W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) faktury zaliczkowe i rozliczeniowe wystawiamy zgodnie z zasadami obowiązującymi od 1 lutego 2026 r., wraz z wejściem struktury FA(3), która upraszcza rozliczenia zaliczek zrealizowanych w tym samym miesiącu co dostawa towarów lub usług. Podstawą są zmiany w ustawie o VAT wprowadzone ustawą z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1598), art. 106b ust. 4 pkt 6 oraz art. 106ga ust. 1, wyznaczające obowiązek e-faktur dla transakcji B2B i wyłączające sprzedaż na rzecz konsumentów.
Czym jest faktura zaliczkowa i kiedy ją wystawiamy?
Faktura zaliczkowa to dokument potwierdzający otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wyświadczeniem usług, co przyspiesza powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT powinna zawierać precyzyjne dane zamówienia lub umowy, określające przyszłe świadczenie pod względem podmiotowym i przedmiotowym (np. numer umowy, opis towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa).
Od wejścia pełnego KSeF nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej, jeśli zaliczka wpłynęła w tym samym miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę – wystarczy jedna faktura rozliczeniowa z datą wpłaty. To uproszczenie z pakietu SLIM VAT 3 eliminuje dublowanie dokumentów i zmniejsza liczbę operacji.
W transakcjach z konsumentami (osoby fizyczne bez działalności) od 1 kwietnia 2026 r. nadal możesz ewidencjonować zaliczki na kasie fiskalnej i wystawiać tradycyjne faktury na żądanie klienta – bez obowiązku KSeF (art. 106b ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT).
Struktury faktur w KSeF – od FA(2) do FA(3)
Faktury zaliczkowe w KSeF muszą być ustrukturyzowane. Obecnie stosujemy strukturę FA(2), natomiast od 1 lutego 2026 r. wchodzi FA(3), która lepiej obsługuje rozliczenia zaliczek wystawionych wcześniej w FA(2) lub FA(1).
Oznaczenia obowiązkowe w FA(3)
W strukturze FA(3) dostępne są dwa kluczowe oznaczenia dla zaliczek i rozliczeń:
| Oznaczenie | Kiedy stosować? |
|---|---|
| ZAL | Faktura dokumentująca zaliczkę przed czynnością lub ostatnia zaliczka pokrywająca całość ceny. |
| ROZ | Faktura po dostawie/usłudze, gdy zaliczka nie wyniosła 100%; także jedna faktura w tym samym miesiącu (z datą wpłaty). |
Na fakturze rozliczeniowej pomniejszamy wartość netto i VAT o kwoty z zaliczek oraz wskazujemy numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych w polach NrKSeFZN lub NrFaZaliczkowej (obowiązkowe, jeśli zaliczka była poza KSeF).
Kroki wystawiania faktury zaliczkowej w KSeF
Aby poprawnie wystawić fakturę zaliczkową w KSeF, wykonaj następujące kroki:
- Sprawdź obowiązek KSeF – obowiązkowe dla B2B; wyłączone dla konsumentów i transakcji ewidencjonowanych na kasie fiskalnej;
- Zbierz dane – numer umowy, opis świadczenia, kwota zaliczki, stawka VAT, data wpłaty;
- Wybierz strukturę – FA(3) od lutego 2026 r.; zastosuj oznaczenie ZAL;
- Wystaw w systemie – prześlij do KSeF online lub offline (do 24 h);
- Rozlicz VAT – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki.
Przykład praktyczny – jak opisać świadczenie na fakturze zaliczkowej:
„Zaliczka na dostawę maszyny XYZ, 1 szt., cena 20 000 zł netto, stawka 23% VAT”.
Faktura rozliczeniowa – jak połączyć z zaliczkami?
Po realizacji świadczenia wystawiasz fakturę końcową z oznaczeniem ROZ. Pamiętaj o następujących zasadach:
- sumę netto pomniejsz o wartość wcześniej otrzymanych zaliczek,
- kwotę VAT pomniejsz o VAT wykazany na fakturach zaliczkowych,
- wskazuj numery KSeF zaliczek (pole NrKSeF lub NrKSeFZN).
Jeśli zaliczka = 100% ceny, ostatnia faktura zaliczkowa z oznaczeniem ZAL zamyka transakcję – bez faktury rozliczeniowej. W tym samym miesiącu wystarczy jedna faktura ROZ z datą wpłaty i datą dostawy.
W projektach budowlanych i inwestycyjnych z wieloma zaliczkami ostatnia faktura musi zawierać numery wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych w KSeF.
Wyjątki i zwolnienia – kiedy bez KSeF?
Poniżej kluczowe przypadki, w których nie stosujesz KSeF lub masz odmienny tryb dokumentowania:
- Transakcje z konsumentami – ewidencja na kasie fiskalnej, faktura tradycyjna na żądanie klienta (od 1 kwietnia 2026 r.);
- Zwolnienie z VAT – podatnik zwolniony może wystawiać faktury w KSeF na żądanie odbiorcy lub zgodnie z przyjętą praktyką;
- Rozporządzenie Ministra Finansów – czasowe wyłączenia obowiązku KSeF dla wybranych transakcji w 2026 r.
Rozliczenie VAT – praktyczne wskazówki
Aby uniknąć nieprawidłowości w rozliczeniu podatku, zwróć uwagę na poniższe zasady:
- Obowiązek podatkowy – powstaje z chwilą otrzymania zaliczki (art. 19a ust. 5b ustawy o VAT);
- Deklaracja VAT – kwotę VAT z zaliczki ujmujesz w okresie jej wpływu; korektę rozliczasz w okresie dostawy/usługi;
- Błędy formalne – błędny numer KSeF popraw w kolejnej fakturze lub fakturze korygującej.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
W praktyce pojawiają się powtarzalne błędy – oto te najważniejsze wraz ze sposobem zapobiegania:
- Brak precyzyjnego opisu zamówienia – ryzyko zakwestionowania zaliczki (wyrok NSA I FSK 304/20 z 27.06.2024);
- Pomijanie numerów KSeF w fakturze rozliczeniowej – wypełnij obowiązkowe pole NrKSeFZN lub odpowiedni odnośnik;
- Wystawianie zaliczkowej w tym samym miesiącu co dostawa – w większości przypadków wystarczy jedna faktura ROZ;
- Brak aktualizacji oprogramowania – dostosuj system do struktury FA(3) przed 1 lutego 2026 r.
Podsumowanie obowiązków w tabeli
Najważniejsze scenariusze i właściwe podejście do faktur zaliczkowych oraz rozliczeniowych:
| Sytuacja | Faktura zaliczkowa? | Oznaczenie | Struktura od 2026 |
|---|---|---|---|
| Zaliczka przed miesiącem dostawy | Tak, obowiązkowa | ZAL | FA(3) |
| Zaliczka w tym samym miesiącu | Nie, jedna faktura | ROZ | FA(3) |
| Konsument z kasą fiskalną | Tradycyjna, na żądanie | Brak | Bez KSeF |
| 100% zaliczka | Ostatnia ZAL | ZAL | FA(3), z numerami poprzednich zaliczek |
