Krajowy System e-Faktur (KSeF) – najważniejsze informacje
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczny system utworzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System standaryzuje obieg dokumentów, zwiększa bezpieczeństwo danych i przyspiesza rozliczenia B2B.
Główne cele KSeF to:
- unifikacja obiegu faktur,
- zwiększenie bezpieczeństwa i integralności danych,
- przyspieszenie rozliczeń między przedsiębiorcami.
Wdrażanie obligatoryjnego KSeF będzie odbywać się w dwóch etapach. Pierwszy etap od 1 lutego 2026 roku obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (brutto) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Drugi etap od 1 kwietnia 2026 roku obejmie pozostałych podatników.
Dla przejrzystości, harmonogram wdrożenia wygląda następująco:
| Etap | Data | Kogo dotyczy | Kryterium |
|---|---|---|---|
| Etap 1 | 1 lutego 2026 r. | Duzi podatnicy | sprzedaż brutto > 200 mln zł w 2024 r. |
| Etap 2 | 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy | pozostałe podmioty objęte obowiązkiem KSeF |
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, która otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF. Jest to dokument elektroniczny sporządzany w formacie XML, zgodnym ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej – krok po kroku
Krok 1 – przygotowanie danych w programie finansowo-księgowym
Pierwszy etap polega na przygotowaniu danych faktury. Sprzedawca tworzy dokument w swoim programie finansowo-księgowym, który jest zintegrowany z KSeF.
Jeśli korzystasz z aplikacji Ministerstwa Finansów – dane wpisujesz ręcznie. Jeśli używasz programu księgowego – większość pól uzupełniana jest automatycznie. Program generuje plik XML i wysyła go do KSeF bezpośrednio z systemu.
Krok 2 – wysłanie faktury do systemu KSeF
Po przygotowaniu danych faktura jest wysyłana do KSeF. Moment wysłania do KSeF jest momentem jej wystawienia w rozumieniu przepisów.
Krok 3 – walidacja i nadanie numeru identyfikacyjnego
KSeF sprawdza poprawność techniczną przesłanej faktury. Jeśli wszystkie dane są prawidłowe, system nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny KSeF oraz generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Krok 4 – udostępnienie faktury nabywcy
Od momentu nadania numeru KSeF faktura jest dostępna w systemie dla nabywcy, który może pobrać i przejrzeć dokument.
Dla szybkiej orientacji, główne kroki procesu to:
- przygotowanie danych i wygenerowanie pliku XML w programie księgowym,
- wysłanie faktury do KSeF,
- weryfikacja techniczna oraz nadanie numeru KSeF i UPO,
- udostępnienie dokumentu nabywcy w systemie.
Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę.
Wyjątek: jeżeli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony poza KSeF, datą jej otrzymania jest data faktycznego otrzymania przez nabywcę.
Oznaczanie faktury kodem dostępu do KSeF
Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony (poza KSeF), podatnik ma obowiązek oznaczyć dokument kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację zawartych w niej danych.
Zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT sprzedawca powinien podać kod dostępu i dane umożliwiające zidentyfikowanie faktury albo oznaczyć ją kodem dostępu do KSeF.
Zgoda nabywcy na wystawienie faktury w KSeF
W okresie dobrowolnym (do 31 marca 2026 r.) sprzedawca musi uzyskać akceptację nabywcy na wystawienie faktury ustrukturyzowanej.
W okresie obowiązkowym (od 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r.) zgoda nabywcy nie będzie wymagana – podatnicy objęci KSeF mają obowiązek wystawiać i odbierać faktury w systemie.
Przykłady praktyczne wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Przykład 1 – sprzedaż zagraniczna
Polski podatnik sprzedaje towar kontrahentowi z Niemiec. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktura powinna zostać wystawiona w KSeF i oznaczona kodem dostępu. Datą otrzymania e-faktury przez nabywcę będzie data jej faktycznego wpływu (z uwagi na udostępnienie poza systemem).
Przykład 2 – faktura na żądanie jednostki publicznej
Podatnik VAT czynny sprzedał towar na rzecz gminy. Gmina, korzystając z uprawnienia z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, zażądała wystawienia faktury. Procedura przebiega standardowo – dokument jest wysyłany do KSeF i otrzymuje numer identyfikacyjny.
Przypadki zwolnień z obowiązku wystawiania faktur przez KSeF
Nie wszystkie faktury muszą być wystawiane przez KSeF. Zwolnienie dotyczy m.in. faktur wystawianych przez podatnika, który nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce; a także podatnika bez siedziby w kraju, posiadającego w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, o ile to stałe miejsce nie uczestniczy w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług.
Ponadto faktura ustrukturyzowana nie jest wymagana, gdy nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT. W takim przypadku fakturę można udostępnić nabywcy w uzgodniony sposób, pod warunkiem oznaczenia jej kodem dostępu do KSeF.
Integracja z programami księgowymi
Proces wystawiania e-faktur jest najwygodniejszy przy integracji systemu finansowo‑księgowego z API KSeF 2.0. Zapewnia to automatyczne uzupełnianie większości pól i bezpośrednie wysyłanie dokumentów do systemu, bez ręcznego przepisywania danych.
Alternatywnie można skorzystać z aplikacji Ministerstwa Finansów i wprowadzać dane ręcznie.
