Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur w walutach obcych, a struktura logiczna FA(2) przewiduje pola zarówno na walutę rozliczeniową, jak i przeliczeniową. KSeF wymaga równoległego przeliczenia wszystkich kwot na polskie złote (PLN) według kursu Narodowego Banku Polskiego (NBP) lub Europejskiego Banku Centralnego (EBC).
Rozwiązanie to zapewnia pełną obsługę transakcji międzynarodowych, także przy rozliczeniach z polskimi kontrahentami.
Podstawowe zasady wystawiania faktur walutowych w KSeF
Od 1 lutego 2026 r. (duzi podatnicy) i od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali) KSeF staje się obowiązkowy. Faktury w walutach obcych muszą być zgodne z ustawą o VAT, w szczególności art. 31a ust. 1. Przepisy nie zabraniają faktur w walutach obcych – wartość netto i kwota należności ogółem mogą być wyrażone w dowolnej walucie, o ile równolegle podano przeliczenie na PLN.
Kluczowe wymagania
Pamiętaj o następujących zasadach:
- równoległe przeliczenie na PLN – każda kwota wykazana w walucie obcej musi być jednocześnie pokazana w PLN;
- waluta główna vs. podsumowanie w PLN – waluta faktury określa rozliczenie z kontrahentem, ale KSeF generuje podsumowanie w PLN dla celów podatkowych;
- kontrahenci zagraniczni – faktury dla podmiotów zagranicznych wystawiasz w KSeF, a kopię przekazujesz poza systemem (np. e‑mailem lub w formie papierowej);
- podmioty z polskim NIP – firmy zagraniczne posiadające polski NIP traktowane są jak polscy podatnicy i korzystają z KSeF.
Struktura FA(2) dopuszcza indywidualną walutę dla każdej pozycji faktury (np. pozycje w EUR oraz koszty dodatkowe w PLN), przy jednoczesnym podsumowaniu w walucie głównej i w PLN.
Jaki kurs przeliczeniowy stosować – szczegółowe reguły z ustawy o VAT
Kurs zależy od tego, kiedy wystawiono fakturę względem powstania obowiązku podatkowego (zwykle data dostawy towaru lub wykonania usługi). Zawsze stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego właściwą datę.
1. Faktura wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub później
Stosuj następujące zasady:
- przelicz na PLN po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego,
- przykład: obowiązek podatkowy 10 stycznia – użyj kursu NBP z 9 stycznia,
- alternatywa: jeśli waluta nie jest euro, możesz zastosować kurs EBC z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy (przeliczenie przez euro).
2. Faktura wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego
Przelicz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (tj. datę z pola P1).
Przepis brzmi:
„W przypadku gdy podatnik wystawił fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury”.
Uwaga na datę w KSeF 2.0 – data wystawienia to data z pola P1 (np. 15 lipca 2025 r.), nawet jeśli dokument trafił do KSeF później.
Dla szybkiego wyboru kursu w typowych scenariuszach skorzystaj z poniższego zestawienia:
| Sytuacja wystawienia faktury | Kurs NBP z dnia poprzedzającego | Uwagi |
|---|---|---|
| W dniu lub po obowiązku podatkowym | powstanie obowiązku podatkowego | możliwy kurs EBC (dla walut innych niż euro) |
| Przed obowiązkiem podatkowym | dzień wystawienia (data P1) | obowiązuje art. 31a ust. 2 |
| Przesłanie do KSeF następnego dnia | data z pola P1 | decyduje data wystawienia na fakturze |
Praktyczne kroki wystawiania faktury walutowej w KSeF
Wystawiając fakturę walutową, postępuj krok po kroku:
- Wybierz walutę – ustaw walutę rozliczeniową (np. EUR, USD) i wpisuj kwoty pozycji wyłącznie w tej walucie;
- Pobierz kurs – sprawdź tabelę NBP lub EBC z właściwego dnia roboczego (nbp.pl);
- Przelicz kwoty – KSeF wymaga równoległego wykazania w PLN dla każdej pozycji i podsumowania;
- Wypełnij pola obowiązkowe – wskaż walutę przeliczeniową (PLN), stawki VAT i sumy w PLN;
- Prześlij do KSeF – faktura staje się wiążąca po przyjęciu w systemie produkcyjnym;
- Przekaż kontrahentowi – przy kontrahentach zagranicznych wyślij kopię poza KSeF (e‑mail, PDF).
Przykład: faktura za usługę 1000 EUR wystawiona 10 stycznia (obowiązek podatkowy tego dnia). Kurs NBP 4,30 PLN/EUR z 9 stycznia. Netto: 1000 EUR / 4300 PLN. VAT 23%: 230 EUR / 989 PLN. Razem: 1230 EUR / 5289 PLN.
Częste błędy i jak ich uniknąć
Najczęściej spotykane pomyłki to:
- nieprawidłowy kurs – stosowanie kursu z niewłaściwej daty; zawsze dokumentuj źródło kursu;
- brak równoległego PLN – faktura bez wartości w złotówkach zostanie odrzucona przez system;
- mieszane waluty bez oznaczeń – każda pozycja musi mieć określoną walutę, a podsumowanie musi zawierać PLN;
- ignorowanie daty P1 – przy fakturach wystawionych przed obowiązkiem podatkowym liczy się data z KSeF, a nie data utworzenia w programie;
- wystawianie poza KSeF – obowiązek dotyczy również kontrahentów spoza UE, jeśli masz obowiązek fakturowania w Polsce.
Rozliczenia księgowe i PIT – co do zasady ten sam kurs stosuje się w VAT i podatku dochodowym, o ile przepisy PIT nie wskazują inaczej.
Faktury częściowo walutowe i dla zagranicy
KSeF obsługuje faktury hybrydowe: poszczególne pozycje mogą być w różnych walutach (np. usługa w EUR, koszty w PLN), a system zapewnia podsumowanie w walucie głównej oraz w PLN.
Przy kontrahentach zagranicznych (także bez polskiego NIP) fakturę wystaw w KSeF, a następnie prześlij kopię poza systemem. Podmioty z UE posiadające polski NIP rozliczają się w pełnym KSeF.
Zmiany i przyszłe regulacje
Od 1 lipca 2024 r. (podatnicy VAT) i od 1 stycznia 2025 r. (zwolnieni) doprecyzowano zasady kursów w przepisach i dokumentacji KSeF 2.0. Decydująca dla kursu jest data z pola P1. Błędy dotyczące kursu lub daty koryguje się poprzez wystawienie faktury korygującej.
Prawidłowe przeliczenia leżą po stronie przedsiębiorcy – organy podatkowe korzystają z danych z KSeF do weryfikacji. W razie wątpliwości sięgnij do Podręcznika KSeF 2.0 i odpowiedzi MF.
