami dla najmniejszych podmiotów). Poniżej znajdziesz przejrzyste wyjaśnienia zasad, terminów, wyjątków i kroków wdrożeniowych wraz z praktycznymi przykładami.
Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy NGO?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wymiany faktur ustrukturyzowanych (XML), które zastępują tradycyjne faktury papierowe lub PDF. System usprawnia księgowość, wzmacnia kontrolę VAT i automatyzuje obieg dokumentów. Dla NGO, fundacji, stowarzyszeń i KGW zmiany dotyczą głównie rozliczeń z działalności odpłatnej lub gospodarczej (np. sprzedaż usług, produktów, wynajem).
Nie wszystkie operacje NGO podlegają KSeF. Darowizny, dotacje na cele statutowe i odpisy 1,5% podatku nie wymagają faktur VAT, więc nie trafiają do KSeF. Obowiązek powstaje przy transakcjach podlegających VAT, zwłaszcza w modelu B2B (podmiot–podmiot).
Terminy obowiązków dla stowarzyszeń, fundacji, NGO i KGW
Wdrożenie KSeF przebiega etapami, co daje organizacjom czas na dostosowanie systemów księgowych i procedur:
| Etap | Data | Obowiązek | Kogo dotyczy? |
|---|---|---|---|
| Odbiór faktur | 1 lutego 2026 r. | Wszystkie podmioty, w tym zwolnione z VAT, muszą odbierać e-faktury przez KSeF (np. od dostawców mediów czy paliw). | Fundacje, stowarzyszenia, KGW, NGO – niezależnie od obrotu. |
| Wystawianie faktur | 1 kwietnia 2026 r. | Obowiązkowe dla czynnych podatników VAT przy sprzedaży B2B zgodnie z zakresem wskazanym przez MF. | NGO prowadzące sprzedaż opodatkowaną VAT. |
| Wyjątek dla małych | Do 31 grudnia 2026 r. | Zwolnienie z obowiązku wystawiania w KSeF, jeśli sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. | Małe KGW lub stowarzyszenia zwolnione z VAT. |
Zwolnienie z VAT dotyczy organizacji z obrotem poniżej 200 tys. zł w 2025 r. lub – według aktualnych wytycznych MF – 240 tys. zł od 2026 r. Nawet podmioty zwolnione z VAT będą jednak musiały odbierać e-faktury w KSeF od lutego 2026 r.
Kiedy organizacja musi korzystać z KSeF – kluczowe kryteria
Obowiązek zależy od statusu VAT i rodzaju transakcji. Najważniejsze reguły to:
- Czynni podatnicy VAT – muszą wystawiać i odbierać faktury przez KSeF od kwietnia 2026 r., np. fundacja sprzedająca usługi szkoleniowe firmom;
- Zwolnieni z VAT – nie mają obowiązku wystawiania, ale muszą odbierać e-faktury (z wyjątkiem przewidzianym do końca 2026 r. dla sprzedaży poniżej 10 tys. zł/mies.);
- Brak działalności gospodarczej – przy dotacjach i darowiznach brak obowiązku wystawiania i odbierania w KSeF.
Jak to działa w praktyce – przykłady
Poniżej znajdziesz krótkie scenariusze, które pomogą szybko ocenić obowiązki:
- Przykład 1: Fundacja edukacyjna (obrót 2 mln zł, brak statusu podatnika VAT) – nie musi wystawiać faktur w KSeF, bo nie jest podatnikiem VAT; wystarczy odbieranie e-faktur od lutego 2026 r.;
- Przykład 2: Fundacja z odpłatną sprzedażą (usługi, katalogi; VAT czynny) – obowiązkowe wystawianie faktur B2B w KSeF od kwietnia 2026 r.;
- Przykład 3: KGW sprzedające produkty regionalne – jeśli czynny VAT, obowiązek pełny; jeśli zwolnione i sprzedaż <10 tys. zł/mies., brak obowiązku wystawiania do końca 2026 r.;
- Przykład 4: Klub sportowy lub OSP – dotacje bez KSeF; sprzedaż gadżetów lub sponsoring wymaga faktur w KSeF, jeśli podlega VAT.
Stowarzyszenia bez działalności gospodarczej (wyłącznie statutowej) zasadniczo nie mają obowiązku korzystania z KSeF; przy odpłatnej działalności statutowej obowiązek może się pojawić, jeśli występują faktury VAT.
Kroki wdrożeniowe – jak przygotować NGO do KSeF?
Aby uniknąć sankcji, warto przygotować się z wyprzedzeniem. Oto rekomendowana ścieżka:
- Sprawdź system księgowy – zweryfikuj integrację z KSeF; jeśli jej brak, rozważ nowy system lub bramkę pośredniczącą i oszacuj koszty wdrożenia oraz szkoleń.
- Złóż ZAW-FA – przekaż do urzędu skarbowego zgłoszenie administratora KSeF, który będzie zarządzał uprawnieniami.
- Nadaj uprawnienia – przyznaj dostęp pracownikom, skarbnikowi lub biuru rachunkowemu (wystawianie i odbiór faktur).
- Opracuj procedury – opisz obieg dokumentów, akceptację i księgowanie w KSeF, dostosuj harmonogram pracy i odpowiedzialności.
- Testuj dobrowolnie – już teraz możesz próbnie wystawiać faktury w KSeF; dla konsumentów przekaż dokument poza systemem.
Dla NGO obsługiwanych przez biuro rachunkowe: nadaj biuru pełne uprawnienia w KSeF, aby mogło kompleksowo zarządzać fakturami.
Wyzwania i koszty dla NGO oraz KGW
Poniżej zebraliśmy najczęstsze wyzwania oraz potencjalne korzyści z wdrożenia:
- Koszty – zakup lub aktualizacja systemu (często od kilkuset zł/mies.), wdrożenie i szkolenia; mniejsze organizacje mogą logować się do KSeF przez Profil Zaufany;
- Dostępność – dostęp wymaga e-dowodu lub Profilu Zaufanego; konsumenci nie mają dostępu do KSeF, dlatego faktury konsumenckie wystawia się poza systemem;
- Korzyści – automatyzacja obiegu, mniej papieru, szybsza weryfikacja kontrahentów i rozliczeń VAT.
Rada dla księgowych: monitoruj na bieżąco rozporządzenia MF dotyczące KSeF (w tym strukturę XML faktur i harmonogram wdrożenia). Od 2026 r. tradycyjne faktury B2B mogą stracić moc dowodową w sporach podatkowych na rzecz e-faktur w KSeF.
Podsumowanie obowiązków w tabeli – szybkie sprawdzenie
Poniższa tabela ułatwia weryfikację obowiązków według typu organizacji i sytuacji podatkowej:
| Organizacja | Czynny VAT + sprzedaż B2B | Zwolniony VAT, obrót <10 tys. zł/mies. | Tylko dotacje/darowizny |
|---|---|---|---|
| Fundacja | Tak, od kwietnia 2026 r. | Odbiór od lutego 2026 r., wystawianie – nie (do końca 2026 r.). | Nie. |
| Stowarzyszenie | Tak, jeśli prowadzona jest działalność gospodarcza. | Jak wyżej. | Nie. |
| KGW | Tak, przy sprzedaży >10 tys. zł/mies. | Wyjątek do końca 2026 r. | Nie. |
| NGO ogólne | Tak, gdy wystawiane są faktury VAT. | Jak wyżej. | Nie. |
W razie wątpliwości skonsultuj się z urzędem skarbowym lub doradcą podatkowym – przepisy i harmonogram wdrożenia ewoluują; powyższe informacje oparto na aktualnych wytycznych MF.
