Krajowy System e-Faktur (KSeF) całkowicie zmienia sposób pracy biur rachunkowych – z obsługi papieru i PDF-ów przestawiamy się na cyfrowy obieg danych i automatyzację.
Biura muszą integrować się z KSeF, obsługiwać faktury ustrukturyzowane XML oraz zarządzać uprawnieniami w e‑US (na podstawie ustawy o KSeF z 29.10.2021 r., Dz.U. 2021 poz. 2103, z późn. zm.).
Nowe obowiązki biur rachunkowych w erze KSeF
Od 1 lutego 2026 r. KSeF staje się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców (zgodnie z art. 112 ustawy o VAT i rozporządzeniem MF z 22.12.2021 r.). Oznacza to konieczność pracy na danych w standardzie KSeF i formalnego umocowania biura w e‑US.
Najpierw trzeba uzyskać uprawnienia do korzystania z KSeF w imieniu klienta – nadaje je przedsiębiorca w e‑US. Uprawnieni użytkownicy to m.in. podatnik, wskazane przez niego podmioty (np. biuro rachunkowe) oraz organy egzekucyjne (art. 6 ustawy o KSeF).
Kluczowe obowiązki obejmują:
- obsługę faktur ustrukturyzowanych – biuro odczytuje pliki XML z KSeF, wystawia e‑faktury bezpośrednio w systemie oraz pobiera faktury kosztowe; eliminujemy ręczne przepisywanie danych z PDF‑ów;
- nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień – jako podmiot zewnętrzny, biuro potrzebuje formalnych pełnomocnictw w e‑US, by działać w KSeF w imieniu klienta;
- integrację oprogramowania – systemy księgowe muszą być zintegrowane z API KSeF, co umożliwia automatyczne pobieranie i księgowanie faktur; brak integracji uniemożliwi sprawne działanie po 1 lutego 2026 r..
Biuro rachunkowe samo wystawia faktury za swoje usługi, dlatego zespół musi znać proces tworzenia e‑faktur ustrukturyzowanych i weryfikować zgodność ze schematem XSD wynikającym z rozporządzenia MF.
Korzyści płynące z KSeF dla biur rachunkowych
Automatyzacja księgowania umożliwia bezpośrednie pobieranie faktur kosztowych z KSeF, skraca czas przetwarzania i ogranicza błędy wynikające z niekompletnej dokumentacji.
Główne korzyści to:
- szybszy obieg dokumentów – brak skanowania papieru i mailowania PDF‑ów; wszystko dzieje się cyfrowo, z unikalnymi numerami KSeF ułatwiającymi identyfikację i audyty;
- większa przejrzystość i kontrola – pełny dostęp do faktur i mniejsza luka w dokumentach, co wspiera zgodność i ogranicza nadużycia;
- zmniejszone ryzyko błędów – jednolita struktura e‑faktury upraszcza import i księgowanie danych, zarówno sprzedaży, jak i zakupów;
- rozwój oferty usług – możliwość kompleksowej obsługi KSeF (w tym wystawiania faktur) przyciąga klientów szukających nowoczesnych rozwiązań.
W efekcie klienci otrzymują szybsze rozliczenia, a biura precyzyjniej planują i wykorzystują czas pracy.
Wyzwania i przygotowania do wdrożenia KSeF
Aktualizacja i integracja oprogramowania z API KSeF wymaga audytu systemów, testów oraz często inwestycji. Równolegle niezbędne jest przeszkolenie zespołu z obsługi XML, e‑US oraz schematów e‑faktur.
Najczęstsze wyzwania to:
- większa odpowiedzialność – biuro odpowiada za prawidłowe księgowanie e‑faktur, co zwiększa ryzyko sankcji w razie błędów (np. niezgodność z art. 106e ustawy o VAT);
- model współpracy z klientami – biuro może pełnić rolę rozliczeniową (księgowanie) lub pełną (wystawianie faktur); wybór warto omówić z klientami przed 1 lutego 2026 r.;
- wpływ na ceny usług – automatyzacja docelowo obniża koszty operacyjne, lecz początkowe inwestycje w software mogą je przejściowo podnieść.
Aby przygotować się, biura powinny:
- Sprawdzić integrację oprogramowania z KSeF.
- Uzyskać w e‑US właściwe uprawnienia nadane przez klientów.
- Wdrożyć nowe procedury opisywania i akceptacji dokumentów.
- Przeprowadzić szkolenia oraz testy w środowisku dobrowolnym.
Poniżej znajdziesz skróconą mapę przygotowań w podziale na obszary, działania i odpowiedzialność:
| Obszar | Co zrobić | Kto odpowiada |
|---|---|---|
| Uprawnienia w e‑US | Nadać pełnomocnictwa i role do KSeF, zdefiniować zakres działań | Klient + biuro rachunkowe |
| Integracja z API KSeF | Zaktualizować system, wykonać testy pobierania/wysyłki | Dostawca oprogramowania + biuro |
| Procedury wewnętrzne | Opisać przepływy dokumentów, akceptacje, archiwizację | Zarząd/partnerzy biura |
| Szkolenia zespołu | Przećwiczyć pracę na e‑fakturach, weryfikację schematu XSD | Kierownik działu + HR |
Przyszłość roli biura rachunkowego w świecie KSeF
Po pełnym wdrożeniu KSeF (obowiązkowym od lutego 2026 r., z wyjątkami dla małych podatników do 2027 r.) biura rachunkowe staną się strategicznymi doradcami cyfrowymi – od księgowania po projektowanie procesów e‑fakturowania i minimalizowanie ryzyk podatkowych.
KSeF upraszcza biurokrację, przyspiesza przetwarzanie faktur i wzmacnia bezpieczeństwo podatkowe, dzięki czemu rośnie efektywność i wartość usług biur. Dla tych, które szybko się dostosują, to realna szansa na rozwój, nowe modele współpracy i większą lojalność klientów.
