Deklaracja do PFRON to dokument niezbędny dla pracodawców zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami. Poznaj obowiązki związane ze składaniem deklaracji oraz różne jej rodzaje, takie jak miesięczne i roczne deklaracje wpłat. Dowiedz się, jak unikać najczęstszych błędów przy wypełnianiu dokumentów oraz jakie są terminy ich składania i obowiązkowych wpłat. Czytaj dalej, by zrozumieć wszystkie aspekty związane z deklaracjami do PFRON.
Co to jest deklaracja do PFRON?
Deklaracja do PFRON jest dokumentem związanym z miesięcznymi wpłatami na fundusz. Umożliwia rozliczenie się z funduszem oraz dostarcza kluczowych informacji o liczbie pracowników i zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami. Takie deklaracje odgrywają istotną rolę w weryfikacji wskaźników zatrudnienia, pozwalając firmom precyzyjnie monitorować te kwestie.
Formularz DEK-R rejestruje zarówno obowiązek wpłaty, jak i dokonane wpłaty za każdy miesiąc roku kalendarzowego. Jest to ważne dla właściwego zarządzania finansami firmy w kontekście zobowiązań wobec funduszu.
Obowiązek składania deklaracji
Przedsiębiorstwa zatrudniające minimum 25 osób są zobowiązane do składania deklaracji do PFRON. Ci, którzy muszą wnosić opłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, powinni to robić regularnie. Nawet zwolnieni z tych wpłat muszą przesyłać odpowiednie informacje, dotyczące zarówno miesięcznych, jak i rocznych zestawień.
Firmy przekazujące środki na fundusz mają czas do 20 dnia każdego miesiąca na dostarczenie dokumentów. Z kolei przedsiębiorstwa zwolnione z wpłat również raportują – informując o liczbie pracowników oraz spełnieniu pozostałych wymogów formalnych. Składanie tych dokumentów jest niezbędne dla zgodności z przepisami i prawidłowego funkcjonowania firmy w zakresie obowiązków finansowych wobec PFRON.
Rodzaje deklaracji do pron
Deklaracje składane do PFRON zależą od rodzaju działalności oraz poziomu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Wśród miesięcznych dokumentów znajdziemy:
- DEK-1-0 – przeznaczony dla przedsiębiorstw, które nie spełniają 6% wskaźnika zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych;
- DEK-1-a – muszą składać jednostki jak budżetówki czy instytucje kultury, jeśli również nie osiągają wymaganej wartości;
- DEK-1-b – dotyczy szkół oraz przedszkoli, które mają mniej niż 2% zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami.
Dodatkowo istnieje możliwość złożenia załącznika DEK-1-u w przypadku obniżenia wpłat dzięki uzyskanym ulgom związanym z zakupami lub dostępnością.
Dla zakładów pracy chronionej przewidziano deklarację DEK-2-a, a dla zakładów aktywności zawodowej – DEK-2-b. Istnieją także formularze związane z rejestracją lub zmianą danych, jak na przykład DEK-Z.
Pracodawcy są zobowiązani raportować miesięczne dane o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych poprzez INF-1, jeżeli osiągną określone wskaźniki.
Roczna deklaracja – oznaczona jako DEK-R – jest obowiązkowa dla podmiotów składających comiesięczne raporty przez cały rok kalendarzowy. W przypadku zmiany danych ewidencyjnych wymagane jest dokonanie aktualizacji przy pomocy INF-Z. Każdy typ deklaracji posiada swoje specyficzne wymogi oraz terminy składania, co umożliwia precyzyjne rozliczenie się wobec funduszu PFRON.
Jak wypełnić deklarację do pron?
Wypełnianie deklaracji dla PFRON wymaga precyzji i uwagi. Na początku pracodawca powinien zaznajomić się z instrukcjami do formularza, co jest kluczowe dla jego poprawnego wypełnienia.
Pierwszym krokiem jest podanie danych firmy, takich jak:
- NIP,
- numer REGON,
- kod PKD,
- pełna nazwa i adres.
Kolejnym etapem jest określenie okresu sprawozdawczego, na jaki składana jest deklaracja. Ważne też jest wskazanie rodzaju dokumentu: czy to wersja standardowa czy korekta. Następnie trzeba wprowadzić dane dotyczące zatrudnienia, takie jak liczba pracowników i przeciętne wynagrodzenie.
Istotną częścią formularza jest rozliczenie płatności. Pracodawca musi podać:
- wysokość wymaganej wpłaty,
- ewentualne obniżenia,
- podstawę do zwolnienia z części wpłat.
Jeśli były uzyskane ulgi związane z zakupami lub usługami od przedsiębiorstw zatrudniających osoby niepełnosprawne, należy je również uwzględnić.
Na zakończenie formularza znajduje się sekcja potwierdzająca prawdziwość danych oraz data jego wypełnienia. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za poprawność informacji i ich zgodność z rzeczywistością. Istnieje możliwość wypełnienia deklaracji online poprzez system elektroniczny PFRON, co ułatwia cały proces składania dokumentów i minimalizuje błędy.
Termin składania deklaracji i wpłat
Termin na złożenie deklaracji do PFRON oraz dokonanie odpowiednich wpłat jest precyzyjnie określony. Pracodawcy mają obowiązek przesłać niezbędne dokumenty do 20. dnia miesiąca następującego po tym, w którym powstał obowiązek. Przykładowo, jeśli dotyczy to stycznia, termin mija 20 lutego. Gdyby data ta wypadała w dzień wolny od pracy, zostaje przesunięta na pierwszy następny dzień roboczy.
Wpłat należy dokonać jednocześnie ze składaniem deklaracji. Dotyczy to zarówno firm zobowiązanych do wpłacania środków na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jak i tych zwolnionych z opłat, które jednak muszą raportować o zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami.
Przestrzeganie terminów jest niezwykle ważne, aby uniknąć kar finansowych oraz zapewnić prawidłowe relacje firmy z funduszem.
Najczęstsze błędy przy składaniu deklaracji
Składając deklaracje do PFRON, często napotykamy na różnorodne błędy, które mogą skutkować nieprawidłowym rozliczeniem lub karami. Wyróżniamy trzy główne typy błędów:
- błędy formalne – wynikają zazwyczaj z niekompletnego wypełnienia formularzy;
- błędy merytoryczne – to podawanie niewłaściwych informacji, na przykład dotyczących liczby pracowników z niepełnosprawnościami bądź kwot wpłat;
- błędy w obliczeniach – mogą wynikać z niepoprawnego ustalenia kwoty wpłat lub ulg.
Błędy formalne mogą być problematyczne, np. brak takich danych jak NIP czy numer REGON. Istotne jest także prawidłowe rejestrowanie wszystkich korekt w systemie, aby uniknąć niespójności danych.
Dane merytoryczne muszą być zgodne ze stanem faktycznym i powinny zostać zweryfikowane przed wysyłką rocznych dokumentów.
Dlatego ważne jest, aby pracodawcy dokładnie sprawdzali swoje wyliczenia i upewniali się o ich zgodności z przepisami.
Zaniedbanie analizy kompletności dokumentów przed ich wysyłką za rok 2024 może prowadzić do konieczności uzupełniania brakujących miesięcznych dokumentów, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi. Dlatego warto zadbać o poprawność składanych deklaracji i monitorować zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami, by uniknąć zaległości i potencjalnych sankcji finansowych.
