Jak KSeF wpłynie na rolników? Przewodnik dla ryczałtowców i podatników VAT
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku wprowadzi obowiązkową cyfryzację faktur dla większości przedsiębiorców, w tym rolników na VAT. Rolnicy ryczałtowi bez NIP pozostaną poza obowiązkiem – dla nich udział będzie dobrowolny.
Zmiany oznaczają przejście z papierowych lub PDF-owych dokumentów na ustrukturyzowane e-faktury przesyłane przez system Ministerstwa Finansów, co wpłynie na codzienne rozliczenia – zwłaszcza w warunkach sezonowej pracy rolnej.
Co to jest KSeF i kiedy wchodzi w życie?
KSeF to centralny system teleinformatyczny do wystawiania, odbioru i przechowywania e-faktur w formacie XML, zgodnym z ustawą o VAT i rozporządzeniami wykonawczymi Ministerstwa Finansów.
Harmonogram wdrożenia: od 1 lutego 2026 r. obowiązek dla dużych przedsiębiorców (przekraczających m.in. ok. 200 mln zł przychodu), a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym rolników zarejestrowanych do VAT.
System automatyzuje rozliczenia VAT, zmniejsza liczbę błędów i przyspiesza weryfikację faktur przez urzędy skarbowe. Dla rolników oznacza to koniec ręcznego wystawiania faktur – wszystkie dokumenty będą generowane w KSeF, z dostępem m.in. przez Profil Zaufany lub e-dowód.
Wpływ na rolników ryczałtowych – brak obowiązku, ale z haczykami
Rolnicy ryczałtowi bez NIP (sprzedaż produktów rolnych opodatkowana ryczałtem na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym) nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Faktury VAT RR, wystawiane przez nabywców za zakupione produkty rolne, pozostają poza KSeF przynajmniej do kwietnia 2026 r.
Od 1 kwietnia 2026 r. rolnik ryczałtowy posiadający NIP (prowadzący działalność gospodarczą) będzie mógł dołączyć do KSeF dobrowolnie, na zasadach jak inni przedsiębiorcy, ale nie będzie miał takiego obowiązku.
W praktyce, jeśli dostawca (np. hurtownia) od lutego 2026 r. wystawi fakturę wyłącznie w KSeF, rolnik bez NIP nie odbierze jej w systemie – nabywca musi udostępnić dokument w uzgodniony sposób (np. jako PDF). Brak dostępu do internetu lub Profilu Zaufanego utrudni odbiór e-faktur od dużych kontrahentów.
Krajowa Rada Izb Rolniczych (KRIR) apeluje o przesunięcie terminów dla rolników ryczałtowych ze względu na bariery cyfrowe i sezonowość pracy. Dodatkowo, od 2026 r. limit zwolnienia z VAT ma wzrosnąć do 240 000 zł, co ułatwi pozostanie poza VAT, przy czym rok 2025 będzie okresem przejściowym.
Wpływ na rolników VAT-owców – pełny obowiązek i przygotowania
Rolnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT (np. spółki rolne lub gospodarstwa przekraczające limit zwolnienia) od 1 kwietnia 2026 r. muszą wystawiać i odbierać wszystkie faktury w KSeF. Obejmuje to sprzedaż produktów rolnych oraz zakupy środków produkcji i usług.
Poniżej zebraliśmy najważniejsze obszary wraz z konsekwencjami w gospodarstwie:
| Aspekt | Obowiązki dla rolników VAT | Konsekwencje praktyczne |
|---|---|---|
| Wystawianie faktur | obowiązkowe w KSeF dla wszystkich transakcji VAT (art. 106b ustawy o VAT) | konieczność oprogramowania zintegrowanego z KSeF (np. wFirma, InsERT); brak zgłoszenia ZAW-FA uniemożliwi wysyłanie |
| Odbiór faktur | automatyczny dostęp po uwierzytelnieniu (np. Profil Zaufany); faktury ustrukturyzowane | problemy przy braku internetu – w wielu regionach wiejskich to realna bariera |
| Faktury VAT RR | możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF od kwietnia 2026 r. | nabywcy (np. skupy) mogą wystawiać VAT RR przez KSeF, jeśli zdecydują się na tę funkcję |
Koszty wdrożenia obejmą m.in. zakup oprogramowania (ok. 100–500 zł/mies. dla małych firm), szkolenia (ok. 200–1000 zł) oraz wsparcie księgowe. Niedostosowanie do KSeF grozi karami (nawet do 720 stawek dziennych – art. 56 k.k.s.). W okresie przejściowym możliwe są jednak ulgi.
Główne wyzwania dla rolników i postulaty zmian
Wdrożenie KSeF budzi obawy wśród rolników, szczególnie w mniejszych gospodarstwach. Najczęściej wskazywane bariery to:
- bariery cyfrowe – brak umiejętności obsługi systemów IT u starszych rolników oraz słaba infrastruktura internetowa na wsi;
- sezonowość – konieczność natychmiastowego wystawiania faktur koliduje z pracami w szczycie sezonu (żniwa, zbiory);
- koszty – dodatkowe wydatki na sprzęt, oprogramowanie i szkolenia w warunkach rosnących cen.
KRIR w piśmie do Ministerstwa Finansów proponuje następujące kierunki wsparcia:
- edukację prowadzoną przez izby rolnicze i wydłużone okresy przejściowe,
- odrębne terminy wdrożenia dla sektora agro,
- wsparcie techniczne i materiały informacyjne.
Jak przygotować się do KSeF krok po kroku?
Aby ograniczyć ryzyko błędów i opóźnień, warto wykonać te działania:
- sprawdź status – ryczałtowiec bez NIP działa dobrowolnie, podatnik VAT musi być gotowy od kwietnia 2026 r.;
- załóż Profil Zaufany – bezpłatnie przez bank lub urząd (ePUAP);
- złóż ZAW-FA – do 1 lutego 2026 r. (jeśli dotyczy, np. spółka); dokument zgłasza nadanie uprawnień do KSeF;
- wybierz narzędzie – darmowy kreator MF na ksef.podatki.gov.pl lub program komercyjny z integracją;
- przeszkol się – skorzystaj z materiałów Ministerstwa Finansów i portali branżowych;
- przetestuj proces – od grudnia 2025 r. wykorzystaj środowisko testowe KSeF.
Rolnicy VAT muszą rozpocząć przygotowania już teraz, aby uniknąć kar i przestojów w rozliczeniach. Ryczałtowcy powinni monitorować rozporządzenia wykonawcze do ustawy o VAT i decyzje dotyczące terminów wdrożenia.
