Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która od 2026 roku staje się obowiązkowa dla większości przedsiębiorców.
Odbieranie i pobieranie faktur kosztowych z KSeF to kluczowy obowiązek, niezależnie od ewentualnego odroczenia terminów wystawiania faktur przez największych podatników. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik: od podstaw prawnych, przez ręczne i automatyczne pobieranie, po najczęstsze błędy i wskazówki wdrożeniowe.
Podstawy prawne i terminy pobierania faktur z KSeF
KSeF regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), w szczególności art. 106n–106ng, które wprowadzają obowiązek wystawiania i otrzymywania e-faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Po przesłaniu faktury przez sprzedawcę system nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF, co pozwala na odbiór dokumentu przez nabywcę wskazanego NIP-em.
Kluczowe daty wdrożenia (stan na 2026 r.):
- Najwięksi przedsiębiorcy – obowiązkowe pobieranie faktur kosztowych od 1 lutego 2026 r. (przychody powyżej 200 mln euro w 2024 r.); odroczenie dotyczy wybranych terminów wystawiania, nie pobierania;
- Pozostałe firmy – start obowiązku od 1 kwietnia 2026 r. (przychody powyżej 100 mln euro) oraz od 1 lipca 2026 r. (pozostali przedsiębiorcy);
- Przepisy przejściowe – art. 106ng ustawy o VAT nie zwalnia z pobierania; po wejściu pełnego obowiązku faktury nieustrukturyzowane przestaną być akceptowane.
Nabywca musi regularnie sprawdzać KSeF – brak pobrania nie zwalnia z rozliczenia VAT. W trybie awaryjnym (art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT) faktury przekazuje się w ciągu 7 dni roboczych od ustania awarii.
Kto może odbierać faktury z KSeF i jakie uprawnienia są potrzebne?
Dostęp do faktur kosztowych wymaga nadania uprawnienia „Dostęp do faktur”, analogicznie jak przy wystawianiu (przez ePUAP, Profil Zaufany lub pełnomocnictwo). Uprawnieni mogą być:
- osoby fizyczne prowadzące działalność,
- pracownicy firm (np. informatycy jako administratorzy),
- biura rachunkowe z upoważnieniem od klienta.
Logowanie do KSeF odbywa się na stronie ksef.mf.gov.pl/web/login przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, Profilu Zaufanego lub e-dowodu.
Sposoby pobierania faktur kosztowych – ręczny vs. automatyczny
Faktury można pobierać w formacie XML (do przetwarzania masowego) lub jako PDF (podgląd). Poniżej znajdziesz dwa najczęstsze podejścia.
1. Ręczne pobieranie z platformy KSeF
Wykonaj kolejno:
- Zaloguj się na ksef.mf.gov.pl.
- Przejdź do zakładki „Lista faktur”.
- Ustaw filtr na rodzaj: faktury kosztowe (lub sprzedażowe).
- Zaznacz wybrane dokumenty i pobierz je w XML lub PDF (z kodem QR/numerem KSeF).
- Zapisz pliki w bezpiecznej lokalizacji i odnotuj numer KSeF na potrzeby weryfikacji/księgowania.
W niektórych systemach (np. SaldeoSMART) możesz dodatkowo wybrać typ dokumentu (koszt/towar), aby szybciej przefiltrować listę.
Weryfikacja obowiązkowa – przed księgowaniem sprawdź zasadność transakcji, dane kontrahenta (NIP), kwoty i daty oraz zgodność z rzeczywistością. Unikalny numer KSeF ułatwia kontrolę i ścieżkę audytową.
2. Automatyczne pobieranie przez integracje
Polecane dla wygody i bezpieczeństwa – oprogramowanie łączy się z API KSeF i pobiera faktury bez ingerencji użytkownika. Przykładowe integracje:
- inFakt – cykliczne sprawdzanie (np. co godzinę) nowych faktur, automatyczne pobranie i dodanie do kosztów;
- wFirma – automatyczne wykrywanie dokumentów, pobieranie i podgląd PDF, pełna integracja z księgowością;
- SaldeoSMART – darmowe pobieranie i odczyt z KSeF (bez kredytów), miniobieg akceptacji (zaakceptowana/odrzucona);
- Symfonia – w module Wydatki włącz pola „Numer faktury KSeF” i „Data KSeF”, następnie uruchom pobieranie.
Automatyzacja zapewnia bieżący dostęp do dokumentów, redukuje ryzyko przeoczeń i skraca czas obsługi.
Poniżej porównanie sposobów pobierania:
| Sposób pobierania | Zalety | Wady | Przykłady narzędzi |
|---|---|---|---|
| Ręczny | bezpłatny, pełna kontrola | czasochłonny, ryzyko przeoczeń | bezpośrednio z ksef.mf.gov.pl |
| Automatyczny | szybki, bezobsługowy, integracja z księgowością | wymaga konfiguracji i subskrypcji | inFakt, wFirma, SaldeoSMART |
Wyjątki i szczególne przypadki
Pamiętaj o następujących wyjątkach i niestandardowych sytuacjach:
- Faktury poza KSeF – co do zasady wszystkie faktury kosztowe muszą być w KSeF (obowiązek po stronie sprzedawcy); wyjątki to m.in. faktury uproszczone, RR, OSS/IOSS;
- Wielostronicowe dokumenty – pobieranie jest bezpłatne, a liczba stron (np. 200 w SaldeoSMART) nie zużywa dodatkowych kredytów;
- Akceptacja w obiegu – w narzędziach (np. SaldeoSMART) możliwa jest zdalna akceptacja/odrzucenie dokumentu bez dodatkowych opłat;
- Kod QR/PDF z numerem KSeF – sprzedawca może przesłać pracownikowi podgląd, co ułatwia szybki dostęp i pobranie.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
Aby sprawnie wdrożyć odbiór i pobieranie faktur kosztowych, zastosuj poniższe wskazówki:
- Przygotuj uprawnienia i dostęp – przed 1 lutego 2026 r. nadaj role, przetestuj logowanie i integracje.
- Włącz automatyzację lub alerty – ustaw powiadomienia lub harmonogram pobrań, by nie przegapić żadnej faktury.
- Dbaj o bezpieczeństwo – korzystaj z zaufanych narzędzi z API KSeF i weryfikuj dane przed rozliczeniem VAT.
- Ustal proces z biurem rachunkowym – wyznacz administratora, zdefiniuj etapy: pobieranie → akceptacja → księgowanie.
- Kontroluj koszty – pobieranie i odczyt z KSeF jest bezpłatne w wielu systemach (np. SaldeoSMART, inFakt).
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Najczęściej popełniane błędy to:
- Brak weryfikacji – zawsze sprawdzaj dane i zgodność transakcji; błędy sprzedawcy nie zwalniają z odpowiedzialności;
- Opóźnienia – pobieraj dokumenty regularnie, ponieważ terminy rozliczeń VAT są nieprzesuwalne;
- Nieprawidłowe uprawnienia – nadawaj i testuj dostęp z wyprzedzeniem, aby uniknąć blokad w krytycznym momencie;
- Niedopasowana integracja – przetestuj narzędzia i mapping danych, zanim uruchomisz produkcyjnie.
Dzięki KSeF faktury są cyfrowe i standaryzowane, co upraszcza obieg dokumentów i księgowość. Regularne pobieranie zapewnia zgodność z przepisami i płynne rozliczenia VAT. W razie wątpliwości skonsultuj się z dostawcą oprogramowania lub Ministerstwem Finansów.
