Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system elektronicznego obiegu faktur ustrukturyzowanych, wprowadzony na mocy ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
Uprawnienia do KSeF można nadać dwoma sposobami: elektronicznie przez Aplikację Podatnika KSeF lub papierowo na formularzu ZAW-FA.
Proces nadawania, zmiany i odbierania uprawnień reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 22 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 2734), które precyzuje modele uprawnień, wymagane dane oraz procedury.
W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia, odnosząc się do konkretnych przepisów. Omówimy rodzaje uprawnień, różnice między pracownikami a biurami rachunkowymi, modele dostępu oraz praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców i księgowych.
Dzięki tym wskazówkom unikniesz błędów i zapewnisz płynne korzystanie z KSeF.
Podstawy prawne i cele nadawania uprawnień
Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane są wystawiane i odbierane wyłącznie przez KSeF, a podatnik może delegować te czynności na osoby i podmioty uprawnione. Uprawnienia można scedować na osobę fizyczną (np. pracownika) lub podmiot (np. biuro rachunkowe), co wynika z § 4 ust. 1 rozporządzenia.
Cele nadawania uprawnień to:
- umożliwienie pracownikom wystawiania i odbioru e-faktur w imieniu firmy,
- delegowanie zadań księgowych na biuro rachunkowe bez konieczności osobistego logowania przez przedsiębiorcę,
- bezpieczne zarządzanie dostępem, z możliwością jego ograniczenia lub cofnięcia w dowolnym momencie.
Kto może nadać uprawnienia? Właściciel firmy, osoba upoważniona do działania w jej imieniu lub pracownik z nadanym prawem do zarządzania dostępem.
Rodzaje uprawnień w KSeF – co dokładnie możesz nadać?
W standardowym modelu (najczęściej stosowanym w firmach prywatnych) rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje trzy główne role:
- Zarządzanie uprawnieniami – nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień innym użytkownikom;
- Wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych – tworzenie e-faktur, ich odbiór i przegląd;
- Wystawianie faktur z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT – uprawnienie wymagane m.in. do samofakturowania.
Rozporządzenie dopuszcza rozdzielenie uprawnień na kilka osób (np. jedna osoba tylko przegląda faktury, inna wystawia, a jeszcze inna zarządza). Istnieją również modele samofakturowania oraz dla JST, lecz w większości firm prywatnych stosuje się model standardowy.
Uprawnienia bezpośrednie nadaje się osobie fizycznej (np. pracownikowi), a pośrednie – podmiotowi (np. biuru rachunkowemu), który deleguje je swoim pracownikom w zakresie nie szerszym niż otrzymany od podatnika.
Wymagane dane do nadania uprawnień
Aby nadać uprawnienia zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, przygotuj następujące dane dla osoby fizycznej (pracownika):
- nip lub PESEL,
- numer i serię dokumentu tożsamości z krajem wydania (jeśli brak NIP/PESEL),
- dane kwalifikowanego podpisu elektronicznego (gdy certyfikat nie zawiera NIP/PESEL).
Dla podmiotu (biura rachunkowego) wymagane są: NIP podmiotu oraz dane osoby kontaktowej lub upoważnionych pracowników.
Nie trzeba zakładać osobnego konta w KSeF dla uprawnionego pracownika – logowanie odbywa się po uwierzytelnieniu w kontekście podatnika.
Jak nadać uprawnienia elektronicznie? Krok po kroku w Aplikacji Podatnika KSeF
To najszybsza metoda dostępna na ksef.podatki.gov.pl. Wymaga uwierzytelnienia (Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub e-pieczęć).
- Zaloguj się do systemu – wejdź na ksef.podatki.gov.pl i zaloguj się wiarygodnym środkiem;
- Przejdź do zakładki „Uprawnienia” – odszukaj sekcję w menu głównym;
- Wybierz podmiot i zakres – wskaż NIP lub dane osoby/podmiotu i określ dokładne uprawnienia;
- Potwierdź i wyślij – system zweryfikuje dane i nada dostęp natychmiast.
Zmiana lub odebranie uprawnień przebiega analogicznie – wybierz edycję lub usuń dostęp.
Jak nadać uprawnienia papierowo? Procedura z formularzem ZAW-FA
Wybierz tę ścieżkę, jeśli brak jest możliwości uwierzytelnienia elektronicznego. Formularz ZAW-FA znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.
- Pobierz i wypełnij ZAW-FA – wpisz NIP podatnika, dane uprawnionego oraz właściwy zakres;
- Podpisz i prześlij – wyślij pocztą lub złóż osobiście do właściwego naczelnika urzędu skarbowego;
- Oczekuj potwierdzenia – uprawnienia aktywują się po weryfikacji w urzędzie.
Różnice – uprawnienia dla pracownika firmy vs. biura rachunkowego
Poniższa tabela zestawia najważniejsze różnice pomiędzy uprawnieniami bezpośrednimi a pośrednimi:
| Aspekt | Pracownik firmy (uprawnienia bezpośrednie) | Biuro rachunkowe (uprawnienia pośrednie) |
|---|---|---|
| Model nadawania | Bezpośrednie nadanie przez podatnika osobie fizycznej. | Podatnik nadaje biuru, a biuro deleguje uprawnienia swoim pracownikom. |
| Zakres | Pełny lub ograniczony (np. tylko dostęp do faktur). | Zakres pracowników biura nie może przekroczyć zakresu nadanego biuru. |
| Uwierzytelnienie | Logowanie po uwierzytelnieniu w kontekście firmy. | Delegowanie uprawnień we własnym kontekście biura rachunkowego. |
| Przykład | Księgowa w firmie wystawia e-faktury. | Biuro obsługuje wiele firm; każdy księgowy ma dopasowany dostęp. |
Ważne: biuro rachunkowe zwykle nie potrzebuje pełnych praw do zarządzania – w większości przypadków wystarczy dostęp do wystawiania/odbioru faktur.
Bezpieczeństwo i zarządzanie uprawnieniami – dobre praktyki
Aby utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa i porządku w dostępie do KSeF, stosuj poniższe rekomendacje:
- ograniczaj zakres – przyznawaj minimum potrzebnych uprawnień (np. sam dostęp bez zarządzania);
- monitoruj aktywność – regularnie weryfikuj listę uprawnionych i zakresy ról w zakładce „Uprawnienia”;
- odbieraj uprawnienia po zmianach – natychmiast po zakończeniu współpracy lub zmianie stanowiska;
- rozsądnie dziel obowiązki – jedna osoba może mieć pełny dostęp, a pozostali tylko wybrane role (np. wystawianie albo podgląd);
- skorzystaj ze wsparcia – w razie wątpliwości zadzwoń na infolinię KSeF lub sprawdź bazę wiedzy na ksef.podatki.gov.pl.
Jeśli we wniosku wystąpią braki (np. niepełne dane), system odrzuci nadanie uprawnień – przed wysyłką zweryfikuj zgodność z rozporządzeniem.
