KSeF (Krajowy System e‑Faktur) to obowiązkowy system elektronicznej wymiany faktur dla przedsiębiorców, a dostęp do aplikacji wymaga prawidłowego uwierzytelnienia. W tym artykule znajdziesz wszystkie dostępne metody logowania oraz instrukcje krok po kroku.
Które metody uwierzytelnienia są dostępne w KSeF?
System KSeF oferuje kilka sposobów potwierdzenia tożsamości. Oto dostępne opcje wraz z krótkim opisem:
- Profil Zaufany – bezpłatne narzędzie elektronicznej identyfikacji dla osób z numerem PESEL;
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – środek uwierzytelnienia wymagający ważnego certyfikatu wydanego przez kwalifikowanego dostawcę;
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – rozwiązanie dla podmiotów (np. spółek), alternatywa dla podpisu osoby fizycznej;
- Certyfikat KSeF – dedykowany certyfikat techniczny pozwalający na dostęp do systemu i integrację z oprogramowaniem.
Wybór metody zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych wystarczy Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis, natomiast w przypadku spółek konieczne może być złożenie formularza ZAW‑FA i użycie podpisu/pieczęci kwalifikowanej.
Aby ułatwić wybór, porównanie metod znajdziesz w poniższej tabeli:
| Metoda | Wymagania | Dla kogo | Koszt |
|---|---|---|---|
| Profil Zaufany | PESEL, konto PZ lub dostęp przez bank | JDG, osoby fizyczne reprezentujące firmę | 0 PLN |
| Kwalifikowany podpis | Ważny kwalifikowany certyfikat + czytnik/klucz | JDG, spółki, pełnomocnicy | ok. 200–400 PLN/rok |
| Kwalifikowana pieczęć | Ważny kwalifikowany certyfikat pieczęci | Spółki i instytucje (pieczęć podmiotowa) | zależnie od dostawcy |
| Certyfikat KSeF | Wygenerowany certyfikat w KSeF lub integracja systemowa | Firmy korzystające z programów księgowych/integracji | 0 PLN (po stronie KSeF) |
Profil Zaufany – najprostsza metoda logowania
Profil Zaufany jest najłatwiejszym i najszybszym sposobem dostępu do KSeF dla osób fizycznych (np. właścicieli JDG). To bezpłatne narzędzie służy do potwierdzania tożsamości w kontaktach z administracją publiczną. Aby z niego korzystać, potrzebujesz numeru PESEL.
Krok po kroku – logowanie przez Profil Zaufany
Poniżej znajdziesz instrukcję logowania do KSeF z użyciem Profilu Zaufanego:
- Przejdź na stronę logowania. Wejdź na: https://ksef.mf.gov.pl/web/login. To panel logowania do Aplikacji Podatnika KSeF. Kliknij przycisk „Uwierzytelnij”, aby rozpocząć.
- Wybierz Profil Zaufany. Z dostępnych metod uwierzytelnienia wskaż kafelek „Zaloguj profilem zaufanym”. Zostaniesz przekierowany na stronę PZ.
- Podaj kontekst logowania. Na ekranie „Wprowadź kontekst logowania” wybierz identyfikator oraz wpisz NIP firmy lub identyfikator wewnętrzny, a następnie kliknij „Uwierzytelnij”.
- Zaloguj się do Profilu Zaufanego. Wpisz login i hasło, a następnie potwierdź tożsamość kodem SMS lub zatwierdzeniem w aplikacji mobilnej. Jeśli korzystasz z bankowości elektronicznej, postępuj zgodnie z instrukcjami banku.
- Podpisz żądanie uwierzytelnienia. System przygotuje plik do podpisu. Zobaczysz komunikat:
Sprawdź dokument przed podpisaniem
To standardowy etap – dokument zawiera techniczne potwierdzenie próby logowania. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij „Podpisz” i kontynuuj.
- Wróć do KSeF. Po poprawnym podpisaniu zostaniesz przekierowany z powrotem do systemu i zobaczysz informację o pomyślnej autoryzacji.
Kwalifikowany podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna
Kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowana pieczęć elektroniczna to w pełni równoważne, bezpieczne alternatywy dla Profilu Zaufanego. Wymagają ważnych certyfikatów wydanych przez kwalifikowanych dostawców.
Aby się zalogować, przejdź do: https://ksef.mf.gov.pl/web/login, a następnie wybierz odpowiednie narzędzie (podpis lub pieczęć), wskaż NIP i postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora. Te metody są szczególnie przydatne dla spółek i firm posiadających certyfikaty elektroniczne.
Co zrobić w przypadku problemów z logowaniem?
Problem – Profil Zaufany niepowiązany z NIP firmy
W spółkach dostęp do KSeF może wymagać dodatkowego potwierdzenia uprawnień. Jeśli napotkasz odmowę dostępu, sprawdź następujące kwestie:
- powiązanie Profilu Zaufanego z NIP – czy Profil Zaufany jest prawidłowo powiązany z numerem NIP twojej firmy?;
- uprawnienia użytkownika – czy masz nadane odpowiednie role/uprawnienia w KSeF lub w systemie firmy?;
- formularz ZAW‑FA – czy w przypadku spółki złożono i przetworzono wymagany dokument w urzędzie skarbowym.
Problem – błędy techniczne
Upewnij się, że używasz aktualnej wersji przeglądarki (Edge, Chrome lub Firefox) i sprawdź, czy połączenie jest szyfrowane – adres powinien zaczynać się od https://.
Jeśli błąd się utrzymuje, spróbuj ponownie po kilku minutach, zwłaszcza w godzinach dużego obciążenia systemu.
Pierwsze uwierzytelnienie – ważny krok
Pierwsze uwierzytelnienie aktywuje dostęp do KSeF dla twojej firmy i umożliwia dalsze nadawanie uprawnień innym osobom (np. księgowym czy członkom zarządu). Warto wcześniej wykonać test logowania, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo, zanim system stanie się obowiązkowy.
