Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 r. wprowadza obowiązkowe wystawianie i odbieranie e-faktur w formacie XML dla wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych, zarówno dla podmiotów będących płatnikami VAT, jak i zwolnionych.
System zmienia codzienne operacje księgowe, wymagając od zarządców, administratorów i właścicieli lokali dostosowania procedur do realiów cyfrowych. Zakres obejmuje terminy wdrożenia, obowiązki stron, zwolnienia z VAT, sankcje oraz praktyczne działania zgodne z ustawą o VAT i rozporządzeniami Ministra Finansów.
Co to jest KSeF i dlaczego dotyczy wspólnot oraz spółdzielni?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbioru i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur w jednolitym formacie XML. Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie faktury kierowane do wspólnot mieszkaniowych muszą być obsługiwane wyłącznie przez KSeF, w tym rachunki za media, usługi sprzątające czy remonty.
Wspólnoty i spółdzielnie, jako podmioty gospodarcze, stają się odbiorcami takich faktur od dostawców, co wymusza rejestrację w systemie i bieżącą weryfikację dokumentów. Nowe przepisy o KSeF łączą się z obowiązkami JPK_VAT i JPK_CIT, zwiększając obciążenia administracyjne zarządów spółdzielni.
Przepisy nie nakładają obowiązku wystawiania faktur przez KSeF na podmioty niebędące płatnikami VAT, ale ich odbiór jest kluczowy dla poprawności księgowej.
Terminy wejścia w życie KSeF – etapowe wdrożenie
Wdrożenie KSeF następuje stopniowo, co daje czas na przygotowanie organizacyjne i techniczne:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych podatników (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.), w tym dużych spółdzielni;
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe podmioty, w tym większość wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych, oraz osoby fizyczne prowadzące najem prywatny;
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejsi podatnicy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Dla wspólnot mieszkaniowych obowiązek zaczyna się wcześniej – od 1 stycznia 2026 r. wszystkie przychodzące faktury muszą być w KSeF. Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 2322) określa format XML i standardy techniczne.
Obowiązki wspólnot i spółdzielni jako odbiorców faktur
Choć wspólnoty i spółdzielnie rzadziej wystawiają faktury, muszą odbierać i przetwarzać wszystkie faktury od dostawców wyłącznie przez KSeF (np. za prąd, gaz, utrzymanie części wspólnych). Kluczowe zadania to:
- rejestracja w KSeF – wymaga NIP oraz podpisu zaufanego lub e-dowodu, a następnie pobrania identyfikatora KSeF przez uprawnionych administratorów;
- weryfikacja i pobieranie faktur – system sprawdza poprawność formalną (np. NIP, kwoty), a faktury ustrukturyzowane otrzymują status „zaakceptowana” lub „odrzucona”;
- dostosowanie księgowości – archiwizacja dokumentów w KSeF przez 10 lat oraz integracja z oprogramowaniem (np. Symfonia, Comarch);
- udostępnianie faktur właścicielom – forma nie jest doprecyzowana (może być PDF z KSeF lub wydruk), choć rekomendowane jest przekazywanie cyfrowe.
W spółdzielniach KSeF wpływa na rozliczenia z członkami, np. przy fakturach za media obciążających lokale. W przypadku czynności przekraczających zwykły zarząd (art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali, Dz.U. 2021 poz. 1048) zarząd powinien uzyskać zgody właścicieli, zwłaszcza przy inwestycjach finansowanych fakturami z KSeF.
KSeF a właściciele lokali – nawet zwolnieni z VAT
Właściciele lokali we wspólnotach, zwolnieni z VAT, muszą wystawiać faktury przez KSeF, jeśli najemcą jest firma żądająca dokumentu (np. przy prywatnym najmie mieszkań). Kluczowe zwolnienia z VAT (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, Dz.U. 2024 poz. 777) to: podmiotowe – przychody poniżej 200 tys. zł rocznie (od 2026 r. 240 tys. zł) oraz przedmiotowe – najem lokali wyłącznie mieszkalnych.
Mimo zwolnienia każdy wynajmujący jest podatnikiem VAT i musi posiadać NIP do KSeF. Faktury za media od dostawców (np. PGE, TAURON) będą wystawiane wyłącznie przez KSeF, z terminami jak dla pozostałych podmiotów (najczęściej od 1 kwietnia 2026 r.).
W spółdzielniach zmiany w 2026 r. dotyczą także przekształceń lokatorskich praw (nowelizacja ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych z 2017 r.), natomiast KSeF wpływa pośrednio na bieżące rozliczenia opłat.
Sankcje za nieprzestrzeganie KSeF – co grozi?
Pierwszy rok (2026) przewidziano jako okres przejściowy bez kar. Od 2027 r. kary za faktury poza KSeF mogą wynieść do 100% kwoty VAT lub 18,7% należności netto (art. 109 ustawy o VAT w brzmieniu dla KSeF). Urząd skarbowy może również nakładać sankcje administracyjne, np. za brak weryfikacji faktur w systemie.
Dla zarządców wspólnot ryzyka prawne to m.in. brak aktualizacji procedur, co może skutkować odpowiedzialnością cywilną wobec właścicieli (art. 22 ust. 3 pkt 5 ustawy o własności lokali).
Poniżej zestawiono najważniejsze sankcje oraz podstawy prawne i okres ich obowiązywania:
| Aspekt | Kara | Podstawa prawna | Okres obowiązywania |
|---|---|---|---|
| Faktura z VAT poza KSeF | Do 100% kwoty podatku | Art. 109 ustawy o VAT | Od 2027 r. |
| Faktura bez VAT poza KSeF | Do 18,7% należności | Art. 109 ustawy o VAT | Od 2027 r. |
| Brak weryfikacji przez wspólnotę | Sankcje administracyjne | Rozporządzenie MF ws. KSeF | Od 2026 r. |
Praktyczne wskazówki dla księgowych i zarządców
Aby sprawnie wdrożyć KSeF w strukturach wspólnot i spółdzielni, warto zaplanować następujące działania:
- Szkolenia i oprogramowanie – uczestnicz w szkoleniach nt. KSeF i JPK_VAT dla wspólnot; wybierz programy z pełną integracją KSeF (np. obsługa API Ministerstwa Finansów);
- Przygotowanie właścicieli – informuj o potrzebie posiadania NIP i profilu w KSeF, zwłaszcza w przypadku najmu na rzecz firm;
- Zmiany w umowach – dostosuj umowy z administratorami i biurem księgowym do nowych obowiązków związanych z obsługą KSeF;
- Testy pilotażowe – wykorzystaj tryb testowy dostępny od 2024 r. na ksef.podatki.gov.pl do weryfikacji integracji i procedur;
- Wyzwania dla spółdzielni – zaplanuj integrację KSeF z systemami wewnętrznymi, zwłaszcza przy dużych inwestycjach wymagających uchwał (art. 161 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych).
