Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur.
Obowiązkowe korzystanie z KSeF wejdzie w życie etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców (sprzedaż z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r.) oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych.
Poniższe kalendarium śledzi kluczowe zmiany legislacyjne, konsultacje i ułatwienia, oparte na nowelizacjach ustawy o VAT oraz komunikatach MF. Dla szybkiego rozeznania w datach wdrożenia przedstawiamy skrót harmonogramu:
| Kogo dotyczy | Data | Co się zmienia |
|---|---|---|
| Duzi przedsiębiorcy (sprzedaż z VAT > 200 mln zł w 2024 r.) | 1 lutego 2026 r. | obowiązkowe wystawianie e-faktur w KSeF |
| Pozostali podatnicy (z wyjątkiem najmniejszych) | 1 kwietnia 2026 r. | obowiązkowe wystawianie e-faktur w KSeF |
| Wszyscy podatnicy | 1 lutego 2026 r. | obowiązkowy odbiór faktur w KSeF |
| Najmniejsi podatnicy (faktury sprzedaży z VAT < 10 tys. zł miesięcznie) | 1 stycznia 2027 r. | pełny obowiązek KSeF |
Wczesne plany i pierwsze przesunięcia terminów (przed 2024 r.)
Początkowo KSeF miał ruszyć obowiązkowo już w 2024 r., jednak problemy techniczne oraz sygnały od przedsiębiorców wymusiły korekty.
W 2023 r. MF zapowiadało jednolity termin dla wszystkich, lecz szybko pojawiły się propozycje etapowego wdrożenia. Te wczesne dyskusje nie miały jeszcze formalnych podstaw prawnych, ale przygotowały grunt pod nowelizacje.
Czerwiec 2024 r. – kluczowa nowelizacja przesuwająca termin na 1 lutego 2026 r.
10 czerwca 2024 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw (poz. 852) nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Ustawa (I etap legislacji) oficjalnie odroczyła obowiązkowy KSeF do 1 lutego 2026 r., utrzymując dotychczasowe zasady fakturowania do tego czasu. Nowelizacja wynikała z potrzeb dostosowania systemu i konsultacji z biznesem, aby uniknąć chaosu wdrożeniowego.
Od tego momentu MF podzieliło prace na dwa etapy legislacyjne, by umożliwić rzetelne konsultacje i stabilne wdrożenie.
Lipiec 2024 r. – marzec 2025 r. – intensywne konsultacje i propozycje uproszczeń
MF zorganizowało serię spotkań, aby dopracować szczegóły techniczne i organizacyjne.
18 lipca 2024 r. Krajowa Administracja Skarbowa i MF podsumowały prekonsultacje, wskazując kierunki liberalizacji warunków KSeF, w tym etapowe wdrożenie, utrzymanie odroczeń oraz potrzebę uproszczeń (wymiana środowiska KSeF na docelowe, wdrożenie załączników, aktualizacja struktury e-faktury).
21 marca 2025 r. odbyło się spotkanie podsumowujące, podczas którego zaprezentowano propozycje zmian wynikające z konsultacji (prezentacja dostępna na stronie MF). Omówiono m.in. II etap legislacyjny z etapowym KSeF: 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł (z VAT) w 2024 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Równolegle ogłoszono projekt zmienionej specyfikacji interfejsu oprogramowania, ułatwiający integrację systemów księgowych.
Te konsultacje potwierdziły zróżnicowany harmonogram: najpierw duzi podatnicy (ok. 1% rynku), a dwa miesiące później pozostali.
II etap legislacyjny – uproszczenia i ostateczny harmonogram
W drugim projekcie legislacyjnym MF wprowadziło ułatwienia, by złagodzić wdrożenie:
- Etapowe wejście – 1 lutego 2026 r. dla dużych (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.), 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych;
- Okres przejściowy bez kar do 31 grudnia 2026 r. – brak sankcji administracyjnych za błędy techniczne, opóźnienia w przesyłaniu faktur czy inne problemy wdrożeniowe;
- Dodatkowe zwolnienia – brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach MPP (split payment) do końca 2026 r.; możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych;
- Wyjątek dla najmniejszych – podatnicy z fakturami sprzedaży z VAT poniżej 10 tys. zł miesięcznie są zwolnieni z obowiązku.
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy – także mali – muszą odbierać faktury w KSeF, choć niekoniecznie je wystawiać.
Zmiany w JPK_VAT i powiązanych przepisach od lutego 2026 r.
Rozporządzenie MF dostosowało ewidencję JPK_VAT z deklaracją (wzory JPK_V7M i JPK_V7K) do KSeF, obowiązujące od 1 lutego 2026 r. Kluczowe nowości obejmują:
- wymagany numer KSeF w plikach JPK_VAT,
- faktury korygujące muszą zawierać numer KSeF faktury pierwotnej,
- faktury zaliczkowe wymagają wskazania numerów KSeF wcześniejszych zaliczek,
- koniec z prostą korektą faktur – pojawią się dokumenty symulujące faktury VAT w KSeF,
- dopasowanie do systemu kaucyjnego (oznaczenia OFF, BFK, DI).
Rozporządzenie eliminuje fazowanie obowiązków JPK, co ma ograniczyć koszty po stronie podatników.
Styczeń 2026 r. – przerwa techniczna i przygotowania
Użytkownicy KSeF 1.0 mogą korzystać z obecnego systemu do przerwy technicznej między 26 a 31 stycznia 2026 r., po której ruszy KSeF 2.0.
To czas przeznaczony na migrację do nowego środowiska i finalne testy integracji.
Od 1 stycznia 2027 r. – pełna obowiązkowość i dalsze daty
Choć większość firm wejdzie w KSeF do kwietnia 2026 r., dla najmniejszych podmiotów (faktury <10 tys. zł miesięcznie) pełny obowiązek przypada na 1 stycznia 2027 r.
Do końca 2026 r. utrzymane są ułatwienia, takie jak brak kar oraz wyjątki od obowiązku podawania numeru KSeF przy split payment.
Praktyczne wskazówki dla księgowych i przedsiębiorców
Oto najważniejsze działania, które warto podjąć już teraz:
- sprawdź limit – jeżeli sprzedaż z VAT w 2024 r. przekracza 200 mln zł, przygotuj systemy już na luty 2026 r.;
- integracja oprogramowania – testuj API KSeF 2.0 zgodnie z nową specyfikacją;
- okres bezkarny – wykorzystaj go na testy, pamiętając o obowiązku odbioru faktur od lutego 2026 r.;
- źródła monitoringu – śledź stronę ksef.podatki.gov.pl dla kalendarium i aktualizacji.
Te zmiany, wynikające z ustawy z 10 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 852) i rozporządzeń MF, zapewniają łagodniejsze wdrożenie. Przedsiębiorcy powinni jak najwcześniej dostosować procesy fakturowania, aby uniknąć problemów po 2026 r.
