Krajowy System e‑Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. staje się obowiązkowy dla dużych podatników VAT, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych czynnych podatników VAT, w tym transakcje zagraniczne, takie jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) oraz eksport usług. Polski sprzedawca musi wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF dla WDT i eksportu usług, natomiast faktury WNT od zagranicznego dostawcy nie podlegają temu obowiązkowi. W artykule wyjaśniamy kluczowe zasady, odwołując się do ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, dalej: VATU) oraz praktycznych wyzwań.
Podstawy prawne KSeF w transakcjach zagranicznych
Obowiązek korzystania z KSeF wynika z art. 106ga VATU, który nakłada na podatników z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce wystawianie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Wyjątek: podmioty bez siedziby lub stałego miejsca w Polsce nie muszą (i nie mogą) z niego korzystać.
Transakcje zagraniczne podlegają tym samym regułom co krajowe, z naciskiem na udostępnienie faktury kontrahentowi w uzgodnionej formie (np. e‑mail z PDF po wysłaniu do KSeF). Organy podatkowe potwierdzają, że KSeF obejmuje faktury, których wystawianie jest obligatoryjne obecnie – także dla transakcji unijnych.
WDT – obowiązek wystawiania w KSeF i stawka 0%
WDT to wywóz towarów z Polski do innego państwa UE na rzecz podatnika z ważnym numerem VAT UE (art. 13 ust. 1 VATU). Podlega opodatkowaniu stawką 0%, jeśli spełnione są warunki: nabywca podał ważny numer VAT UE, a podatnik posiada wiarygodne dowody transportu towarów do innego państwa UE (art. 42 ust. 1 VATU).
Najważniejsze zasady rozliczania WDT w KSeF to:
- obowiązek podatkowy – powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po dostawie (art. 20 ust. 1 VATU); dlatego faktury WDT należy wystawiać w KSeF, również gdy następuje to przed zakończeniem transportu;
- praktyka w KSeF – polski sprzedawca wysyła fakturę ustrukturyzowaną do KSeF, konwertuje ją do PDF i udostępnia nabywcy e‑mailem lub innym uzgodnionym sposobem; przykładowo: dostawa 30.09.2024 r. (data w polu P_1 to 30.09), wysyłka do KSeF 16.10 – obowiązek podatkowy z daty wystawienia;
- nietransakcyjne WDT – przemieszczenie własnych towarów do innego kraju UE również wymaga faktury w KSeF; dokument wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po przemieszczeniu (wystawienie wcześniej przyspiesza obowiązek podatkowy);
- wykazywanie w ewidencjach – transakcja trafia do JPK_V7 oraz informacji VAT‑UE.
Przykład – Firma z Polski wysyła maszyny do Niemiec (WDT). Wystawia fakturę w KSeF ze stawką 0% i gromadzi dowody transportu (np. CMR). Nabywca w Niemczech rozlicza to jako WNT.
WNT – brak obowiązku wystawiania w KSeF przez zagranicznego sprzedawcę
WNT to nabycie towarów z innego państwa UE przez polskiego podatnika (art. 9 VATU). Faktura od zagranicznego dostawcy nie musi (i nie może) być wystawiona w KSeF, ponieważ wystawcą jest podmiot spoza polskiej jurysdykcji.
Jak wygląda rozliczenie i dokumentowanie WNT po stronie polskiego podatnika:
- rozliczenie VAT – polski nabywca rozlicza VAT należny i przysługuje mu odliczenie VAT naliczonego (mechanizm samoopodatkowania); dokument źródłowy od kontrahenta może mieć formę papierową lub elektroniczną;
- stałe miejsce w Polsce – jeżeli zagraniczny podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, może uzyskać uprawnienia do korzystania z KSeF w zakresie polskich rozliczeń;
- dokumentowanie po stronie nabywcy – polski przedsiębiorca wykazuje WNT w ewidencjach i deklaracjach; nie wprowadza faktury wystawionej przez zagranicznego dostawcę do KSeF, ponieważ nie jest jej wystawcą.
Eksport usług – faktura w KSeF z miejscem świadczenia za granicą
Świadczenie usług na rzecz zagranicznego kontrahenta podlega KSeF, gdy wystawcą jest polski podatnik. Miejsce świadczenia w relacji B2B co do zasady określa art. 28b VATU (poza terytorium kraju), co oznacza brak VAT w Polsce i rozliczenie po stronie nabywcy (odwrotne obciążenie) lub zastosowanie „NP”.
Kluczowe zasady dla eksportu usług w KSeF:
- obowiązek wystawienia – faktura ustrukturyzowana w KSeF, następnie udostępnienie kontrahentowi w uzgodniony sposób; stosuje się oznaczenie „NP” lub adnotację „odwrotne obciążenie” w zależności od rodzaju usługi;
- specyfika rozliczeń – dla usług elektronicznych i telekomunikacyjnych mogą mieć zastosowanie procedury OSS/IOSS i identyfikacja w VIES; sam fakt wystawienia faktury przez polskiego podatnika oznacza KSeF od 2026 r.;
- korekty i kursy walut – zwiększenia podstawy opodatkowania rozlicza się w okresie powstania przyczyny (art. 29a ust. 17 VATU); przeliczenia walut dokonuje się zgodnie z art. 31a VATU (co do zasady po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego właściwą datę referencyjną).
Przykład – Polski grafik świadczy usługi dla firmy z USA. Wystawia fakturę w KSeF z adnotacją „odwrotne obciążenie” i udostępnia ją jako PDF. Nabywca rozlicza VAT w swoim kraju.
Korekty faktur i praktyczne wyzwania w KSeF
Korekty w transakcjach zagranicznych działają analogicznie jak w krajowych. Najważniejsze zasady zestawiamy poniżej:
| Rodzaj korekty | Zasada w KSeF | Przepis |
|---|---|---|
| Zwiększająca podstawę | Rozliczenie w okresie powstania przyczyny; wystawienie faktury korygującej w KSeF | Art. 29a ust. 17 VATU |
| Zmniejszająca (in minus) | Brak obowiązku potwierdzenia uzgodnienia z nabywcą; faktura korygująca w KSeF po dostawie | Art. 29a ust. 15 VATU |
| Przeliczenie waluty | Przeliczenie wg zasad z art. 31a VATU (co do zasady kurs NBP z dnia poprzedzającego właściwą datę referencyjną) | Art. 31a VATU |
Najczęstsze wyzwania praktyczne w KSeF to:
- uzgodnienie formy udostępnienia z zagranicznym kontrahentem (brak precyzyjnych przepisów – e‑mail, portal klienta),
- różnice między datą dostawy a datą wysyłki faktury do KSeF i wynikające z tego przesunięcia obowiązku podatkowego,
- integracja z systemami ERP w celu automatycznej dystrybucji PDF i statusów KSeF,
- okresy przejściowe i gotowość organizacyjno‑techniczna: do 2026 r. dobrowolność, a duże firmy od lutego 2026 r..
Podsumowanie obowiązków w tabeli
| Transakcja | Wystawienie w KSeF przez polskiego podatnika? | Udostępnienie nabywcy | Stawka VAT | Kluczowy przepis |
|---|---|---|---|---|
| WDT | Tak | Uzgodniona forma (np. PDF e‑mail) | 0% | Art. 13, 42 VATU |
| WNT | Nie (zagraniczny wystawca) | Nie dotyczy KSeF | Rozlicza nabywca | Art. 9 VATU |
| Eksport usług | Tak | Uzgodniona forma | NP/odwrotne obciążenie | Art. 28b VATU |
Warto przygotować oprogramowanie i procedury KSeF już teraz – transakcje zagraniczne generują ok. 20–30% obrotu wielu firm. W razie wątpliwości interpretacje indywidualne potwierdzają opisane zasady. Regularne sprawdzanie statusu VIES i kompletowanie dowodów transportu ogranicza ryzyko sporów i kontroli.
