Bezpieczne udostępnianie faktur księgowej to dziś fundament ochrony danych i zgodności z prawem. W erze cyfryzacji najlepszą odpowiedzią na te potrzeby jest Krajowy System e‑Faktur (KSeF), który od 1 lutego 2026 r. umożliwi produkcyjne wystawianie i zarządzanie fakturami z wbudowaną kontrolą dostępu, zgodną z ustawą o VAT (art. 106s i nast.).
Dlaczego bezpieczeństwo danych w księgowości jest priorytetem?
Digitalizacja faktur (przechowywanie i udostępnianie elektroniczne) jest zgodna z polskim prawem od lat. Ustawa o rachunkowości (art. 71) wymaga zapewnienia autentyczności, integralności, czytelności i ochrony dokumentów przed zmianą lub zniszczeniem. W praktyce przedsiębiorca może zeskanować faktury papierowe i przechowywać je cyfrowo bez trzymania oryginałów – pod warunkiem odpowiednich zabezpieczeń.
Udostępnianie danych księgowej bez właściwych narzędzi zwiększa ryzyko wycieku informacji finansowych i danych kontrahentów. Dlatego warto korzystać z rozwiązań z kontrolą dostępu, jak KSeF, który gwarantuje nienaruszalność danych i domniemanie autentyczności faktur oraz ogranicza konieczność przesyłania plików kontrolnych (np. JPK_FA) podczas kontroli.
Krajowy System e‑Faktur (KSeF) – centralne narzędzie do bezpiecznego udostępniania
KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Od 1 lutego 2026 r. wystartuje jego wersja produkcyjna (obowiązek zgodnie z harmonogramem). Od 1 listopada 2025 r. podatnicy będą mogli uzyskać certyfikaty wystawcy potrzebne do pracy w trybie offline podczas awarii systemu (art. 106nf ustawy o VAT).
Kluczowe zalety KSeF dla udostępniania faktur księgowej
Najważniejsze atuty KSeF w kontekście współpracy z biurem rachunkowym to:
- automatyczna walidacja i numeracja – po wysłaniu faktura jest sprawdzana pod kątem formatu i treści, co zmniejsza liczbę błędów i ryzyko fałszerstw;
- zarządzanie uprawnieniami – przedsiębiorca może upoważnić całe biuro rachunkowe lub konkretnych pracowników do wystawiania, przeglądania i udostępniania faktur w jego imieniu;
- bezpieczne kanały dostępu – po uwierzytelnieniu (np. Profil Zaufany) użytkownicy przeglądają i udostępniają faktury elektronicznie; możliwa jest integracja z programami księgowymi;
- przechowywanie w KSeF – po przyjęciu faktury system zapewnia archiwizację zgodną z wymogami (okresy wynikające z Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości), co odciąża przedsiębiorcę.
Do końca 2026 r. przewidziano brak kar za błędy w KSeF, co ułatwi bezpieczne wdrożenie. Dodatkowo faktury z KSeF mają domniemanie autentyczności, co wzmacnia ich wiarygodność w rozliczeniach.
Jak krok po kroku upoważnić księgową w KSeF?
Postępuj według poniższych kroków, aby nadać biuru rachunkowemu bezpieczny dostęp:
- Rejestracja w systemie – zaloguj się przy użyciu Profilu Zaufanego i utwórz/zarządzaj profilami podatnika odpowiednio do prowadzonych firm;
- Wystawienie certyfikatu – od 1 listopada 2025 r. złóż wniosek o certyfikat wystawcy, aby móc działać w trybie offline w razie awarii systemu;
- Nadanie uprawnień – w sekcji zarządzania dostępem wskaż biuro rachunkowe (jako podmiot) lub konkretne osoby jako uprawnione do wystawiania i podglądu faktur w Twoim imieniu;
- Udostępnianie faktur – księgowa loguje się do KSeF i przegląda faktury przypisane do firmy; w okresie dobrowolnym nabywca musi wyrazić zgodę na e‑faktury w KSeF, w przeciwnym razie udostępnij dokumenty innym kanałem;
- Tryb offline – w razie awarii (uregulowanej w art. 106nf) użyj certyfikatu do wystawiania faktur z właściwą datą w treści dokumentu.
Uwaga: dopuszczalne jest częściowe (dobrowolne) korzystanie z KSeF – możesz wystawiać tylko wybrane faktury w systemie obok papierowych lub e‑faktur spoza KSeF.
Zabezpieczenia poza KSeF – dobre praktyki zgodne z prawem
Jeśli nie korzystasz jeszcze z KSeF (np. dla dokumentów sprzed 2026 r.), wprowadź poniższe rozwiązania:
- skanowanie i przechowywanie elektroniczne – pliki PDF opatrzone podpisem kwalifikowanym lub e‑podpisem zapewniają autentyczność; interpretacja KIS (0111‑KDIB3‑3.4012.6.2019.1.MAZ) dopuszcza wyłączne przechowywanie skanów bez papierowych oryginałów;
- chmura z szyfrowaniem – korzystaj z usług z 2FA i rolami dostępu (RBAC); art. 71 ustawy o rachunkowości wymaga ochrony przed nieuprawnionym dostępem;
- hasła i VPN – udostępniaj linki z jednorazowymi hasłami lub przez VPN, unikaj nieszyfrowanych e‑maili;
- umowy z biurem rachunkowym – zawrzyj zapisy o RODO i odpowiedzialności za dane (art. 28 RODO); biuro przechowuje dokumenty zgodnie z terminami z Ordynacji podatkowej – np. za 2024 r. do końca 2029 r.
Porównanie metod udostępniania faktur
Poniżej znajdziesz zestawienie popularnych metod wraz z ich zabezpieczeniami i zgodnością prawną:
| Metoda | Zabezpieczenia | Zgodność z prawem | Zalety dla księgowej |
|---|---|---|---|
| KSeF | Uwierzytelnianie PZ, certyfikaty, walidacja | art. 106s ustawy o VAT, pełna | Automatyczny dostęp, archiwizacja |
| E‑mail z e‑podpisem | Szyfrowanie, 2FA | art. 71 ustawy o rachunkowości | Szybkie, lecz manualne |
| Chmura (np. Google Drive) | Role dostępu, szyfrowanie | Wymaga zgodności z RODO | Współpraca w czasie rzeczywistym |
| Papierowe oryginały | Fizyczna dostawa | Ordynacja podatkowa | Postrzegane jako pewne, ale niepraktyczne |
Przyszłość i zmiany w 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się rynkowym standardem, a obowiązki będą wdrażane zgodnie z harmonogramem (najpierw więksi podatnicy, następnie mniejsi). Dobrowolne wystawianie dla osób prywatnych wymaga zapewnienia nabywcy dostępu, a minister może rozporządzeniem wyłączyć niektóre transakcje (art. 106s ustawy o VAT).
Skrócenie zwrotu VAT do 40 dni to dodatkowy impuls do wdrożenia. Przygotuj się wcześniej: testuj środowisko KSeF 2.0 (bez skutków prawnych) i integruj oprogramowanie księgowe. Bezpieczeństwo danych w digitalizacji to wymóg prawa – KSeF upraszcza jego spełnienie.
