Moduł certyfikatów i uprawnień (MCU) to centralne narzędzie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) 2.0, służące do zarządzania dostępem, nadawania uprawnień użytkownikom oraz wnioskowania o certyfikaty KSeF.
Od 1 listopada 2025 r. MCU stał się jedynym sposobem na nadawanie nowych uprawnień, a od 1 lutego 2026 r. jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców korzystających z produkcyjnej wersji KSeF.
W erze pełnej digitalizacji fakturowania MCU zapewnia bezpieczeństwo i kontrolę nad tożsamością użytkowników, co jest kluczowe dla zgodności z przepisami o e-fakturach. Poniżej, krok po kroku, wyjaśniamy działanie modułu – od logowania po codzienne zarządzanie – ze szczególnym uwzględnieniem praktyki księgowych i przedsiębiorców.
Czym jest MCU i dlaczego jest kluczowy dla KSeF 2.0?
MCU to moduł przygotowany przez Ministerstwo Finansów, zintegrowany z architekturą KSeF 2.0. Odpowiada za pełny cykl życia certyfikatów KSeF oraz zarządzanie uprawnieniami w systemie. Bez poprawnie skonfigurowanego MCU firma nie będzie mogła wystawiać, przeglądać ani zarządzać e-fakturami od 1 lutego 2026 r.
Najważniejsze funkcje modułu obejmują:
- nadawanie i odbieranie uprawnień użytkownikom (np. pracownikom czy biurom rachunkowym),
- składanie wniosków o certyfikaty KSeF oraz ich pobieranie i unieważnianie,
- zarządzanie podmiotami podrzędnymi oraz przegląd wszystkich uprawnień,
- obsługę trybu offline na potrzeby awaryjnego wystawiania faktur.
Od 1 listopada 2025 r. wszelkie nowe uprawnienia nadaje się wyłącznie w MCU – rozwiązanie to centralizuje dostęp i podnosi poziom bezpieczeństwa w obowiązkowym KSeF.
Dwa typy certyfikatów KSeF – do czego służą i jak je uzyskać?
Certyfikaty KSeF to elektroniczne „pieczęcie” przypisane do NIP podmiotu, niezbędne do uwierzytelniania w systemie i integracji z oprogramowaniem.
Certyfikat KSeF – uwierzytelnianie – służy do logowania do KSeF i wykonywania operacji online, takich jak wystawianie czy przeglądanie faktur; w polu CN (commonName) widnieje dopisek „uwierzytelnianie”.
Certyfikat KSeF – offline – umożliwia wystawianie faktur w trybie awaryjnym poza systemem (np. przy braku internetu), z późniejszym przesłaniem do KSeF; w CN widnieje dopisek „offline”.
Proces wnioskowania w MCU wygląda następująco:
- Zaloguj się do modułu (metody opisane poniżej).
- Wybierz typ certyfikatu i złóż wniosek – dla certyfikatu kwalifikowanego (bez NIP/PESEL) pobierz żądanie autoryzacyjne, podpisz je i załaduj ponownie do MCU.
- Po wydaniu pobierz plik .zip, rozpakuj i zainstaluj certyfikat w systemie (w kreatorze importu wybierz „Komputer lokalny”).
- Po instalacji certyfikat służy do podpisywania operacji w KSeF lub w używanym oprogramowaniu księgowym.
Certyfikaty mają ograniczony okres ważności – w razie potrzeby unieważnisz je bezpośrednio w MCU (np. przy zmianie personelu). Od 10 grudnia 2025 r. MCU obsługuje również tokeny uwierzytelniające.
Jak zalogować się do MCU – metody uwierzytelniania
Dostęp do MCU uzyskasz przez ksef.podatki.gov.pl. Logowanie odbywa się metodami zgodnymi z eIDAS (Rozporządzenie 910/2014):
- Profil Zaufany (PZ) lub e-dowód,
- podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana,
- certyfikat KSeF (po pierwszym uzyskaniu).
Po zalogowaniu pod konkretnym NIP zobaczysz panel zarządzania. Pieczęć kwalifikowana zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i dobrze sprawdza się u księgowych obsługujących wielu klientów.
Zarządzanie uprawnieniami – krok po kroku
Główna funkcja MCU to kontrola dostępu do KSeF 2.0. Uprawnienia nadaje administrator (pierwszy użytkownik logujący się pod NIP). Dostępne typy dla osób fizycznych przedstawia tabela:
| Typ uprawnienia | Opis |
|---|---|
| Podstawowe (do pracy w KSeF) | Wystawianie i przeglądanie faktur dla firmy. |
| Dla klienta (selektywne) | Dostęp pośredni do wybranych faktur klienta (np. biuro rachunkowe). |
| Dla wszystkich klientów (generalne) | Pełny dostęp pośredni do wszystkich faktur. |
Proces nadawania wygląda następująco:
- W sekcji „Przegląd wszystkich uprawnień” wybierz „Dodaj użytkownika”.
- Wprowadź dane odbiorcy (NIP/PESEL, e-mail) i wybierz typ uprawnienia z listy.
- Potwierdź – nadane uprawnienia działają w środowisku produkcyjnym zgodnie z harmonogramem KSeF.
- Aby odebrać dostęp, usuń uprawnienie – zmiana działa w czasie rzeczywistym.
MCU umożliwia także zarządzanie podmiotami podrzędnymi (np. oddziały) oraz przegląd listy wydanych i aktywnych certyfikatów.
Praktyczne funkcje MCU dla księgowych i przedsiębiorców
Poniżej znajdziesz funkcje szczególnie przydatne w codziennej pracy:
- sprawdzanie listy certyfikatów – podgląd ważności i statusu;
- integracja z oprogramowaniem – lokalna instalacja certyfikatów umożliwia połączenie z programami księgowymi (np. SaldeoSMART);
- przegląd faktur i wystawianie – po nadaniu uprawnień użytkownicy uzyskują dostęp do tych funkcji w KSeF;
- obsługa błędów – szybkie unieważnianie certyfikatów w razie problemów (np. utrata klucza).
Dla biur rachunkowych MCU to narzędzie do masowego zarządzania klientami – pieczęć kwalifikowana znacząco upraszcza proces i ogranicza ryzyko błędów.
Ważne daty i obowiązki – co musisz zrobić przed 1 lutego 2026 r.?
Pamiętaj o kluczowych terminach i działaniach:
- 1 listopada 2025 r. – start MCU; od tego dnia nowe uprawnienia nadaje się wyłącznie w tym module;
- 1 lutego 2026 r. – KSeF 2.0 staje się obowiązkowy; bez MCU nie uzyskasz dostępu do e-fakturowania;
- rekomendacja – niezwłocznie złóż wnioski o certyfikaty i nadaj uprawnienia administratorom; uprawnienia z MCU mają moc prawną wyłącznie w środowisku produkcyjnym.
W razie problemów skorzystaj z Podręcznika użytkownika MCU na ksef.podatki.gov.pl. MCU to cyfrowy klucz do e-fakturowania – jego wdrożenie zapewni płynne przejście na KSeF 2.0 i zminimalizuje ryzyko przestojów.
