W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie będzie możliwe antydatowanie faktur. System automatycznie przypisze datę wystawienia jako dzień przesłania dokumentu do KSeF, co eliminuje praktykę „kreatywnego” przesuwania dat.
Data sprzedaży może być wcześniejsza i musi odzwierciedlać faktyczny moment transakcji, ale data wystawienia zawsze będzie bieżąca.
Obecne przepisy dotyczące terminów wystawiania faktur VAT
Polskie prawo podatkowe jasno reguluje zasady wystawiania faktur. Zgodnie z art. 106i ust. 1 Ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przekroczenie tego terminu nie unieważnia transakcji, ale wymaga wystawienia dokumentu z prawdziwą datą wystawienia i rozliczenia podatku za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy.
W wyjątkowych przypadkach terminy są dłuższe:
- do 30 dni przy usługach budowlanych lub związanych z nieruchomościami,
- do 60 dni przy sprzedaży książek drukowanych,
- do 90 dni przy usługach drukowania książek i czasopism,
- do 120 dni przy rozliczeniu zwrotów wydawnictw.
Ponadto przepisy pozwalają na wystawienie faktury do 60 dni przed datą dostawy towaru lub wykonania usługi, co daje elastyczność w planowaniu, ale nie dotyczy to działań po transakcji. Zabronione jest antydatowanie faktur, które narusza ciągłość numeracji i naraża na odpowiedzialność skarbową.
Dla transakcji z konsumentami (B2C) obowiązuje odrębna reguła. Zgodnie z art. 106b ust. 3 Ustawy o VAT, klient może zażądać faktury do paragonu w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca zakupu, a sprzedawca wystawia ją do 15. dnia następnego miesiąca po żądaniu lub w ciągu 15 dni od zgłoszenia.
Konsekwencje opóźnionego wystawienia faktury przed wprowadzeniem KSeF
Jeśli faktura zostanie wystawiona po ustawowym terminie, nadal można ją rozliczyć podatkowo, ale z datą faktycznego wystawienia. VAT wykazuje się za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, co może wymagać korekt deklaracji lub plików JPK_V7. Opóźnienie nie zamyka drogi do odliczenia podatku naliczonego, o ile dokument jest prawidłowy, ale zwiększa ryzyko kontroli skarbowej.
Przykład: sprzedaż miała miejsce 30 stycznia, a fakturę wystawiasz 5 lutego. Dokument musi zawierać datę sprzedaży (30 stycznia) i datę wystawienia (5 lutego). Próba wpisania daty wystawienia jako 30 stycznia to antydatowanie i jest zakazana.
Jak KSeF zmienia zasady wystawiania faktur od 2026 roku?
Od 1 lutego 2026 r. KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Kluczowa zmiana: data wystawienia będzie równa dacie przesłania faktury do KSeF, a system nada dokumentowi unikalny numer. Ręczne nadanie wcześniejszej daty stanie się technicznie niemożliwe.
Na fakturze w KSeF będą widoczne dwie odrębne daty: data sprzedaży (wykonania usługi) – zgodna z rzeczywistością, może być wcześniejsza, oraz data wystawienia – automatycznie nadana przez KSeF jako dzień wysłania.
Przykład: Usługę wykonano 30 stycznia 2026 r., a fakturę wysłano 5 lutego 2026 r. KSeF wyświetli: data sprzedaży: 30 stycznia 2026 r. oraz data wystawienia: 5 lutego 2026 r.
Jeśli przekroczysz termin (np. po 15. dniu następnego miesiąca), faktura zostanie przyjęta, ale z bieżącą datą systemową. To może skutkować:
- rozbieżnością dat wykrywalną przez system i zwiększonym ryzykiem kontroli skarbowej,
- zaburzeniem ciągłości numeracji faktur,
- koniecznością korekty JPK_V7, deklaracji VAT lub zaliczek na podatek dochodowy.
W trybie offline24 (KSeF 2.0) datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 na fakturze, ale status i weryfikacja odbywają się w systemie, co nadal nie pozwala na wsteczną datę względem zasad obsługi offline.
Potencjalne problemy i ryzyka w KSeF
KSeF trwale eliminuje antydatowanie, co wymusza większą dyscyplinę przy wysyłce faktur. Jeśli dokument nie trafi do systemu do końca miesiąca sprzedaży, rozliczysz VAT dopiero w okresie wystawienia. Inne zagrożenia:
- faktur nie można wycofać ani anulować po przesłaniu,
- odrzucona faktura nie jest uznawana za wystawioną,
- obowiązek odbierania e-faktur z KSeF od 1 lutego 2026 r. dotyczy wszystkich przedsiębiorców, nawet jeśli nie wystawiasz faktur.
Podręcznik KSeF 2.0 potwierdza, że w trybie offline data wystawienia to wartość z pola P_1, przy czym system nadzoruje cały proces.
Praktyczne wskazówki dla księgowych i przedsiębiorców
Aby uniknąć problemów:
- Uporządkuj ewidencję transakcji i korzystaj z narzędzi automatyzujących fakturowanie.
- Dostosuj systemy księgowe do KSeF i przetestuj wysyłkę faktur przed 1 lutego 2026 r.
- Zawsze wpisuj rzeczywistą datę sprzedaży i rozliczaj VAT we właściwym okresie.
- W przypadku opóźnień wystawiaj faktury z aktualną datą i koryguj deklaracje.
- Śledź aktualizacje na podatki.gov.pl, ponieważ KSeF 2.0 wprowadza nowe funkcje, w tym tryb offline.
Wprowadzenie KSeF wymusza dyscyplinę, ale upraszcza rozliczenia dzięki centralnemu rejestrowi — firmy, które zawczasu dostosują procesy, unikną sankcji i błędów.
