Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa od lat zmiana w polskich rozliczeniach podatkowych. Od lutego 2026 roku elektroniczne faktury staną się obowiązkowe, co wymusi przebudowę obiegu dokumentów w każdej firmie.
Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który pomoże Ci zaplanować wdrożenie i bezpiecznie przejść na KSeF.
Zrozumienie harmonogramu wdrażania KSeF
Kluczowa informacja na start: obowiązek nie wchodzi jednocześnie dla wszystkich. Wdrażanie jest etapowe:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw (m.in. energetyka, paliwa, podmioty z dużym wolumenem faktur); od tej daty wszystkie firmy muszą odbierać faktury przez KSeF, niezależnie od tego, czy same już wystawiają w systemie;
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur przez KSeF dla wszystkich pozostałych firm;
- od kwietnia do grudnia 2026 r. – mikroprzedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł brutto mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązkowego wystawiania faktur w systemie.
Do końca 2026 r. obowiązuje okres ochronny – za błędy wdrożeniowe nie będą nakładane sankcje.
Etap 1. Audyt obecnych procesów
Zacznij od mapy stanu obecnego: jak dziś powstają, krążą i są księgowane faktury. Po audycie spisz jasną procedurę obiegu faktur wraz z zakresem odpowiedzialności.
W trakcie audytu odpowiedz na kluczowe kwestie:
- odpowiedzialność za wystawianie – kto wystawia faktury, w jakim zakresie i na jakich narzędziach;
- wprowadzanie do systemu – jak faktury trafiają do finansowo‑księgowego (FK) i na jakim etapie następuje weryfikacja merytoryczna;
- współpraca z biurem rachunkowym – podział zadań, terminy, kanały przekazywania dokumentów;
- rodzaje wystawianych faktur – standardowe, uproszczone, dla osób fizycznych, zaliczkowe, końcowe;
- obsługa korekt – kiedy i jak powstają korekty oraz jak były dotąd uzgadniane.
Etap 2. Autoryzacja i uprawnienia w KSeF
Przed wdrożeniem rozstrzygnij, kto i w jakim zakresie korzysta z KSeF. Zasady różnią się dla osób fizycznych i podmiotów niebędących osobami fizycznymi. KSeF 2.0 (obowiązkowy od lutego 2026 r.) wprowadza nowe wymagania w zakresie identyfikacji i autoryzacji.
Dla każdej osoby z dostępem do KSeF określ:
- zakres czynności – wystawianie, odbiór, podgląd, anulowanie, pobieranie UPO;
- czas dostępu – dostęp stały, okresowy lub zadaniowy (projektowy);
- uwierzytelnianie – podpis kwalifikowany, profil zaufany, pieczęć elektroniczna, dodatkowa autentykacja.
Dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi dostępne jest powołanie roli Administrator KSeF (zgłoszenie przez ZAW‑FA) – rozwiązanie nieobowiązkowe, ale ułatwiające zarządzanie uprawnieniami.
Automatyzację działań umożliwiają tokeny i certyfikaty, które można przypisywać do konkretnych operacji i integracji w KSeF 2.0.
Etap 3. Przegląd procedur i dokumentów formalno‑prawnych
Ureguluj formalnie sposób pracy z KSeF – to częsty brak przy wdrożeniach. Przejrzyj i dostosuj:
- regulaminy obiegu dokumentów – odpowiedzialności, terminy, zasady wysyłki do KSeF, aby nie naruszyć terminów ustawowych;
- instrukcje wewnętrzne – krok po kroku dla pracowników: jak wystawiać, odbierać, opisywać i archiwizować faktury;
- umowy z biurem rachunkowym – zakres obsługi KSeF, odpowiedzialności, format przekazywania dokumentów (KSeF vs. poza KSeF);
- umowy z kontrahentami – zasady komunikacji o fakturach (np. wysyłka obrazów PDF wystawionych w KSeF w celach informacyjnych).
Etap 4. Wdrożenie techniczne i integracja systemów
KSeF cyfryzuje obieg dokumentów – eliminuje drukowanie i ręczne wprowadzanie danych; informacje trafiają automatycznie do systemów FK.
Na tym etapie zaplanuj i wykonaj poniższe działania:
- wybierz lub dostosuj oprogramowanie księgowe do KSeF,
- skonfiguruj automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF,
- przygotuj ścieżki wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF (pojedyncze lub paczki),
- wdroż procedury archiwizacji i politykę retencji dokumentów.
Możesz generować wydruki lub elektroniczne obrazy faktur z KSeF dla potrzeb wewnętrznych (np. opisy merytoryczne), pamiętaj jednak o obowiązujących ograniczeniach ustawowych.
Etap 5. Harmonogram wdrożenia i testy
Ustal realistyczny plan prac i sprawdź każdy element na danych testowych:
- testy wystawiania – kilka kontrolnych transakcji w pełnym przebiegu od wystawienia po UPO;
- testy odbierania – weryfikacja, czy faktury przychodzące trafiają poprawnie do systemu FK wraz z metadanymi;
- archiwizacja i dostęp – miejsce przechowywania, okresy retencji, zasady wyszukiwania i audytu.
Dobrze przygotowany harmonogram minimalizuje ryzyko opóźnień i błędów w pierwszych miesiącach obowiązkowego KSeF.
Specjalne sytuacje i przejścia
Faktury papierowe i elektroniczne w okresie przejściowym
W 2026 r. nie wszystkie dokumenty trafią od razu do KSeF. Do końca roku obowiązuje przejściowość dla następujących dokumentów:
- bilety stanowiące faktury,
- paragony stanowiące faktury uproszczone,
- faktury wystawiane bezpośrednio z kas rejestrujących,
- faktury podmiotów, których łączna wartość sprzedaży w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.
Faktury na rzecz osób fizycznych
Dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) możesz wybrać formę: tradycyjną lub ustrukturyzowaną. To daje elastyczność w okresie przejścia.
Faktury wyłączone z KSeF
Wybrane kategorie dokumentów są wyłączone z obowiązku na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów, m.in.:
- faktury za usługi finansowe i ubezpieczeniowe,
- bilety autostradowe, kolejowe i inne,
- inne dokumenty wskazane w odpowiednich rozporządzeniach.
Data otrzymania faktury w KSeF
Dla rozliczeń cywilnoprawnych i VAT kluczowa jest prawna data otrzymania faktury w KSeF. Data wystawienia może różnić się od daty udostępnienia w systemie, co wpływa na terminy płatności i odliczenia VAT.
Korekty faktur w KSeF
Od 2026 r. wszystkie korekty – tak jak faktury – wystawia się w KSeF. Przygotuj procedury potwierdzające uzgodnienie warunków korekty oraz sposób powiązania z fakturą pierwotną.
Znaczenie numeru KSeF dla płatności
Numer KSeF nadany przez system staje się głównym identyfikatorem faktury w rozliczeniach. Ustal, jak numer będzie przekazywany nabywcom (np. w komunikacji o płatności, w przelewach, w ERP).
Praktyczne wyzwania wdrażania
Problem z czasem przygotowania
Duzi dostawcy będą wystawiać w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Nawet jeśli sam zaczniesz wystawiać później, po stronie kosztów musisz być gotów na odbiór i księgowanie dokumentów z KSeF wcześniej.
Przepływ finansowy i komunikacja z nabywcami
Ustal jasne zasady informowania o dostępności faktur w KSeF i terminach płatności. Rozważ wysyłkę obrazu PDF faktury z KSeF w celach informacyjnych – zapisz to w procedurach i/lub umowach z kontrahentami.
